わかりやすいドキュメント作成のコツ①〜デザインはどうでもいい〜

プレゼン、資料作成はデザインとかどうでもいい。

こんにちは。ソウタです。

本日も、インターンや研修で学んだことをアウトプットしていこうと思います。

突然ですが、みなさんは普段、プレゼンやドキュメントなどの資料作成をする機会はありますか？
社会人の方は職種によりますが、一度はあるのではないかと思います。
学生の人であれば、大学のゼミや授業などでする機会はあるのではないかと思います。

私自身は学生なので、大学で経営やマーケなど専門的な知識を学ぶことはありますが、プレゼンや資料作成などポータブルスキルを深く学ぶことはありません。
なので、ゼミでプレゼンをする機会はあっても、「聞き手に伝わっているかなのかなぁ・・・」と「この資料は聞き手にとって見やすいのかなぁ・・」と不安に感じたりすることが多々ありました。

そこで今回は、学生視点で学んだ「資料作成」のコツについてアウトプットをし、資料作成の中で悩みを持たれている方の解決に少しでも貢献できればと思います。
（長い回になってしまうので、3、4回の記事に分けて説明します。）

そもそもなぜ資料作成するんだっけ？

突然ですが、質問です。
そもそもなぜ資料作成をするのでしょう？
口頭で伝えればすぐなのに。と考えることもできますよね。

確かに、その通りです。ですが、日常会話において伝えたいことは口頭で伝えれば良いですが、ビジネスにおいては異なります。
口頭よりも情報量が多く、相手が理解しやすくなるから、です。
例えば、社長クラスの人と営業トークすると想定して考えてみましょう。ここで大切なのが、相手目線に立つということです。社長クラスの人は、秘書をつけるほど、1日にかなり予定が詰まっている人です。ですので、自分だけではなく、他にも多くの人と会話するということです。大切な営業の時間は口頭で終わらせるのではなく、相手の記憶に残る時間にしないともったいないですよね。

実際にデータでも出ています。
人は情報のほとんどを「視覚」から得ている。
目〜87％
耳〜7％
鼻〜3％
手〜2％
口〜１％

つまり、極端なことを言えば、口頭による説明が下手でも、資料の出来が良ければ相手に伝わるということです。

他にも資料作成をするメリットはたくさんあります。

・ミーティング後に、「言った」「言わない」の認識齟齬を防ぐ。
・不参加者にも正確に内容を伝える。
・口頭で説明できない状況にある。
・会議後に内容を思い出せる。
・参加者の認識を揃える　　　　　　

など・・・

このように資料作成をするメリットはたくさんあります。しかし、このメリットや目的をわかっているか、わかっていないかで資料の作り方も変わってくるので注意してくださいね。

いいドキュメントのポイント

ここからが本題です。

いい資料を作成するポイントは下記の2つです。

①シンプルなデザイン

②伝える順番

①シンプルなデザイン
なぜシンプルなデザインで良いのか？
私自身も以前までは、「おしゃれ」「かっこいい」方がいいのではと考え、わざわざデザイン加工のできるツールを使っていたことがありました。（canvaなど、）

しかし、ドキュメント作成の最大の目的は
自分の主張を相手に理解してもらうことです。

凝ったデザインにしたところで相手の理解度は高まりません。むしろ、凝ったデザインにすると、理解度を下げてしまう可能性も大いにあります。

ちなみに、余談ですが、外資コンサルのマッキンゼーのプレゼン資料はイメージとは異なり、とてもシンプルと有名です。

私が書いたものではありませんが、下記のURLからぜひご覧ください。
https://note.com/yunolife/n/n80016aca703b#aTWoR

②伝える順番
相手に伝わらない資料の特徴は、自分が伝えたい順番になっていることです。

相手に理解してもらうにはどうすれば相手に理解してもらう順番になるかが大切です。相手に理解してもらう順番とは？詳細は、続編で説明します。

今回は以上になります。
第2回では、実際のプレゼン資料をもとにわかりやすいドキュメントについて改めてシェアしていこうと思います。
第2回は下記のURLからぜひご覧ください！
https://note.com/souta1903/n/n72767bdbfd4f

ご覧いただきありがとうございました。