【1月組織づくりテーマ】入社準備

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1月の組織づくりテーマは「入社準備」です。年も明け、そろそろ新卒社員様の受け入れ体制をつくっていく頃ではないでしょうか。新卒社員を迎えるために既存社員は何ができるのか。どんなことをしておく必要があるのか。福岡の採用お姉さんこと福岡拠点の永坂さんに新卒社員が入社する前に必要なことについてお話いただきます。
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Q：入社準備とは何から始めたらいいのでしょうか？

ここでいう入社準備を
”4月から新卒社員様を受け入れるために既存社員ができること”、
としたときに、まず最低限必要なことは

①入社後(4～6月頃)の育成計画を立てる
➁育成においての役割分担を決める
③育成意識を持つ

ことだと考えています。

Q：育成計画の重要性を教えてください。

先ほど挙げた、①「入社後(4～6月頃)の育成計画を立てる」ということは、育成する側にも、される側にもメリットがあります。特に新卒採用を初めて間もない会社様は、経営者も現場の社員様も「この子たちをちゃんと育てられるだろうか」「普段の業務をしながらの育成はできるのか」と不安を多く抱えていると思います。その時に育成計画で、”この時期にここまでは出来るようにしておく”という水準があれば、育成する側としても何を教えたらいいのか明確です。新入社員としても「やるべきことを順調に進められている」という安心感と成長実感を得られます。逆に遅れている場合は、双方共に危機感を持つことが出来ますね。

また育成計画を作成することで、「育成の属人化」を防止することができます。例えば様々な場所に店舗を持つ企業様であれば、Ａ店では教えているが、Ｂ店では教えていないということが起きたり、育成経験が豊富な先輩社員や上司がいる店舗の新入社員しか伸びないということ起きる可能性があります。そのため会社として”新入社員はこの時期までにここまで教える”という基準があれば、どの新入社員も平等な教育を受けることができ、基準の底上げや、店舗による育成の差を埋めることに繋がります。

Ｑ：育成計画が出来上がった後にさらに準備しておくことはありますか？

1番最初の質問の②と③に当たるものですが、育成計画をつくったあとは「誰がその計画を新入社員と実行していくのか」ということが非常に重要です。

中小企業様であれば特に、人手不足で育成が後回しになってしまいがちです。実際、「外に出ている時間が多いため、新入社員をどうしても放置してしまう」「業務を教えることは出来るが、細かいフォローまでは時間的にとてもできない」という声もよくお聞きします。だからこそ、育成は担当者1人で行うものという認識ではなく、例えば育成の責任を担う上司、業務を教える担当者、フォローを行う担当者など、複数名で役割を分担しながら進めていくことが必要になります。
そして、なにより重要なのは、その方々に「新入社員を育成することは、会社にとって重要である」と理解していただくことですね。育成の優先順位を下げないために、重要性を理解していただくための工夫が出来ると良いと思います。

Q：育成する側の社員に「新入社員を育てるぞ」と思ってもらうために、できることはありますか？

可能であれば、内定者の段階からインターンなどで社員と関わる機会をつくることが良いと思います。入社前から社員と関わる機会があることは、新入社員にとっても4月から“働く”というイメージが持てますし、育成する社員様としても「こんな子が入社してくるのか」と人となりを知ることができます。弊社でも内定者インターンを行い、内定者の期間になるべく多くの社員と関わる場を用意しています。また、不動産業界のお客様先で2日×2回の内定者研修を行い、入社前に幅広く会社のことを知ってもらう時間を設けていらっしゃいます。実際にお互い顔が見えますので、漠然とした不安を解消することが出来ます。

Q：”社員みんなで新入社員を育成する”という風土をつくるための第一歩は何でしょうか？

採用と育成を連携させる、ということが非常に重要だと思います。
採用と育成は、本来繋がっています。採用も育成も、会社の将来を考えて行うものですので、育成をする現場に、「なぜこの人を採用したのか」といった採用時の意図が活かせるといいですよね。
例えば、採用担当者様は学生さんと面談をすることで見えてきた強み・弱みを現場社員に伝えたり、現場の社員様はその採用担当様から聞いた強み・弱みを理解し、どのように活かせるかを考えていくことが大切だと思います。

また経営者様から、「どうして新卒採用をしているのか」ということを社員様に伝えるということも大切です。社員様からすると、「なにも知らない若い人が入ってくる」「現場はこれだけ忙しいのに育成もしないといけないなんて」というギャップが生じてしまう場合があります。
私が担当しているお客様においても、まずはここを社員様に理解してもらうことを重視したことで、「じゃあ仕事のやり方をもう少し明確にしないといけないよね」「自分たちが自社の理念を言えないとまずいよね」と、少しづつ社員様の意識と行動が変わっていきました。