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日報→週3報に。フルリモートでの日報の目的と3週間続けて気づいたこと

会社の日報を「週3報」にしました。月・水・金の週3回です。

編集プロダクション「プレスラボ」二代目代表を2020年2月から務めている池田園子(@sonoko0511)です。今日はプレスラボの日報について書きます。

(※日報を始めたのは私が代表になってから。前代表が創業して12年の中で、一時的には日報があったかもしれません。少なくともここ1〜2年は、日報は書いていませんでした。だから、全然偉そうなことは言えませんが、私たちの事例が誰かの参考になればと思い、プレスラボで日報を始めた背景や経過を率直に綴ります)

プレスラボでは、日報をアップする場所はSlackの「presslabo_nippo」チャンネルです。そこには、先日新たに下記の情報をピン留めしました。超シンプル。

月・水・金の週3回報告してください。
【今日やったこと】
【明日やること】
【自由記述】
・メッセージ
・いいモノ見つけた!
・気づき などお任せします。

日報の目的

3月18日の社内会議アジェンダに、私はこう書いていました。

Slack日報
Slack上に日報用のチャンネルを作ります。
1日の終わりにSlackでメンバーに共有してもらいます。
シンプルでいいです。以下が記載されていれば。
--
【今日やったこと】
【気づきや学び】
【明日やること】
【その他自由記述】
--
Slack日報をやる目的は
・各自抱えている業務が多い中、優先順位を正しく付けて取り組める状態を作ること
・自分の今の状態を整理して、計画的に取り組める状態を作ること
・仕事をやりっぱなしにしないで、振り返る時間を設ける(【気づきや学び】を書くことがそれです)ことで、各案件や自分の動きから学びを得ること
・リモートで顔が見えない、Slackに投稿する人が少ないことから、各自の心身の状態が池田には伝わりづらいです。誰もが最低1日1回投稿することで、コミュニケーションの場を作ること
などがあります。

皆の賛同を得て、新メンバーが入る4月から始めることにして、皆は4/1から、言い出しっぺの私は3/30からスタートしました。

メンバーがpresslabo_nippoチャンネルに、1日の終わりに書き入れたら、当日夜か翌朝に私がコメントを返す流れ。もちろんメンバー同士でコメントを書き込むのも大歓迎。

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メンバー同士の場合は、絵文字でリアクションを取るケースが多かったと思います。それだけでもコミュニケーションが発生していて、日報をルーティン化するのはいいなと感じました。

日報を3週間続けて気づいたこと

しかし、現在は緊急事態宣言まっただ中。取材案件は5月に後ろ倒しになるか、リモートで対応するかのどちらかになりました。つまり、現場での稼働はゼロ。

打ち合わせも引継ぎもすべて遠隔です。そして、新メンバーも案件の実働ができない状態。在宅勤務の中でそれぞれにできることをやってもらう時期です。

2週間ほど経った頃、メンバーのひとりがこんな日報を書いていました。

【気づきや学び】
リモートや引きこもっての仕事生活が長いのでそんなに気にならないかと思っていたのですが、案外、週に何本かの取材や打ち合わせが大切な心の刺激になっていたんだなあと実感しています。(気づきや学びでなくすみません)

ここで、気づきや学びを強制していたなあと「気づき」ます。でも、新メンバーもいるし、彼らにとっては毎日何かしら気づきや学びはあるだろうと思い、続けていたのでした。

こんな風に書いてくれていたメンバーもいましたし。

【気づきや学び】
(中略)まあ、毎日、よくもこんなに気づきや学びがあるものだなあと思った。成長できているかどうかは別として、自分に足りないところがこんなにあるのだということを、毎日思い知らされている。

こういう気づきもありました。

【気づきや学び】
・Wherebyフリープランでも、時間無制限ということがわかり少人数のMTGにはもってこいな気がします。(登録→URL発行まで5分あればできます。)
Whereby(ウェアバイとはなんぞや的な記事です↓)
https://hashikake.jp/articles/how-to-whereby-ep01

みんなの【気づきや学び】からは、私もたくさん気づかせてもらっていました。こんな情報知らなかったとか、こんな風に考えてたのかとか、読むのが楽しいコーナーでした。

日報を「週3報」にするまでの流れ

とはいえ、日報を書く時間帯が全体的に遅くなっていたり、書き忘れていたりと、徐々に当初のような運用がされなくなっていたので、見直す時期だと思いました。

3週間(14営業日)日報を続けたタイミングで社内会議があり、「日報、3週間やってきたけど、どうですか? やり方見直します?」と議題に出しました。

アジェンダのそばに記した発言メモを抜粋します。

Iさん:時々忘れている。自分のペースでやってもいいなら書く。メンバーの様子がわかるのはいい。生きてるぞ、がわかるのはいい。

池田:月・水・金で週3でやるのとかどう?

Hさん:目的に基づくと、今日やったこと・明日やることはマスト。気づきを誰に向けて書くのか? 悩む。新人さんには学びになるかな。【気づき】はマストではなく、【メッセージ】にしようか。【その他】ではなく、【質問コーナー】設けてみては? 自由記述のひとつになる。

Mさん:続ける方がいい。気づきが厳しいことに気づいたw 気づきを任意にして今日・明日は継続。カスタマイズしていく。

Nさん:やることは賛成。気づきを得られることは多い。今日・明日以外は自由記述。前職のときは枠だけあり、フリースペースだった。書いても書きっぱなしで不満が続出していたw 書かない人もw

ここで喧々諤々の議論の末……は冗談で(笑)、やり方を変えて「無理しない週3報」にしよう、と揉めることなく着地したのでした。

週3報と「ゆるく」した理由

プレスラボに長くいるメンバーが、

「気づきを誰に向けて書けばいいのか。池田さん(社長)なのか、それとも新人さんなのかで、書くことが変わってくる」
「既存の案件を進めていると、昔のように新鮮な気づきが毎日あるわけではない。だから気づきを書くのが難しい日もある」

など、心の内を率直に教えてくれたのも、日報の項目を変えるきっかけになりました。

私は「私に向けたものでも、新人に向けたものでも、どんな気づきでも構わない。各人の中で“これは!”と来れば、それは気づきだから」と捉えていたんです。

ただ、気づきを書く目的は「各案件や自分の動きから学びを得ること」としていて、やや厳格に聞こえるかもしれません。

気づきや学びの上位概念にすれば、みんなも戸惑うことなく、ゆるっとした気づきでも、カタめな気づきでも書けるのでは。

でも、気づきや学びの上位概念って何だろう……(悩)? からの、みんなとの話で出た【自由記述】です。

メンバーが嫌がる日報、別に嫌じゃない日報

やり方を変更して1週間ですが、みんな以前よりものびのびと、週3報を書いているように感じます。書く時間も翌日ではなく当日で、気負わない様子に見えます。

そんななか、知人からこんな話を聞きました。

「リモート勤務になって急に義務化された日報を書くのが苦痛。どんな業務を何時から何時までやった、とかなり細かく書かないといけないし、日報を書くだけで30分以上かかる。でも、日報を読んでいる人はいないと思う。間違えて前日の日報を送ってしまったときも、何も言われなかったし、普段から日報へのフィードバックがないし(笑)」

これは、

・「リモート勤務だからとりあえず日報を始めとけばいいや」と、日報の目的を考えなかった
・さらに、メンバーに目的を説明することも、理解を得ることもしないまま、見切り発車してしまった

こういうパターンだと思われます。

何か新しいことを始めるときって、目的(何のためにそれをするのか/それをしてどうなるのか)を考えますよね。日報もそれと同じです。

・日報の目的って何だっけ? 日報を書くことで組織/メンバーにどんな影響があるの?

だから、上記のような目的を考えるのが先決です。でも、考えて「はい、明日から日報やります。ルールです」と押し付けるだけではダメ。

メンバーに目的を共有して、こちらの思いを知ってもらう、その上で自分たちの頭で考えてもらうことが大事です。

思想やバックグラウンドは人それぞれ違うので、100%の賛同は得られないでしょう。でも、伝える努力はしないといけない。

「新しいTo do」は拒否反応を示されることがあります。他にもやることがいろいろあるのに、新たに手を動かすことが増えると負担になるから。そりゃ、「はー。めんどくせ」的な気持ちにもなるのもわかります。

でも、それを「へー。やってみよっか」に変える方法はあります。やる側にメリットがある(自分にとって美味しい)とわかれば、ポジティブな気持ちになるものです。

日報のもうひとつの狙い

プレスラボでは、日報(今では週3報)をやる目的は冒頭に書いた通りです。ただ、3/18時点では伝えるのを失念していて、4/22に皆に伝えたもうひとつの目的があります。

それは「メンバー同士で、各人が今どんな仕事をしているのか、どんな状況にあるのか知ること」です。

(1)自分との対話、(2)メンバーと社長との対話、という目的は言語化して伝えていましたが、メンバー同士の対話という目的は、伝えることができていませんでした。

これまで最低月2回、同じ案件で動く場合はそれ以上、メンバー同士で顔を合わせる機会がありましたが、今ではそれがまったくありません。すべてが遠隔です。

さらには、メンバー5人(取締役と育休中社員は除く)中2人が新人。4月に入社したけれど、新人は私以外のメンバーに対面で会ったこともないし、初めて全員集合するのは5/13(予定)。

そんな特殊な状況下において、メンバー同士で状況を把握し合うこと、横のつながりを持つことは、より重要だなと感じました。

特に新メンバーは不安だろうし、これからどうやって仕事が進んでいくのかも見えづらい状態です。

週3報を通じて“先輩”たちの仕事に触れ、不安や疑問をリモートでも解消しやすくする。なかなか会えなくても、風通しの良い、困ったときは頼りやすい関係性にする。知見をやりとりしやすい間柄にする。

今はそんな状態を目指しています。

アップデートしながら継続する

そんなわけでプレスラボでは、しばらく週3報を続けます。私たちも始めたばかりなので、まだまだ手探りです。

ただ、物事には常に見直しが必要です。このやり方が本当に適切なのか、もっといいやり方があるのではないかと、疑う気持ちも忘れてはいけないと思います。

また変化があったときはnoteに書くつもりです。

そして、「うちの日報はこんな感じ」「うちの日報カルチャーは上手くいっている」などの情報があれば、noteに書いてこちらのコメント欄で紹介していただけたらうれしいです。

▲のマガジンでは、プレスラボメンバーの仕事・編集・その他に関わるnoteを集めています。ぜひ覗いてみてください。

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下北沢の編集プロダクション「プレスラボ」代表取締役。編集者。元「DRESS」編集長。相撲とプロレスが好き。 https://www.p-labo.biz/ https://www.danro.bar/article/11962243

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