バーチャルオフィスを導入してみた│コミュニケーション施策③

こんにちは。N川むすびです。
今回はバーチャルオフィス導入についてまとめてみました。

働き方がリモートワーク中心に変わって1年弱。新入社員も入社初日から自宅勤務という状況です。
これまでは他部署だけどオフィスのカフェスペースで偶然居合わせて会話が生まれる…なんてことがありましたが、リモートワークだとそのような交流は皆無！

他部署と交流したければ自らが声を掛けに行くしかないのです。
しかし、どうやって…？(敷居が高い。。)

そんなわけで、交流の場の１つとして活用してもらうべく、バーチャルオフィスツールを導入してみました！

■選定したツール

様々なツールを比較した結果、下記の点からoViceを導入することにしました。
・お手頃な価格
・必要な機能が揃っている
・動作軽め
(oViceを紹介してくださった総務コミュの方ありがとうございます！)
https://ovice.in/ja/

■どのように活用するか

当社のリアルオフィスには『PANGEA』というスペースがあり、現在はご時世もあり貸出はしていませんが、社内外問わず交流を目的とした空間です。
なので、その意志を継いだまま『VIRTUAL PANGEA』としてオープンすることにしました！

社内向けには…
日常的に開放して自由に出入りしてもらい「事業部内の交流の場所」であったり「事業部を跨いだ交流の場所(オンライン飲み会、ランチ会など)」として。

社外向けには…
取引先との懇親会、セミナー後の質問スペース、ロンチパーティ等の活用を想定しています。

移動しながら話したいグループに声を掛けに行けるというのが交流ツールとして良いですよね☆

■機能について

同じ価格帯や使い方のツールはいくつかありますが、oViceに決めた理由は安価なのに必要な機能が整っているという点です。

例えば…
◎デザインをカスタマイズできる
会社のカラーやイベントに合わせて、背景を敷けるというのは非常に有り難いです。工夫次第で色々できる！

◎会議室を自由に作ることができる
ここに会議室作りたい…と思えば、自由に設定出来ます。これ便利。

◎スペースに鍵をかけられる
ホスト不在でもURLさえ分かれば自由に出入り出来てしまうツールだと、もし悪意あるユーザーからSNS等に公開されてしまうと大変。
なので、プライベート設定を選べることやスペースに鍵を掛けられる機能があることは大切です。
ホワイトリスト機能があるので信頼あるユーザー(ドメイン)は事前登録しておけば都度の承認は不要ですし、入室履歴ログ機能もあるので、その点も安心ですね。
無料のツールだと、このあたりの機能が不足している場合もあるので会社として導入する上では必要となります。

◎強制退室の機能がある
万が一「荒らし」が入室してしまったら、来訪者・ゲストアカウントであればメンバーが強制退室させることが出来ます。
この機能を使うことが無いことを祈りたいですが😣

◎日本法人がある
カスタマーサポートやマニュアルが日本語対応しているので、問い合わせたり社内への資料の共有がしやすいです。

◎画面共有、動画共有、チャットやカメラ機能がある
意外とこの手のツールだと顔を映せる機能が無かったり(あっても極小サイズ)するのですが、お互いの表情や様子が見たい時にカメラをONに出来るのは嬉しいですよね。

あとはホワイトボード機能があると嬉しいなぁ〜。
公式さんお待ちしてます！

■思慮すべき点について

導入にあたり利用規約を確認すると「利用規約を遵守させること」「何らかの損害が発生した場合は導入する会社が責任をもつこと」とあります。

よって、導入する際には「スペース内で個人情報のやりとりをしない」等、ルールを設け利用者に認識してもらう事が重要です。
また、社外向けで利用する場合は入室前に「利用規約」と「プライバシーポリシー」に同意の上で入室してもらう、といった設定をしておくと良いです。
＜設定方法＞
①設定＞Space＞説明文の欄に文言を入力（例「規約に同意ください」など）
②設定＞Space＞ノックするをオンに設定

なにはともあれ、
『VIRTUAL　PANGEA』としてリアルPANGEAと同様に、社内外を問わずディスカッションや共創しながらアイデアを出したり、コミュニケーションを促し、イノベーションを起こす場として活かしてもらえたら嬉しいな、と考えています(^^♪

もし「スペースを覗いてみたい」という場合は、いつでもお声掛けください。心よりお待ちしています。

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