2023年初回のスポーツイベントを終えて

先週、自身の担当した今年最初のスポーツイベントが無事終了しました。
自身の振り返りのために整理をしておきます。

イベントの種類：サイクルイベント
イベントの規模：定員計390名

担当した内容

以下のような内容を担当しました。

・準備進捗管理
　準備がスケジュール通りに進行するようにしました。

・各種ドキュメント作成
　大会要項
　大会当日スケジュール
　運営マニュアル
　計測仕様書
　進行台本など

・自治体への各種申請
　会場使用申請等

・エントリー管理
　エントリーサイト準備
　募集状況確認
　スタートリスト作成
　ゼッケン発注
　参加者問い合わせ対応
★参加者を集めるという点は多くのイベントも苦労されているのかと思います。よく言われるように、どのツールでどのように発信するのかというマーケティング的視点は必要になってくるようです。イベントが持っているありのままの魅力を整理して発信できるようにしたいです。

★参加者問い合わせ対応などの場面や、各種ドキュメントへのイベント趣旨の落とし込みなど、細部のクオリティを高めることができるのが我々が関わっている強みかと感じています。

・大会公式サイト管理、SNSでの情報発信（一部）
★できるだけ問い合わせが出ない（見た方が迷わない）よう情報を整理して記載するようにしています。

・運営スタッフ、ボランティア連絡調整
★大会が継続できるように長期的な視点をもって、業務が属人的にならないよう担当してもらう役割を大会ごとに調整しながら人員配置を計画しています。

・前日会場準備

・当日運営スタッフ（大会本部）

振り返り

今回のイベントはすでに複数回開催されているため、準備作業の多くがいつまでに何をすればよいか整理されルーティン化されています。
ルーティン化してつくられた余裕の中で、前回開催時に出た改善点はできるだけ反映するようにしています。

自身のミッションとして「人とチームの力を高める」ということを意識して活動しています。改善点を全て反映させることは難しいので取捨選択は必要ですが、チームの力を高めていけるように、各スタッフの声を拾って、”意見が反映されてる”という場面を増やせればと意識しています。そうすることで、より個々の力が発揮される雰囲気を作っていけるのかなと考えています。

イベント当日は、備品の過不足だったり、競技進行、種目の演出、スタッフの休憩時間、スケジュールに無理はないか、会場の動線は問題ないか、MCのアナウンス事項に不足はないかなどに気を配り、各スタッフから提案があればとにかくメモするようにしています。
会場内の様子もできるだけ写真に収めるようにします。
今回は時間に余裕があり、参加者へイベントの感想や意見などを聞き取りしました。
★撮影した写真は次回の会場設営の際など参考になります。

★競技進行時間も記録しておき、次回のスケジュールを組む際の参考とします。

うまくまとまりませんが、今後も各関係者の立場やリソースをよく考慮した上でイベントを良くするための提案ができるように努めていきます。

2023年初回のイベントの振り返りをしつつ、早速次のイベントの準備も進めております。今年も各地のスポーツ事業を主催者や協力者、参加者の皆さんと共につくっていきます。