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仕事の生産性をあげるには?ポモドーロ・テクニックを取り入れよう!

sweeep株式会社

集中して資料を作らないといけないのに、つい他の作業に手をつけてしまい、気がついたら関係のない仕事にまでずいぶん時間がかかってしまった…。なんていうことはありませんか?

特にリモートワークで仕事をしている場合、周りの目がないので自分で時間管理しないと、ズルズル・ダラダラと仕事をしてしまいがちですよね。

そんなときに有効なのがポモドーロ・テクニックです。仕事を細かく分割し、25分という作業時間を割り当てることで、集中力と生産性を高める方法です。sweeepでもエンジニア中心に作業に取り入れ、高い効果をあげています。

今回は、生産性を劇的に向上させる「ポモドーロ・テクニック」のやり方と上手に進めるコツをご紹介します。

ポモドーロ・テクニックとは

ポモドーロ・テクニックは、イタリアの起業家・作家のフランチェスコ・チリロによって開発されました。目的は25分間隔で作業を行うことで、ひとつのタスクへのに集中力を高め、最も効果的な方法でタスクを達成することができます。

ポモドーロ・テクニックの進め方
1. タスクの一覧から優先順位の高いタスクを選び、25分のタイマーを設定。
2. タイマーをスタート、終わるまで作業。
3. タイマーが鳴ったら5分休憩。これを4ポモドーロ繰り返す。
4. 「4ポモドーロ」終了したら、15分から30分間の長めの休憩を取る。
※上記サイクルを1日に何回か繰り返す。

一見非常にシンプルですが、IT界隈では非常に効果があると話題で、台湾のデジタル担当政務委員であるオードリー・タンさんもこのテクニックを使用して集中力を高めているそうです。

効果をあげるためのコツ

ポモドーロ・テクニックをより効率的に進めるためのコツをご紹介します。

- (始める前)タスクを分解する

まずは今日一日、作業したいタスクを書き出しましょう。大きくて時間がかかりそうなタスクは、1ポモドーロ(25分)で終えられるよう分解します。

例えば「記事を書く」というタスクは、「調査する」・「アウトラインを書く」・「本文を書く」・「校正する」などに分けておくのです。こうすることで、作業内容が明確になり、見積もる時間がはっきりとします。

逆に、小さくてすぐに終わりそうなタスクはひとつにまとめます。自分の場合は、「○○の件を調べる」「調べた結果を○○さんにSlackで返信する」などのタスクをまとめるようにしています。
(こうしたSlack対応を予めタスクに入れておくと、作業中でも「早く返信しなきゃ」という気持ちに惑わされないようになります。)

- (始める前)自分でルールを作る

作業中・休憩中にやってはいけないルールを自分で作成し、それを明示しておきます。「やってはいけないルール」の代表例は、「作業中は他の作業をやり始めない」、「休憩中に動画やSNSを見ない」など。休憩中に動画やSNSを見てしまうと、休憩が終わってもそのまま見続けてしまうというのはよくあるパターンです。

これだけはしないというルールを自分で決めておくと、意外と強制力が発揮されて従うことができます。1日を終えた時には、生産的な業務量に加え、「自分に勝った!」という達成感も味わえますよ。

- (終わった後)その日の実績を振り返る

ポモドーロ・テクニックを実践した後、振り返りの時間をかならず設けておきましょう。見積もった時間に対し、実際にかかった時間はどうだったのか、集中して進めるためには何が良かったのか。

「良かったこと」「課題」「次に試すこと」の3つのポイントから振り返りをすると、継続して良い結果を伸ばせるようになります。

こんなときはどうする?

電話がかかってきたとき

電話がかかってきたときや緊急で対応が必要なときは、一旦作業を中断し、対応後にまたいちから始めるのがいいそうです。営業職など頻繁に電話がかかってくる場合は、予定表で集中時間を確保しておき、その時間内でポモドーロ・テクニックを実践してもいいですね。

作業中に良いアイデアが思いついたとき

ポモドーロ・テクニックでは作業に集中することが第一。もし、作業中に良いアイデアが思いついたときは、忘れないうちにメモに書き、作業に戻りましょう。作業後に、あらたなポモドーロとして追加しておくといいですよ。

まとめ

今回は仕事を効率的に、生産的に進めることができる「ポモドーロ・テクニック」を紹介しました。

ポモドーロテクニックをやり始めた当初は、25分があっという間で「もう経ったの?まだタスク終わってないよ!」と驚きました。でも、何度か自分なりに調整を繰り返し、ポモドーロ・テクニックとうまく付き合えるようになると、面白いぐらいにタスクをこなせるようになりました。

最初はうまくいかないこともあるので、あまり堅苦しく考えずに、ゲーム感覚で挑戦してみても良さそうです。ぜひ試してみてくださいね!