【若手プランナー必見】ケアレスミスを防ぐ大切なポイント

みなさまこんにちは。
SUEHIRO運営事務局の東です。
今回は、ウェディングプランナーで誰でも一度は経験したことがあるであろう「ケアレスミス」を防ぐためのポイントについて綴っていきたいと思います。

この記事を特に読んでいただきたいのは、プランナーになって3年目までの方で後輩育成で悩んでいたり、自身もミスを減らしたいと思っている方です。
具体的な方法というよりは、その前に大切なマインドのお話となります。
まずは2つの視点に分けて問いかけてみたいと思いますので、ご自身の業務と照らし合わせながらぜひ最後までご覧ください。

まずはじめに、ケアレスミスとはどういうものなのか。
辞書で調べて見ると「不注意による誤り。軽率な間違い。」と表記されています。これは、初めて任された業務でやり方を十分に理解できておらずのミスや、予期せぬ事故的なものではありません。つまり、「知識や能力の不足ではなく、不注意による誤り」ということなのです。

もちろん、誰しもミスをしたくてしているわけではないと思いますが、なるべくして起きている可能性もあるのではないでしょうか。そこで、どうしてケアレスミスが起きてしまうのかを2つの視点で考えてみました。

1、お客様のことを考えて仕事ができているか？

ケアレスミスが起きてしまうことで、最も迷惑をかけてしまうのは新郎新婦となるお客様です。ケアレスミスは、不注意による誤りや軽率な間違いということなので、本来は防ぐことができたことです。もう少し時間をかけてチェックしていれば、誰かに確認をしてもらっていれば、防げたことかもしれません。そして、何よりもお客様のことを考えていれば、必ず行動に移せていたはずだと思います。

例えば、お客様にお渡しする見積もりを上司にチェックしてもらう際に、ミスが多いスタッフと少ないスタッフがいます。
私自身はプランナー2年目の担当が増えた時期に、恥ずかしながら支配人からミスを指摘されることが増えました。
そして、支配人となって全ての見積もりをチェックするようになってから気づいたことがあります。
それは、いつも完璧な状態でチェックする資料も揃えてくるスタッフと、毎回ミスがあったりチェックする資料が完成していないスタッフがいるということです。

前回指摘したことが、次のチェックのときにも修正されていないということがありました。
同じミスを繰り返してしまうということですね。
このようなケースは、どこかでチェックでミスを見つけてもらおうという考えがあったからではないかと思うのです。
2年目のときの私も、どこか甘えがありチェックで気づいてもらって修正すればいいという気持ちがあったのだと思います。
しかし、本当にお客様のことを大事に考えていれば、そのようなことが起きるはずがありません。
依頼されている内容を正しく発注できていますと伝えるのが、見積もりの提示でもあります。
その内容に誤りがあるということは、正しく管理できてないということ。
お客様からいただいた要望を反映させていないということになります。

信頼関係を築いてきたものが、1つのケアレスミスで崩すことだってあるのです。

そのために、まずはお客様のことを真剣に考えて自分自身で確認することを怠らない。
一度指摘されたことを繰り返さないように、ノートに書いたりフローを見直す。
基本的なことですが、最も大事なことです。
また、上司としてはなぜケアレスミスが起きているのかを原因を考えて的確に伝えること。
指摘するだけではなく、改善方法や考え方までアドバイスできるようにしたいですね。

2、仕事はひとりでしていると思っていないか？

ケアレスミスで迷惑をかけてしまうのは、お客様だけではなく一緒に仕事に携わっている方も同様です。
例えば、自分の仕事が遅れることは、その次に仕事をする方にも影響してきます。
先ほどの見積もりであれば、お客様に渡す直前でチェックを依頼されてもできない場合もあります。
そうすると、約束していた打ち合わせの中で渡すことができなくなるということもあるかもしれません。
また、発注先があるような内容であれば、納期にも影響してきます。

私がプランナーになって1年目のときに先輩から言われたこと。
「なんでもっと早く言わなかったの」
これは、報告・連絡・相談ができていなかったということです。
具体的には、頼まれていた仕事が依頼日までに間に合わないというのを、前日に相談したことがありました。
もちろん、これでは遅すぎます。
「〇〇までにこの資料を完成させてほしい」という依頼の先には、その資料がないと進まないことがあるのです。
自分一人の納期が遅れることで、その先に待っている方への仕事にも影響するということを理解しないといけません。

相談できなかった理由の中に、先輩もいそがしそうだから声をかけていいのかわからない、という気持ちもあったのですが今思うと未熟な考えでした。
もちろん、相談する場合には、タイミングや声のかけ方、伝え方なども大事になってきますが、相談されるのが嫌な先輩はいないのです。

このように、ケアレスミスを起こさないようにしようと思うと、そのための行動を考えるようになります。
それでも、起きてしまったときに大事にすべきことは３つあります。

まず１つ目は、言い訳をしない。
自分の考えを伝えることが必要な場合もありますが、起きたことの責任が自分にあると感じられるかは最も重要なことです。
「こういうつもりでした」と言っても、結果的にそうなってなければそれは言い訳です。
まずは非を認めて、今後同じことを起こさないようにするための改善方法を考えるのが大事ですね。

２つ目は、うそをつかないということ。
これはミスを隠さない、改ざんしないということも同様です。
うそをついたり、隠したりしても、いつかはそれが発覚します。
そのときには、きっと当初よりも大きな事態に発展している可能性が高いです。
同じミスを繰り返すことはよくないですが、それ以上によくないのは、うそをついたり隠したりすることですね。

３つ目は、熱意が感じられるかということ。
ケアレスミスをしていることに気づいて、それに対して自分自身が改善する気持ちをもつことが大事です。
受け身では同じことを繰り返してしまう可能性が高く、周りからも信頼を得ることはできません。
熱意を持って課題と向き合うことをしなければ、問題解決には至らないのです。

今回は、ケアレスミスが起きる原因と、起きた後に大事にすべきことを考えてみました。
私たちは、新郎新婦にとって一生に一度の大切な機会を扱っています。
1人のプランナーにとってお客様はたくさんいるかもしれませんが、お客様にとってのプランナーは1人しかいません。経験を積むほど効率化できて生産性が上がることはいいことですが、結婚式を創る上での情熱やお客様を思う気持ちは変わってはいけません。

いつでも初心を忘れずに、確認を怠らないことでケアレスミスは必ず防ぐことができるのです。それが、新郎新婦の幸せにつながり、ともに結婚式に携わる人たちとの信頼関係にもつながるのです。

自信を持って仕事に取り組めるように、今一度振り返ってみましょう。

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