中小企業が気を付けるべき個人情報保護法について

最近、外部からの攻撃や従業員のミスによる個人情報漏洩事件が多く報告されており、事業者による対策がますます重要になっています。特に中小企業では、情報の取り扱いミスが信頼の喪失や法的トラブルを招く可能性があります。
本記事では、「個人情報保護法」（正式名称：個人情報の保護に関する法律）で定められている事項のうち、個人情報を取り扱う事業者が日常業務で気を付けるべきポイントをまとめました。

個人情報とは？

個人情報保護法では、内容や性質によって情報を「個人情報」「要配慮個人情報」「個人情報データべース等」「個人データ」「保有個人データ」に分け、それぞれどう取り扱うべきかを定めています。

• 個人情報: 生存する個人に関する情報で、氏名、住所、電話番号など、特定の個人を識別できるもの。

• 要配慮個人情報: 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪歴、その他差別や不利益が生じる恐れのある個人情報。

• 個人情報データベース等: 個人情報を含む情報を一定の規則に基づいて構成したデータベース、ファイルなど。

• 個人データ: 個人情報データベース等を構成する個々の個人情報。

• 保有個人データ: 事業者が特定の利用目的のために保有し、本人が開示、訂正、利用停止などを請求できる個人データ。

留意すべきポイント

個人情報の取得・利用

• 利用目的の明確化と通知: 個人情報を取得する際には、その利用目的を具体的に特定し、事前に本人に通知するか、ホームページなどで公表しましょう。

• 利用目的の範囲内での利用: 取得した個人情報は、特定した利用目的の範囲内で利用しなければなりません。それを超える場合は本人の同意が必要です。

個人データの保管・管理

• 安全管理措置の実施: 紙の情報は鍵付きキャビネット、電子情報はパスワード設定やセキュリティソフトの導入など、安全に管理しましょう。

• 従業者への適切な監督: 従業員や委託先にも適切な監督を行い、個人データの安全管理を徹底させます。従業員のミスによる情報漏洩を防ぐため、定期的な研修や教育が必要です。

個人データの第三者提供

• 原則として本人の同意が必要: 個人データを第三者に提供する場合には、本人の同意を得なければなりません。ただし、例外として、法令に基づく場合や緊急時には、本人の同意は不要です。

• 提供先の適切な管理: 外国に提供する場合、その国の個人情報保護制度や提供先の保護措置を確認し、必要に応じて本人の同意を得なければなりません。

保有個人データの対応

• 開示・訂正・利用停止の対応: 本人からの請求があれば、保有個人データの開示、訂正、利用停止などに迅速に対応しなければなりません。

• 苦情処理: 個人情報の取り扱いに対する苦情は、適切かつ迅速に対処しなければなりません。

役立つガイドライン

中小企業向けの自己点検チェックリストや説明資料など、具体的な対策を講じるためのツールが「個人情報保護委員会」のウェブサイトで提供されています。
個人情報保護委員会では、中小企業向けのお役立ちツールを公表しています。これらのガイドラインを積極的に活用しましょう。

まとめ

個人情報保護法の遵守は、ビジネスの安定と信頼性の向上に繋がります。
具体的な対策を講じることで、社内全体の意識を高めることが重要です。

さらに詳しい情報やガイドラインは、政府広報オンラインおよび個人情報保護委員会の公式サイトをご覧ください。