少数精鋭の中小企業こそGoogleを使って事務作業をグッと楽に!!
こんにちは。湯沢町にUターン後に小学生向けのプログラミング講師として活動している腰越です。今回は現職でハマった「Google」についてご紹介をしようと思います。
【※注意】
以前の私のように「仕事ではWindowsのエクセル・ワードが命です」という方に向けてオススメする内容です。既にGoogleを活用して仕事をされている方の閲覧はご遠慮ください。
Googleの凄さはそこじゃない！
「Google＝検索ツール」として活用されている方は多いかと思います。
が、しかし。
Googleの真の凄さをご存知でない方に伝えたい。
特に前職の私のようにエクセルやワードしか知らずに仕事をしている方々。
Googleは検索ツールだけがスゴイのではないんです！
...ということでWindows派の皆様。
「スプレッドシート」をご存知でしょうか。
知っている人からするとふざけた質問で恐縮ですが、いうなればGoogle版エクセルですね。見た目はエクセルとほぼ一緒。合計値を算出するsum関数をはじめとしたエクセルでもよく使う便利機能等も、もちろんできます。
が、私が伝えたいのはそこではありません。では実例に参ります。
メニューをカスタマイズ!?
スプレッドシートは、何と少々いじるだけで自分がよく使う機能をメニューボタンとして簡単に追加できます。
例えば、新規作成でスプレッドシートを開くとこんな感じ。
これを自分でボタンをつくると
となります。初めて知った時は衝撃でした。
ちなみに上記ボタンを押すと、スプレッドシートで作った資料が、指定の保存場所にpdfファイルとして勝手に変換され突っ込まれます。（細かく言うとGoogle Driveというオンライン上でデータ保存する場所を使用しますが、知らない人はとりあえずスルーでいいです）
私の場合、普段は入会申込書や毎週の会議の議事録などをPDF化して残しておく場面が多いので、このボタンを実装しました。
まとめるとこんな感じです。
↑ちなみに上記画像でさらっと出してしまいましたが、実はこの機能を実装するには、GAS（「ガス」というGoogleによって開発されたスクリプト言語）を使う必要があります。
...GAS？す...スクリプト？何それ？と思った方。
大丈夫です...ここでまだ諦めないでください。
超ざっくりいうと、ボタンを追加するにはGoogleが作ったプログラミング言語で何かいじくる必要があるということです。
知識不要で改良できる!!?
「初耳のよーわからんプログラミング言語をいじくる必要がある」という時点で、
「メニューボタンを簡単に追加できます。」って嘘じゃん！
「プログラミングなんてやったことねーよ！」
「詐欺師！」「時間泥棒！」「金返せ！」「根暗！」
という様々な心の声が聞こえてきそうですが、ご安心ください。
ちょっといじくるだけなら、GAS（Googleのプログラミング）は深い知識不要、コピペが出来ればOKなのです。
なぜか？
それは、既に先人達（多分すごいエンジニアの方）がウェブ上に「これを貼り付けて使ってごらん！」と実用的なプログラミングコードを無料公開してくれているからです。
解説も非常にわかりやすい。
本当に神様です。
もちろん自分用にカスタマイズしていくなら少々勉強する必要がありますが、それでも解説みればなんとか出来そうな感じにはしてくれています。
詳細は↑先人達のページをご覧ください。
まとめ
「事務員雇うほどじゃないし、プロのエンジニアに依頼するほどでも無いんだけど、普段の単純な事務作業をボタン1つで効率よくできるようにならないかなー。」
と思っている皆様。
是非Googleに触れてみてはいかがでしょうか。
手入力で行っていること（ソートかけたり合計値出す関数入力したり、不必要な列を削除したりetc...）の大半はプログラミングで設定さえすれば一瞬で機械に働かせることが可能です。今よりも有効な時間活用ができるようになりますよ。
自分で思い描いた機能が実装出来た時の感動が凄かったので、ご自身で触れてみるのが私としてはオススメですが、もし「自分では面倒だけど、こんな機能があれば楽なんだけどなぁ...」とお悩みの方がいらっしゃいましたらご相談ください！
修行兼ねて、代わりにプログラミング実装をさせていただきます！（※出来る範囲で）
ということで今後はプログラミング未経験者だった者（＝私）の目線で、自分の仕事で便利だった機能の発掘や、皆さんにも転用できそうな機能が作れれば記録していこうと思います。
ではではまた。
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