誰かに仕事を任せたいけど、何を誰にどう任せていいかが分からない時にやるべきこと
個人事業主やフリーランスがSNSブームの影響で突如、仕事が思いもよらないレベルで軌道に乗ることも珍しい時代じゃなくなりました。
1つのコラボがきっかけで、1回のプロモーションがきっかけで、1回のバズがきっかけで、、、など、いきなり売上の桁が変わるなんて話も耳にします。
とても喜ばしいことではありますが、事業内容によっては、突然増えた業務量に対応しきれなくなったり、一人で全ての仕事を抱え込んで、食事や寝る間も惜しんで働くことになったりします。
かと言って、
・誰にどう仕事を任せていいかわからない。
・いきなり従業員を雇うのはハードルが高いし、雇ったとしてもどうやって仕事を任せていいか分からないともなりがちですよね。
この記事では、事業がいきなり成長して手が足りずに困っている、誰かに任せたい仕事はあるけど、どう任せていいか分からないと感じている方が、無理なくスムーズに仕事を任せていく5ステップをお伝えします。
最後には裏技（5ステップをすっとばして業務を効率化する方法）も記載しておきます。
ステップ1：業務の現状を理解する
自分がどんな業務をどのようにやってるかを整理していきます。
例えば、事務局業務を任せたいとなったとしても、事務局の仕事は何か？どこからどこまでが対応範囲か？を明確にしないと、仕事を効率よく依頼することができません。
事務局を例にあげましたが、できれば全部の流れを書き出してみてください。以下の記事のように流れを整理するのが理想です。
参考記事）無形商材販売の業務の流れを整理した記事
2：自分がやらないといけないところと任せるべきところを分離する
整理した業務の中で、自分じゃないとできないところと、他者に任せられるところを分離していきます。
情報発信や企画作成系の仕事は誰かに任せるのが難しいのですが、それ以外の仕事は基本的に任せられます。
ここでの分離がうまくできていれば、仕事はスムーズに任せられるようになります。
自分じゃなくてもいい仕事の中で優先順位をつけて一つずつ依頼していくんです。
3：任せられる人を探す
仕事任せたいんですけど、任せられる人が身近にいませんって話をよく聞きますが、その場合、業務整理がうまくいってないことが多いです。
今では、ランサーズ、ココナラなどを筆頭にスキルシェアリングサービスが広がっているので、ネットで依頼したい業務を検索すれば、依頼できる人はすぐに見つかります。
すでに一緒に働いてる人がいる場合や、身近に仕事を手伝ってくれる人がいる場合は、その人にお願いするのもいいかもしれません。
4：試しに依頼する
見つかったらテスト的に仕事を依頼してみて下さい。
継続的な業務であれば1ヶ月ほど、スポットの仕事であれば単発の依頼という感じで試す感じです。
初めて一緒に仕事をする人とは、感覚が違うのが当然なので、その感覚のすり合わせ期間でもあります。
会社でいうところの試用期間のようなイメージです。
ここでうまくいきそうであれば継続的に仕事をお願いする方向で。
うまくいかなさそうであれば終了で。と判断するのがよいでしょう。
人に仕事を任せ慣れてない方は、「この人ならいい仕事をしてくれるに違いない！」と思って依頼しがちなんですが、仕事がスムーズに進むかどうかは相手のスキルだけじゃなく、相性もあります。
なので、最初の依頼は過信しすぎずに、うまくいったらいいなーくらいの感じで依頼するくらいがちょうどいいです。
5：どんどん依頼領域を増やす
テスト的に関わって、うまくいったらそのままお願いする仕事領域を広げたり、責任範囲を広げてもらいます。
以上、この5つのステップで人に仕事を任せることができるようになります。
この中だと、最初の業務の現状理解がとても重要で、ここの整理ができていればそれで仕事はスムーズに進みます。
裏技：専門家に丸投げする
ここまで読んでみて、内容にうんざりした方もいるんじゃないでしょうか？
仕事を依頼したいのに、かえって仕事増えそう、、、と思う方もいるんじゃないかと思います。
そんな方は、最初から専門家に依頼するのがおすすめです。
オンライン秘書サービスを使おう
Googleでオンライン秘書サービスを調べてもらうと分かりますが、たくさんのオンライン秘書サービスが出ています。
事務局対応、制作物、IT系の設定、情報発信まで幅広くサポートしてくれるオンライン秘書サービスも増えています。
毎月決まった時間を定額で作業してくれるので、効率よく仕事を任せることができます。
また、最初に状況の整理も手伝ってくれるので、専門的な仕事じゃない限り、ここに書いたステップ1〜5のことは対応してくれます。
月額数万円〜使えるサービスも増えているので、人件費もそんなにかかりません。
ある程度、どんな仕事を任せたいかのイメージが見えていれば、オンライン秘書サービスはとても効率の良い投資になります。（※山本はオンライン秘書サービスの回し者ではありません。）
そもそもどうすればいいか分からないときは僕にご依頼ください。
「なんだよ、営業かよ！」と思われるかもしれませんが、その通りです。笑
個人〜小規模の事業拡大時の業務整理はかなりの件数を手がけてきてますし、1回話しただけで業務が効率化したって方も結構います。
すでに任せたい仕事がはっきりしてる訳じゃないけど、事業拡大のためには自分一人じゃ心もとないという方は、これからの方向性決めや事業指針の設定も含めてお力になれます。
手っ取り早く仕事を任せたい、楽になりたいって方はまずは30分程度無料でお話させてもらいますので、こちらからお問合せください。
まとめ
事業が拡大すると自分のことを全て自分でやってられなくなりますし、拡大のためには集中と選択も必要です。
適切に自分がやるべきことを見極めて自分じゃなくてもできる仕事はどんどん外に投げていきましょう。
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