［これで解決!!］オフィス移転、会社から任せられた方も安心の『3つのステップ』紹介！
この記事は【約10分】で読めます。
記事作成｜Naoto Takai
オフィス移転！？って何から始めたらいいの？
弊社studioSは、オフィス移転をお手伝いしているデザイン会社です。いつもそばで担当者の方がプロジェクトを管理しているのを見ていると感じることがあります。それは・・・「オフィス移転やること多すぎて大変そう！！」ってことです。これには明確な2つの理由があります。
１つは、移転そのものが数年単位でしかなくそもそも社内に「慣れている」人がいないことが多い。
2つは、プロジェクト自体が予算も、期間も規模が大きく。1人で把握するには難しすぎること。
その一方でお客様の中には、数名の担当者の方が会社から一任されマネジメントされている会社様もたくさん見受けられます。その大変さ、過酷さを知っている弊社だからこそ、そんな方々の不安を少しでも解消させてあげられないかと思い、記事にしました。
この記事を読んでいただけたら、移転全体の流れや、これから何をやらないといけないかがバッチリ理解できるかと思いますのでぜひ参考にしてみてください！
STEP１｜ざっくりのスケジュールを知ろう！
さて、まずはスケジュールを理解しましょう。移転内容によっては様々ですが概ね数ヶ月から半年、長いものでは年単位のプロジェクトになります。まずは抑えるべきことは、この3つです。
［抑える日程１］移転希望日
［抑える日程２］現在の物件解約日
［抑える日程３］移転先物件の契約開始日
この3つが決まれば逆算して、移転先のオフィスの規模感などから工事期間、打ち合わせ期間、発注リミットなど諸々が決まります。仕事王道の『おしりを決める』これを抑えましょう。
studioSでは、物件探しからお手伝いしています。ここから頭を抱えてる方がいたら、まずは気軽にお問い合わせください。
STEP２｜やらなければいけないタスクを把握しよう！
次にオフィス移転には、いったいどれくらいのタスクがあるのか・・・・ということですね。詳しくは後でお伝えしますので、まずは端的にどんな項目のタスクがあるのかをここでは紹介します。
［タスク項目１］旧オフィスに関わる業務
［タスク項目２］新オフィスに関わる業務①（事務関連）
［タスク項目３］新オフィスに関わる業務②（工事関連）
です。『現在のオフィスでのタスク×新しいオフィスでのタスク』この2つがあることを把握していれば、まずは問題ありません。具体的な内容をこの後説明します。
STEP３｜任せられることを、委託しよう！
さて具体的な話をする前に、大前提にオフィス移転を１人ないしは社内のチームだけで対応するにはかなり大変だということがご理解いただけたのではないでしょうか。移転のプロである私たちが断言できることは、任せられること、あるいは少しでも不安な専門的なタスクは1人で抱えきらずに、どんどん外部へ委託していくことをオススメします。オフィス移転を、無事に終えることが何より優先されることだと思いますのでどんどん頼っていきましょう！
１. 移転までの流れ
さて移転までの細かなタスクが気になる方は、ぜひこちらの記事を読んでみてください。一つずつチェックしていくことで、これからの予定を組めるようにまとめました。
旧オフィス（現在）に関わる業務
１：オフィスの解約予約
２：旧オフィスの原状回復工事
旧オフィスでは「出る準備」そして「ビルに返す準備」が必要になってきます。原状回復工事は、設計会社でも対応はできますが解体がメインになりますので、解体工事や原状回復工事を請け負っている専門会社に委託した方がコストを抑えられることが多いです。
新オフィス（移転先）に関わる業務①｜事務関連
１：移転目的の整理
２：新オフィスの物件探し
３：パートナー会社の選定（必要な場合）コンペティションの開催
４：レイアウト / プラン
５：オフィス家具の選定 / 発注
６：引っ越し業者の選定
７：社内マニュアルの作成
８：引っ越し準備
９：各種届出関係
新オフィスへの移転準備として、重要なのは「どこに」「誰と」「どんなオフィスにするか」を決めることです。特にパートナー会社の選定は、レイアウトやデザインの程度が決まり、その後の働きやすさや、ブランディングに大きく影響してくるので十分に慎重に選定することをオススメします。ただしプランやデザインなどの提案力も重要ですが、オフィス移転プロジェクト自体の負担が大きいので、担当者様が「この会社となら安心して進めていけそう！」と思う、人柄や寄り添い力なども選考基準にいれることもオススメします。
新オフィス（移転先）に関わる業務②｜工事関連
１：内装設計工事
２：電気工事
３：通信・電話・受付工事
４：空調・照明設備工事
５：家具購入 / 造作設置
６：工事工程と現場管理
工事に関しては、大きく抑えるキーワードが「工事区分」があります。これはA工事、B工事、C工事といわれる「誰指定のどの会社が施工するか？」というものです。これはビルごとに決まっています。これにより、ビル管理会社さんが指定する業者で手配するのか（B工事）、お客様が指定する業者で手配するのか（C工事）が把握できます。
C工事に該当する範囲の施工を、お客様の方でご準備いただくことになります。上記以外にも、希望やご要望によって関わる業者さんは増えていきます。
２. 申請関係
ここまででもかなりのタスク量ですが、最後に担当者さんを心労させるのがこの申請関係です。下記に一部掲載しておりますが、移転においていくつかの役所や消防署などに書類を提出しなければいけません。
１：法務局｜本店移転登記申請書
２：社会保険事務所｜適用事務所所在地・名称変更届
３：労働基準監督署｜労働基準法に該当するもの
４：郵便局｜郵便物届出変更届
これらの申請書類を頭を抱えさせる原因なのは「提出期限がそれぞれある」ことです。抜け漏れがないように管理することはとても大変ですね。
３. プロジェクトの伴走者を作ろう！
以上で、ざっくりとした内容ではありますがオフィス移転におけるスケジュールとタスク、及び申請関係の紹介をさせていただきました。1つはっきりとお分かり頂けたことは「担当者１人あるいは社内チームで対応するにはあまりにも難関」だということです。弊社studioSでは、デザインのご提案だけではなく「オフィス移転に関わる全ての業務を一括してマネジメントする」ことが可能です。
上記に紹介させていただいたスケジュールの管理や、タスクマネジメント、申請関係の案内はもちろんのこと、引っ越しや通信、家具/備品の手配など本来設計会社では一括で請け負えないこともワンストップで対応させていただけます。
＼ stuidoSは、オフィスに関わる全ての業務を請け負えます ／
弊社のように、一括（ワンストップ）で依頼できる会社を選定することをオススメする理由が3つあります。
【理由１】タスク漏れを防ぐために
上記のようにオフィス移転でやることは、非常に多くあります。1人で管理するには大変なプロジェクトになるので移転のプロが寄り添う形で、タスクマネジメントし漏れを防ぎます。
【理由２】コストを抑えるために
オフィス移転では、外注することがとても多く分離発注することで、それぞれの業者のマージン（手数料や経費）が重複してきます。一括発注することで、マージンを抑えることができます。数百万、数千万、規模によっては数億円単位の大きなプロジェクトなのでマージンもバカにはできません。
【理由３】滅多にない移転プロジェクトを楽しむために
最後は、弊社らしい理由になりますが、studioSのビジョンは「360°笑顔｜Happiness at WORK」です。これは社員やパートナーの笑顔ももちろんですが、一番はお客様、そして担当してくださった担当者様に笑顔になってもらうことが第一の目的になります。
本来、新しいオフィスに移転することは、そうそう経験できないとても貴重な体験であり、ワクワク・ドキドキするビッグイベントです。そんな貴重な体験を担当できるお客様には、ぜひプロジェクトを心から楽しんでいただきたいと思っています。そのために、私たちは喜んでいただけるようなプランとデザインを提案しています。
いろんなタスクに追われて、不安に駆られて苦しいプロジェクトにならないように、面倒なことやわからないことを伴奏するプロのパートナーがいることで解決できることが私たちにとって、とても大切なことです。
＼ 特典 ／ 移転マニュアルをプレゼント!!!
ここまでご覧いただき、ありがとうございます。今回、ここまで読んで頂いた感謝の気持ちを込めて【移転マニュアル】をプレゼントいたします。
・より詳細のタスクチェックリスト
・スケジュール一覧できるカレンダー
・申請書類一覧表
・プロジェクトマネジメントアドバイス
▲上記を印刷して、書き込みでチェックできる！
を監修しております。ぜひみなさまのご移転プロジェクトがよりよりものになるように切に祈っております。
＼ 資料ダウンロードはこちらから ／
また弊社、首都圏を中心にオフィス、クリニック店舗などの内装設計をしているデザイン会社になります。オフィス移転など、お困りのことがあればぜひお気軽にご相談ください。ご連絡お待ちしております。
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