sweeep Invoiceを活用した振込支払業務の効率化
こんにちは！お久しぶりのアカサポ・矢野です。
今日は、弊社のバックオフィスコーディネートの事例として、最近ハマっている、"sweeep invoice"を活用した振込支払業務の効率化についてご紹介したいと思います。
今回想定している規模感としては、社長自ら経理業務もこなしている会社さんや、経理業務をひとりの担当者でこなしているような会社さんのイメージです。
そんな皆さまの振込支払業務の効率化、省力化に寄与できれば幸いです！
１．きっかけはとあるツイート
もともと従来のsweeep自体は知っていて、自社で利用したり、クライアントさんの利用サポートをしているのですが、新型のタイプがリリースされていることに最近まで気付いていませんでした。
今回紹介する新型sweeepを知るきっかけとなったのはTwitterでのとある投稿・やり取りでした。
このベンチャーケーリマンさんのつぶやきは全くの同感で、
請求書PDFが添付されたメールをツールに向けて転送したり、そもそもツール指定のメールアドレスに直接請求書PDFを送付してもらうことで、請求書を受け取って支払いに回す作業が効率化できる世の中になってきたものの、
PDF添付ではなくて、メール中のURLをクリックして請求書をダウンロードする形式で送られてくるケースも増えてきて、その場合は管理にひと手間かかるなぁと考えていたところでした。
このモヤモヤを払拭すべく、ベンチャーケーリマンさんのツイートにリプされていたsweeep代表の村山さんに「Twitter見ました！私も興味あります！」とDMしてみることにしました。
そして、村山さんとのミーティングの中で、Box / Invoiceという新型sweeepの存在を知ることとなりました。
村山さんに、新型sweeepのデモを見せていただき、（正直ですみません）個人的な感覚で従来型のsweeepの100倍使いやすい！！と感じました。
そして、結果として、ダウンロード式の請求書メールのモヤモヤ解消のみならず、スモールビジネスの振込支払業務全体を効率化し得るものだな！という印象を持ったので、トライアルの申込➝自社で正式に導入決定をしました。
「まずは自社で実際に使ってみる」が弊社バックオフィスコーディネート事業の基本理念であり、実際に一度、月末総合振込の実践を終えたところで良さも体感できたので、今後はフィットしそうなクライアントさんへも提案していきたいと考えています。
そして、このnoteでは、以下、実際の画面キャプチャも使いながら、sweeep活用のイメージをお伝えしていきたいと思います。
２．sweeep invoice導入によって請求書受取から支払いまでの流れがスムーズに！
ここからは、実際に請求メールを受け取って、sweeepを活用して（オンラインバンクで）振込を行うまでの流れを自作デモにてご紹介します。
【前提】
（規模感）
・社長自ら経理業務もこなしている会社
・経理業務をひとりの担当者さんでこなしている会社
※複数人が関与するなど、複雑なフローは想定していません
（支払の流れ）
・請求書をメールで受け取っている
・オンラインバンクで総合振込している
※書面で請求書を受け取っているパターンも一部補足を入れます
ではさっそく見ていきましょう！
①請求書を受け取る
支払先から請求書メールが届きました。今回はPDF添付式ではなく、URLダウンロード式でした。
②sweeepに転送する
sweeep内で設定した受け取り用アドレスにこれを転送します。
③sweeep内で「取り込む」
いったんsweeepの"受信トレイ"に入ります。
sweeeの受信トレイ
PDF添付式ではなかったため、まだ請求書は認識されてません。
PDF式なら右半分に請求書が表示されますが
今回はまだ表示されてません。
sweeepの受信トレイ内で請求書ダウンロード用のURLをクリックすることができます。
請求書をダウンロードし、
右側の「ファイル追加」でそれをsweeepに追加します
ファイル追加の際に必要事項を入力し、「キャビネットへ取込」をします。
ここで入力した情報は
電帳法対応に役立ちます
キャビネットに入りました。
ちなみに、書面で受け取った場合は、
スキャンして「+追加」で取り込むことが可能です
解像度や階調情報もあります。
写ってないですが、
もちろん「保管日」情報もあります
④支払用情報を確定させる
請求書の取り込みが完了したら、sweeep内で支払用の情報を確定させていきます。
源泉所得税の情報も
入れられますね
口座情報はOCRが読み取ってくれます。
口座番号が入らないのと
名義も正確じゃなかったので
精度向上されると嬉しいです！
読み取りが正確でない部分は手で直し、口座情報を「追加」で確定させます。
なお、口座番号の読み取りについて、sweeep村山さんに確認したところ、「現状は、同じ取引先であれば、次回アップロードした際には記憶した口座情報が呼び起こされるので入力不要になります。初回で読み込めるように検討します！」とのことでした！
情報が整ったらステータスを「確認済み」に変更します。
⑤全銀データを出力する
「振込業務」メニューにて全銀データが出力できます。
今回は1件だけですが、
もちろん複数件まとめて出力可能です
⑥オンラインバンクにて総合振込登録をする
あとはsweeepから出力した全銀データを、お使いのオンラインバンクにアップロードすれば支払準備完了！支払日を待つのみです。
【まとめ】
画面キャプチャ＆言葉での説明ではsweeepのスムーズさがリアリティある形でお届けしづらい感がありますが、個人的体感としては、本当にスムーズ、ストレスフリー、といった感覚です。
私は、請求書メールを受信したらすぐにsweeepに転送するようにしています。そうすることで、sweeepを見れば支払対象が漏れなく把握できるからです。月末支払いはsweeepを見れば大丈夫、な状態をつくることで、日常的には支払のことはいったん忘れて他の業務に集中できる、という安心感があります。
（もし、月末の支払いまでメールの受信フォルダに置いたままにしてしまうと、他のメールに紛れて請求書をピックアップしきれず、支払い漏れが発生するリスクが高まってしまいます。）
また、紙面で請求書を受け取る場合には、スキャンしたり、スマホで撮影してアプリでアップロードするなどのやり方もあるので、様々なケースで柔軟に活用可能かと思います。
とにかく振込が必要なものはすべてsweeepに集める、という流れが構築できれば、支払業務はかなり効率化・省力化できるのでは、とイメージしています！
ちなみに、現行sweeepに実装されている源泉所得税レポートは、新型では見当たりませんでした。sweeep村山さんに確認したところ、「時期は未定ですが実装予定」とのことでした！こちら、さらなる効率化のために今後のアップデートに期待したいと思います！
３．freee会計との組み合わせで記帳も効率的に！
振り込んだら終わり…といかないのが経理業務。。。
そう、会計ソフトへの仕訳登録もありますよね。
ここでは、弊社でもバックオフィスコーディネートの軸にしているfreee会計を活用し、sweeepと組み合わせて仕訳登録作業を効率化・省力化するイメージをお伝えします。
①まずは発生仕訳の登録
実は、上記「④支払用情報を確定させる」の画面には、仕訳情報を入力する箇所もあります。
このような形で支払内容の
仕訳情報を入れていきます
仕訳情報を入れ、「取引連携」をクリックすると、なんとその情報がfreeeに自動で飛んでいってくれます。しかも↓のように、連携後はfreeeマークが出てきてくれ、これをクリックするとすぐに登録した仕訳に飛ぶことができるのです。
freeeマークをクリックすると…
freeeの取引画面に飛んでくれました
しかも、元のsweeepへのリンクが備考欄に自動で入っていたり、請求書自体もfreeeに自動的に格納・紐づけされる仕組みとなっています。
仕訳に請求書が添付されていると
顧問税理士さんも仕訳チェック
しやすいですね！
②次に決済仕訳の登録
上記はあくまで
費用／未払金
の仕訳なので、
別途、
未払金／預金
の仕訳が必要になってきます。
この点、オンラインバンクをfreeeに連携しておけば、月末振込の対象となった債務を選択して消し込むだけでOKなので、本当に楽ですね！
自動で経理の画面
【まとめ】
従来型のsweeepでは、仕訳入力の方法が特殊で効率性が落ちるようなつくりだったのですが、この新型sweeepではシンプルになっていて、すごく良かったです。
また、従来型sweeepでは、sweeep内で作成した新しい取引先マスタをfreeeに飛ばすことができない一方通行のもどかしさがあったのですが、新型ではこれができるようになっていたのも好感触でした！
sweeepのヘルプを見る限りでは、2022年10月16日現在で、上記のようなワンクリック連携できるはfreeeのみとのことなので、sweeep-freeeの組み合わせが最も効率が良いと思います。
４．電子帳簿保存法対応の観点でもメリットあり！
現在、猶予期間中の電子帳簿保存法。その猶予も2023年12月31日で終了とされており、その後はいよいよ対応が義務化されていく見込みです。
特に、メールで受け取った請求書などの電子取引データは、書面保存が認められなくなり、また、メールのまま保存しておくだけでは電帳法の要件を満たさないため、何らかの対応が必要です。
この点、新型sweeepは電子帳簿保存法対応ツールなので、悩ましいメール受け取り請求書の電帳法対応はクリアできますね！
※freeeも電帳法対応ツールなので、freee一本で管理する方法も考えられます。ただ、個人的には、現状のfreeeだと、振込に関するデータと、振込以外の支払に関するデータを区別するのにテクニックが必要と感じているので、「私はfreeeマニアだ！全部freeeでやらないと気が済まない！」という場合を除いて、管理のしやすさを考えたときには「振込はsweeepに集約」が良策と考えています。
５．コスパ最高！
最後に、気になるお値段についての所感です。
冒頭にも画像を貼りましたが、上記で一連の流れをご紹介したsweeep Invoiceの利用料は3,000円/月からとなっています。
今回の記事の想定ユーザーは、
・社長自ら経理業務もこなしている会社
・経理業務をひとりの担当者さんでこなしている会社
なので、この最低価格（3,000円/月）のスペックである【ユーザー1名、請求書30件/月】で十分対応可能な会社さんが多いものと想像しています。
これは、他の類似ツールと比べ、非常にコストパフォーマンスが良いと感じています。
弊社では、支払業務効率化のツールとして、例えば、バクラクやinvoxを利用しているクライアントさんのサポート経験もあります。
どちらも便利なツールで私も大好きなのですが、公開情報でバクラクは20,000円/月から、invoxは9,800円/月から（※）なので、今回の想定ユーザーにとっては手が出にくい価格設定です。
（※）invoxは980円/月のミニマムプランもありますが、仕訳データ生成機能がついているのは9,800円/月のベーシックプランなので、比較対象としてベーシックプランを選びました。
他のツールでsweeepよりもコスパが良いものがあるようでしたら弊社の調査不足で申し訳ないのですが、現状知る限り、この想定ユーザー規模で、この価格で、
・総合振込データが出力できる
・freeeに仕訳連携できる
・電帳法対応
を備えているのは、sweeepのみかと思います。
SaaSツールなので、未来永劫この価格、ということは保証できないですし、他のツールが同じような価格帯のプランを出さないとも言い切れないですが、
現状では、ひとり社長、ひとり経理会社の支払業務効率化ツールとして、sweeepはかなり推せるツールであると、今回のトライアル＆弊社での導入決定を通じて実感しました！
以上がsweeepレポートとなります。
多少稚拙な表現もあり恐縮ですが、今回の記事がスモールビジネスの世界で奮闘している皆さまのお役に立つものであれば幸いです！
sweeepのサービスページはこちらです。
ぜひ覗いてみてください！
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