デイリータスクリストと日々のタスク管理

この記事はわたくしセムが主宰するUdemyアウトライナー講座の受講生に向けて書かれたものですが、アウトライナーに興味のある方であればどなたでもお楽しみいただける内容となっています。

こんにちは、セムです。おかげさまでアウトライナー関連のnoteをまとめているマガジン「アウトライナーを楽しむマガジン」が好評です。自分の記事だけでなく、他の作者の記事と一緒にまとめるというのはおもしろい表現方法だなと思います。(はてブはハマらなかったけど、これはハマる)

今日はそのマガジンにもあるRe:visonにて扱われているデイリータスクリストの記事に刺激を受け、わたくしセムのデイリータスクリストを晒してみたいと思い、子どもたちの昼寝のスキをねらってこの記事を書いています。

セムのデイリータスクリストをのぞいてみる

わたくしセムのデイリータスクリストはTak.さんの著書『アウトライン・プロセッシング　LIFE編』の影響を強く受けています。Tak.さんのやり方にならい、わたしもメモとタスクは分けずに書く派です。

一番上の項目には日付を入力しています。そして実際に仕事をするときはこのメモに直接下位階層を作って、いろいろ情報を整理していくのです。

Tak.さんのやり方とちょっと違うのは、週単位で5日分のデイリータスクリストを管理している点です。これは会社で週ごとにやったことと今週のプランを発表する場があるので、それの対策です。週次報告がある会社員の場合は1日単位よりも1週間単位のほうが全体をつかみやすく、さらに報告もしやすいのでおすすめです。

A4用紙1枚が1日分のメモになり、5枚を束ねて上をホッチキスでパチンと止めて1週間分をデスクの上においている、そのようなイメージで日々のタスクを管理しています。

デイリーリストの名前は、日付にする(YYYY/MM/DD)

ちなみに1番上の項目名を日付にしているのは理由があって、日付間の移動を簡単にするためです。

Google日本語入力では「今日」と入力して変換すると「2020/06/07」のように日付が出ます。この変換方法は昨日、今日、明日、明後日、しあさってまで入力可能です。(余談ですが「日時」と入力すると、2020/06/07 14:23 のようにタイムスタンプも入力できます。Google日本語入力、優秀すぎる!)

会社員の仕事はいろいろと横やりが入るのが常なので、先送りやリスケは日常茶飯事。

これは今日は無理だから、明日やろうか、となったときにCtrl/Cmd+Shift+M→明日→とすると最短で明日のリストに移動できます。(使用アウトライナー: Dynalist)

しかも、年まで入っているので他の項目名とかぶらず、違う項目に移動してしまった! あれどこいった? を最小限に減らすことができます。

このような理由から、デイリータスクリスト「今日 」の最上位項目は日付(YYYY/MM/DD)にしているのです。

1日の始まりは、リストを眺めることからはじまる

一番最初に、今日の項目にズームインします。最初の時点日付の下に入っているものはこういったものがあるでしょう。

・週次レビュー時点で日付に割り振られたタスク
・他の日から先送りされてきたタスク
・前の日に終わらなかったタスクのうち、引き続きやる必要があるタスク(前日分から移動)

これらのタスクと合わせて、下記の内容を追記します。

・リマインダーやカレンダーに入っているタスクを追記(会議の日程など)
・その場で思いついたタスク

ここまでで今日のやることがある程度出そろったら、全部眺めて、今日をどういう順番で進めるか考え、並べ替えます。最低でも上位3つはこなすぞ、くらいのゆるめの使命感で並べるといいでしょう。

注意点としてはあまり階層を深くしないことでしょうか。ここで深い階層を作ってしまうとやる気が一気に失せるので、できるだけフラットなリストを作ります。

また、ここの時点で「今日は無理」と思うものについては他の日に先送り・他人に任せる・いっそのことやらない(タスクから消す)の中から選びます。

最後にプランニングの仕上げとして、今日をどういう1日にするか、1行メモをnote欄(Shift+Enter)で残します。(ここはTak.さんの影響大)

デイリーリストの中にあると便利な区分アウトライン

やることではないけれど、使ってみて便利な項目名をご紹介します。

①割り込みさん

・途中でふと思いついたこと(脱線メモ)
・誰かに言われて生まれたタスク用のinbox
・緊急であればここに書いたあと、すぐにやる

書き込んだあと、「割り」で検索して移動します。見直しはあとからで大丈夫です。他のタスクとまざると危険なので、とりあえずの受け皿を用意しています。

② ===のような区分線

午前中と午後、など時間的な区切りをつけるときの記号を自分で決めておくと便利です。A4用紙に横線をピッと引くようなイメージで使っています。

仕事にとりかかる

デイリータスクリストができたら、早速仕事にとりかかります。

手順書の作成(すでにテンプレがある場合はここに移動)・タスクの分解・調べ物メモなどの仕事メモはデイリータスクリストにそのまま記入しています。

Chromeブラウザタブのひとつは常にこのページを開いておき、このデイリーページをもとに、1日を進めていきます。そして完了したものについてはCtrl/Cmd+Enterで取り消し線を引いていきます。

潔く先送りして、やったぞ感とともに1日を終える

あと1時間、くらいの段階で一度チェック(することを目指しているけどなかなかうまくいかない…)これは今日は無理だな、と思ったらさっさとリスケを考えます。(翌日以降に人に任せるのも一案)

思ってた通りにできないまま終わった…というリストが目の前に存在する状態が一番タスク管理を破綻に導くので、ここで潔く先送りしてしまうことが細く長く続けるコツともいえます。

Tak.さんも、そして数々の知的生産系のみなさんが異口同音におっしゃる通り、思ったとおりに1日は進みません。アウトラインをいくらプランニングしても、結局は「終わらなかった…」というため息とともに終わるのが普通であり、当たり前の日常です。

でも、書くことには確実に意味があります。頭の中のいろんなモヤモヤは、文字化してはじめて処理できるようになるのです。書かれているからこそ、順番をどうしようか、何から先にやろうかということが整理しやすくなるからです。

タスク管理の場合、最初のはじまりは誰かのやり方をまねしてみて、そこから自分の状況にあわせて小さな改善を積み重ねていくのがいいでしょう。それにより、だんだん自分にあった、しっくりとしたタスクとの付き合いができるようになります。

わたしも日々改善改善、また改善です。いつまでたっても完成しないタスクリスト、だからこそおもしろいんですよね。わたしも1年後のデイリータスクリストは今とはまったく異なるものになっているかもしれません。

前にも言いましたが、タスク管理はぬか漬けのようなものです。作る場所や材料により、家ごとの味が存在します。あなたが美味しければ、それでいいのです。

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