読みやすい文章の書き方

こんにちは！まずは私のnoteに興味を持っていただき、ありがとうございます。

本noteでは、「読みやすい文章の書き方」というテーマで、文章の書き方のコツを書いていきたいと思います。

ちなみに、私は現役で商社に勤めている人間で、会社ではメールや社内文書の作成を毎日のようにしています。

「小難しい話をいかに読みやすい文章にして伝えるのか」ということを毎日考えながら文章を書いているので、多少なりとも役に立つノウハウをお伝えできるのではないかと思います。

それでは、早速本題に入っていきます。

読みやすい文章の書き方のコツ5選

１．文章量が多くなったら区切る
２．ひらがなと漢字はバランス良く書く
３．主語はできるだけ前に持ってくる
４．カッコを上手く使う
５．三つ以上のものを列記するときは箇条書きにする

１．文章量が多くなったら区切る

文章量が多くなったら、区切るようにしましょう。

別の言い方をすると、「、」でつなげるのでは無く、「。」で話を切ってしまうのです。

例えば、次のような文章は読みやすいでしょうか？

『昨年の年初のミーティングの話ですが、部長の余計な一言があったために、もともと考える必要もなかったB案の話を急遽考えることになり、そのせいで作業チームは数か月間ずっと働きづめになったのですが、途中で本当にプロジェクトが上手くいくかが不安になったのですが、最終的には成功したので、みんなで苦労を讃えて喜びました。』

これはなかなか読みにくいと思います。

理由は２つあり、単純に長いことと、「～が」でつなぐ文章が連続していることです。
（※「働きづめになったのですが」と「不安になったのですが」が連続）

なので、次のように変えてみましょう。

『昨年の年初のミーティングの話ですが、部長の余計な一言があったために、もともと考える必要もなかったB案の話を急遽考えることになりました。

そのせいで作業チームは数か月間ずっと働きづめになったのですが、途中で本当にプロジェクトが上手くいくかが不安になりつつも、最終的には成功したので、みんなで苦労を讃えて喜びました。』

いくぶんと読みやすくなったのではないでしょうか？

まず、長すぎる文章を途中で区切りました。

そして、「～が」が連続していた個所を「不安になりつつも」と言い換えただけです。

たったそれだけですが、読みやすくなったと思います。

ですので、長い文章は区切りましょう。

そして、「～が」と連続でつなげるのは避けましょう。

ちなみに、どれくらいの文章の長さが目安かというと、その文章が書かれている媒体や、読まれる場面（仕事なのかプライベートなのか）で変わってくると思いますが、このnoteであれば「3行以内」が目安だと思います。

２．ひらがなと漢字はバランス良く書く

ひらがなと漢字はバランス良く書きましょう。

ひらがなだけや漢字だけが続く文章はとても読みにくいです。

例えば、こんな文章は読みやすいでしょうか？

『このことについてはあさってにまたきいてください』
『商社若手寮在住者全員にとって～』

どちらの文章も読みにくいのではないでしょうか？

じゃあ、次のように直したらどうでしょうか？

『このことについては明後日にまた聞いてください』
『商社の若手寮に住む全員にとって～』

2つ目の文章については、少し言葉遣いを変えてはいますが、どちらの文章も随分と読みやすくなったと思います。

このようにして、「ひらがなだけ」「漢字だけ」となる事態は必ず避けるようにしてください。

それだけでも「読みやすさ」が全然変わってきます。

ちなみに、補足ですが、ひらがなや漢字が連続しないようにするために、カタカナを使うのもアリです。

例えば、次のような文章は読みづらいと思います。

『このあたりにいっぱいあるりんごは～』

ですが、”りんご”をカタカナにすると、

『このあたりにいっぱいあるリンゴは～』

この変換だけで主語（リンゴ）が浮き出てくるというか、文章がスッと入りやすくなったと思います。

なので、ひらがなや漢字が連続することが無いようにするため、カタカナを活用するのもアリですね。

３．主語はできるだけ前に持ってくる

主語はできるだけ前に持ってくるようにしましょう。

多くの場合、主語をまず初めにもっと来ることで、何の話なのかが明確になり、その後に続く文章が理解しやすくなります。

例えば、次のような文章はどうでしょうか。

『昨日、「倉庫代やエンドユーザーとの関係があることから採算上の問題が発生するため避けたいのだが、コロナが流行しているので、延期するのは仕方ない」というふうに本件の納期についてメールで顧客が連絡してきた。』

この文章だと、3行目まで読まないと誰が言った話なのかが分かりません。

2行目までは何の話なのか、誰が連絡してきた話なのかが分からないので、理解しにくいのです。

ですので、次のように文章を変えてみましょう。

『昨日、顧客が本件の納期について「倉庫代やエンドユーザーとの関係があることから採算上の問題が発生するため避けたいのだが、コロナが流行しているので、延期するのは仕方ない」というふうにメールで連絡してきた。』

語順を変えただけですが、一読してスッと入ってくる文章になったと思います。上記のように語順を変えて主語を前に持ってくると、誰の話なのかが初めのうちに分かるので、後につながる文章が理解しやすくなります。

あと、もう一つの工夫ですが、「本件の納期について」という”何の話”であるのかを指す部分を前に持ってきたのもポイントです。

これも後に続く文章を理解しやすくする工夫の一つです。

主語や「何の話なのか（～について）」の部分は、できるだけ前に持ってくるようにしましょう。

４．カッコを上手く使う

カッコを上手く使うようにしましょう。

例えば、（）とか、「」とかですね。

カッコというのは、非常に便利です。

言い換えるのに使ったり、対比するのに使ったり、強調するのにも使えます。

例えば、次のような文章を考えてみましょう。

『営業部でこの契約については適切に対応するようにしてください』

このままでも良いんでしょうが、ちょっと漠然とした感じがしますね。

例えば、次のように変えると具体的な内容になります。

『営業部でこの契約については適切に対応（取引先と交渉）するようにしてください』

このようにカッコを使って、「対応」を「取引先と交渉」と言い換えることで具体的な内容が加わって、読み手にとって、分かりやすい文章になりました。

あるいは、別の例を考えてみると、

『本件については多角的に考える必要があるが、値段の面で強みのあるAA株式会社と技術の面で強みのあるBB株式会社のいずれを選ぶかはよく考えて決断すべきだろう』

このままだとAA株式会社とBB株式会社の対比が少し分かりにくいですね。

なので、次のように変えてみましょう。

『本件については多角的に考える必要があるが、「値段の面で強みのあるAA株式会社」と「技術の面で強みのあるBB株式会社」のいずれを選ぶかはよく考えて決断すべきだろう』

こうすることで、両社の対比が鮮明に浮かび上がってきたと思います。

さらに別の文章を考えてみます。

『製品の生産終了時には、その1年以上前に顧客に連絡することは、この業界においては一種の常識ですので、ご注意ください』

この文章を次のように変えてみます。

『製品の生産終了時には、その1年以上前に顧客に連絡することは、この業界においては一種の「常識」ですので、ご注意ください』

こうすることで、”常識”の部分が強調され、「1年以上前に顧客に連絡すること」が絶対にやるべきルールだというニュアンスが強まります。

上記の通り、カッコというものは、言い換え・対比・強調などの面で非常に使える「便利ツール」です。

ぜひ積極的に使うようにしてください。

５．三つ以上のものを列記するときは箇条書きにする

三つ以上のものを列記するときは箇条書きにしましょう。

例えば、次のような文章を考えてみます。

『商社マンにとっては、何があっても翌日会社に出社できる体力と、どのようなトラブルに遭遇しても落ち込むことが無い精神力と、どのような相手に対しても話を合わせられるコミュニケーション力が大切だと言える』

まだ３つなので、何とか読めないことも無いですが、やはり一読して分かりにくい感じがしますね。

もし仮に、ここでカッコを使ったとすると、

『商社マンにとっては「何があっても翌日会社に出社できる体力」と「どのようなトラブルに遭遇しても落ち込むことが無い精神力」と「どのような相手に対しても話を合わせられるコミュニケーション力」が大切だと言える』

これでも悪くはないのですが、文章が詰まっていて、読みにくいのは変わりません。

なので、箇条書きを使いましょう。

そうすると、こう変わります。

『商社マンにとっては、次のものが大切と言える。
・何があっても翌日会社に出社できる体力
・どのようなトラブルに遭遇しても落ち込むことが無い精神力
・どのような相手に対しても話を合わせられるコミュニケーション力』

非常にスッキリして読みやすくなったのではないでしょうか。

ですので、三つ以上のものを列記するときは箇条書きにしましょう。

（ちなみに、逆に二つのものを列記する際に箇条書きを使ってしまうと、不格好な場合が多いような気がします。）

まとめ

もう一度「読みやすい文章の書き方のコツ5選」を記載します。

１．文章量が多くなったら区切る
２．ひらがなと漢字はバランス良く書く
３．主語はできるだけ前に持ってくる
４．カッコを上手く使う
５．三つ以上のものを列記するときは箇条書きにする

この5つを意識するだけでも、随分と文章の読みやすさが変わってくると思います。

あとは、これを意識しながら文章を実際に書くのみです。

そうすれば、上記のコツは、貴方自身の「文章を書くノウハウ」となっていくでしょう。

最後に

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

もし、あなたにとってこのnoteが何かの役に立ったのならば幸いです。

これからも随時noteをアップしていきたいと思いますので、もしよければ、
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それでは、またお会いしましょう！