行政文書のDX化について考えてみた

吉良野すた

行政文書のDX化

って何？

halskさんという方が詳しく取り上げていて、興味本位で私もウォッチしています。

一言で言うと、行政文書の運用がイケてないという話のようです。紙ベースで原始的だったり、チャットやパブリックコメントなど色んな粒度の情報が散らばっていて管理できなくなったりしているそうですね。

私も考えてみたくなりました。

考えてみる

行政文書というドメインを知らないのでオレオレになりますが、少し考えてみています。

https://scrapbox.io/sta/%E8%A1%8C%E6%94%BF%E6%96%87%E6%9B%B8%E3%81%AEDX%E5%8C%96(sta)

一言で言うと、「何かしら仕組みを整備して統一することが大事」だと思っています。もちろん、賢い仕組みでないといけません。そのためには、必要な概念がつくって取り入れる姿勢も必要です。

というわけで、主に「こういう概念がたぶん要る」という持論を以降では述べてみます。

TI(Text Injection)

文書というと私は「本質は文章なので形式なんてどうでもいい」と考えるのですが、そうも行きません。たとえば社内文書やら掲示物やらでおなじみの文書フォーマット――中央揃えやら右揃えやら左揃えが出てくるアレは、撲滅できないでしょう。

となると、そのような形式を守ったやり方が必要になります。

そこで私が考えたのが TI です。

まず文書レイアウトのテンプレートをつくり、各部に番号を振ります。で、本文は各番号を指定して書き込むようにします。つまり「レイアウトに」「本文を」「差し込む」、という形になります。Text を Injection（差し込む）するわけですね。

こうすると、レイアウトテンプレートをつくるマンと本文を書くマンに分けることができます。

この、いわば「レイアウトと本文を分離して」「それぞれでつくって」「あとでマージする」やり方は、Markdown などでも採用されています。デジタルで文書をつくる上では欠かせない発想です。が、Markdown ってわかりにくいんですよね。本文を書く人が「マークアップ言語の文法」を自分で指定しなきゃいけない。本文を書く人の責務がまだまだ大きくて、難しいんですよね。実際、私は大手のSIerにいるんですが、その社員達（デジタルに慣れているはずの人達）でも苦戦します。本質的にまだまだむずかしいのです。

TI は、この難しさを緩和できます。どこに差し込むかさえ指定すれば、あとは本文を書くだけです。Markdown 文法なんてものも要らない。言い換えると、本文を書く人が担っていた部分を「レイアウトテンプレート側が担う」わけですね。

……もちろん、現状このようなことを実現する仕組みはないので、一からつくる必要はあります。が、技術的には可能なはず。

Smart Approval

「承認」も切り離せない要素だと思っています。賢く承認できるシステムが必要です。

たとえば、以下を取り入れます。

  • 承認のフローを柔軟に定義する

    • 「n人のうちの誰か1人が承認すればいい」という層をつくれる、とか

  • 否認時は必ずコメントを書き込ませる

    • ボメントも残せるようにすると易しい

      • ボメントとはボイスコメントの略で、キーボードで文字を書くのではなくマイクで音声を残すことです

  • 承認状況を分析する

    • どこが詰まっているかなどボトルネックがわかります

    • ボトルネックがわかれば委譲などの対策も取れます

  • 承認状況を可視化すること

    • 晒されていることで健全になります

    • 誰がどういう依頼を出したのかとか、承認したのかとかが見えるので

要するにシステム上で、非同期で承認が完結するように整えていきます。非同期や透明性は、嫌がる人が多いかもしれませんが、DXをしたいのならここは逃れられません。

もちろん、このような承認システムを持つ文書管理システムなんてものはないので、TI と同様、自製は必要です。

Edit Roughly, Build selectively

行政文書の大半は「ただの情報」「ただの通知・報告・連絡」に終始すると思っています。その程度のブツを、重厚な形式の文書でつくる必要なんてありません。さっさと書いて、さっさとリリースできればそれで良い。

しかし、版管理は重要です。とはいえ GitHub のような仕組みは煩雑すぎる……。

そこで私が考えたのがEdit Roughly, Build selectivelyです。

  • まず本文は Wiki のようにブラウザで軽快につくれます

    • 上記のTIと組み合わせて、（Markdownの文法とかにとらわれず）本当に本文だけを書けるといいですね

  • 本文は自動で保存されます

  • 「製版する」というボタンがあります

    • ここがポイントです

    • これを押すと、現時点の内容で版が切られます（履歴が一つ残ります）

    • 版を切るときにコメントを残すことも可能です

  • 「文書化する」というボタンもあります

    • これは版に対して使える操作で、PDFやWORDなどをつくります

こうすることで本文をつくるのはラフに行えます。で、要所要所で版を保存し、文書化することができます。かつ、版は全部残っているのので履歴管理もできます。シーケンシャルにコメントつきで残るだけなので、（GitHubとは違って）取り扱いもかんたんです。

おわりに

行政文書というドメインを知らないまま書いているので現実は甘くないのかもしれませんが、上手いやり方はあると私は見ています。

今後はどう転んでいくのでしょうかね。引き続きウォッチしつつ、自分なりに考えて遊んでみます。

近況と日常

食事の最適化について考えています。

オートファジーで16時間断食とか、1日1食しか食べないとか、BASE BERADのような完全食とか、色んな手段があって面白いのですが、目下私は右記で悩んでいます――すぐ腹が鳴る・空腹感が辛い。食費高いので抑えたい。しかし燃費悪い人間なので手抜きはできないのでしっかりと摂取が必須。

現状朝がBASE BREAD、昼と夜が炊き込みご飯なのですが、この朝をどうにかしようと思っています。いきなり抜くのは辛いし、ジューサーでジュースなどができるほどリッチではないので、まずは朝も炊き込みご飯にしてみようかなと思っています。グルテンフリーとかも気になりますし。

私は食事ごときに貴重な時間なんてかけたくないのですが、なるほど人々が傾注する理由もわかるなとも思います。

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