【見本テンプレ付】顧客から取得した多くの情報をどのように管理シートに表示すべきか ｜スプレッドシートで顧客管理する際の心得

よくある課題

顧客から取得した情報ってたくさんありますよね。
でもそれを全て顧客管理をしているスプレッドシートに表示させていたら列ばっかり増えていき、無限に横に広がってしまう。。

とはいえせっかく取得した情報は有効活用していきたい気持ちもあり、どのようにすべきか悩むケースって少なくないんじゃないでしょうか。

取捨選択の判断基準

では取得した情報の取捨選択の基準を考えていきましょう。

管理スプレッドシートの目的から考えます。
顧客管理のスプレッドシートは、顧客の情報を可視化し、日常的な顧客接点の判断基準とすることが多いかと思います。

ということは取捨選択の基準は、「日常的に見る必要があるか」で判断すればいいのです。逆にある程度重要な情報であっても日常的に見る必要がなければ、それはそれで情報を別のところに置いておき、必要なタイミングで見ればいいのです。

日常のコミュニケーションをとる上で必要かどうか、たまに必要になる可能性があるだけの情報ならそれば別のスプレッドシートで管理しましょう。

必要情報の表現方法の分岐

取捨選択ができたので、顧客管理スプレッドシートに反映していきたい情報が決まったはずです。
ここで表現方法の分岐があります。

・ソートして判断する可能性があるデータかどうか

です。

「ソートして判断する可能性があるデータ」とは・・？

例えば顧客がウェビナーへの申し込みをするデータがあるとします。
・タイムスタンプ
・参加人数
・申込者
・参加日時
のような項目があるとします。

これらの申し込みデータをどのように使う可能性があるかを吟味するのです。
例えば、参加日時は「〜〜日に参加申し込みしている顧客を見たい」みたいなシュチュエーションはきっとありそうです。

一方で申込者が誰かというのをソートしてみることはないですよね。見るとしても、その顧客の情報を見ると決めた上で、申込者が誰かというのを見にいっている状態です。

つまり「ある条件で当てはまる施設を探す」という行為のために使うであろう情報かどうかを分けてあげるのです。

この際も、日常的に見る情報の中でどのように扱うべきかを考えるべきです。

例えば、参加日時について「〜〜日に参加申し込みしている顧客を見たい」というシュチュエーションでデータを使うことを想定したとします。
でもですよ、それって日常的に起こるかというとそういうわけではなくて、ある特定日のウェビナーについて特殊な事象がが起きたとか、申し込んでた人が来なかったとかそういうイレギュラーなタイミングであることが想定できます。ともすると日常的にそのソートができる必要はなく、別の場所で管理できていればよかったりするかもしれません。

日常的に見る必要があるのは、そのウェビナーの案内状況、申し込みをしたか、参加したかくらいであると想定できるかもしれませんね。

ソートしない情報はどうする？

情報の整理ができました。
ソートするデータ　→　そのまま
ソートしなくていいデータ　→　？？

という状態かと思います。
後者はどうするか？1セルに情報をまとめてコンパクトにしてしまえばいいのです。

まとめる方法