見出し画像

情シスFAQをSlackとNotionで効率化する方法

sweeep株式会社

情シス部門あるあるの悩み、それは「従業員からの問い合わせ対応に時間がかかる」。

社員数が多い企業では、「パスワードがわからなくなった」「何もしていないのに動かない」といった問い合わせが毎日届き、その対応だけで終わってしまうこともあるようです。

sweeepではそこまでの事態はありませんが、重複する問い合わせに素早く対応できるよう、Slackと連携して問い合わせ履歴をNotionにストックできるようにしています。

今回は、情シスFAQをSlackとNotionでどのように効率化しているのかご紹介します。

sweeepでの情シスFAQの仕組み

1.  コーポレート部門のSlackのチャンネルに質問を投稿する
2.  新規の問い合わせ内容であれば、情シスがその質問にSlackで返信する
3.  解決したら、質問と回答の投稿それぞれに、指定の絵文字を押す
4.  情シスFAQのNotionのテーブル(FAQDB)に、質問と回答が同じ行に登録される

投稿に絵文字をつけるだけで、Notionの情シスFAQに過去の質問・回答がストックされる仕組みです。コピー&ペーストをする必要ないので、運用の手間が省けます。

なお、SlackからNotionに直接入力するには、Zapierというノーコードツールを使います。Zapierとは、2種類以上のアプリを連携させることのできる業務自動化ツールです。

Slackの投稿をNotionのテーブルに入力する際のポイント

今回のZapierの設定ポイントは「質問と回答という2つの投稿をどうやってNotionの同じ行に入力させるか」です。これには、Slackのタイムスタンプを引数として使用します。

ただし、SlackのタイムスタンプにはMessage TimestampとThread Timestampの2種類が存在するので、注意が必要です。

👇 SlackのTimestamp
・ Message Timestamp:返信がされていない(スレッド化していない)投稿のタイムスタンプ

・ Thread Timestamp:返信があり(スレッド化)された投稿のタイムスタンプ

そのため、「Thread TimestampをIDとして利用するが、もしThread Timestampが存在しなければMessage Timestampを採用する」という条件を入れておきましょう。

仕組み上、注意すべき点

次に、今回のZapier設定上で出てきた注意点をあげます。

- パブリックチャンネルの投稿にのみZapierは有効
→今回の場合は、DMやPrivateチャンネルでは動作しません。

- 質問と回答は同じスレッドに存在する必要あり
→スレッドのタイムスタンプを使って紐づけを行っているので、回答が質問とは別のスレッドに存在する場合、紐づけることが出来ません。

- 質問を連携してから回答を登録する必要あり
→回答だけではデータベース項目を作成できない。必ず最初に質問の投稿が必要となります。

- 絵文字を一度にたくさんおさない
→Zapierと連携しているためタスク数に上限あり。面白がって何度も押すとストップする恐れも。

この仕組みの効果は?


簡単に情シスFAQが更新できて感動!という声が聞こえた一方、入社するのがエンジニア中心で自身で解決されるため、そもそも情シスに質問がこないという嬉しい誤算もあります…。

とはいえ、この仕組みを使えば、情シス以外にも管理部門の各種労務手続きのFAQも簡単に活用できます。

sweeepでは、こうした自動化を増やしクリエイティブな業務に時間を使うように工夫を重ねています!


sweeepは全方位でメンバーを採用中です!一緒に働きたいという方、お待ちしております!

sweeep株式会社
sweeep株式会社の公式アカウントです。請求書処理の全てを効率化する、請求書自動化AI「sweeep(スイープ)」https://sweeep.ai/ を運営しています。