私の考えた最強のテレワーク環境（ソフト編）
こんにちは☺
エン・ジャパンの新規事業開発室でpasture(パスチャー)のマーケティングをやっている菅井です。
そうです、前回のハード編ではフィールドセールスでしたが、この度チーム編成があり、現在はマーケティング担当となりました。
引き続きよろしくお願いします！
前回の記事から2週間が経ちましたが、この数週間の間でも状況が変化し続けてますね。
当初会社から在宅勤務の期限は5/6とされてましたが、政府の緊急事態宣言の延長の可能性の話が出始めたタイミングで期限を1ヶ月延長というお知らせが届きました。
テレワーク自体にはそこまで課題はないものの、やはりGW明けも外出自粛が続くと思うと残念な気持ちでいっぱいですが、一人一人の意識が重要だと思いますので、もうしばらく踏ん張って頑張っていきましょう！
そのような訳で、有言実行で「私の考えた最強のテレワーク環境(ソフト編)」を書いていきたいと思います。
と、言いつつも緊急事態宣言が発令され1ヶ月が経ち、皆さん各自ツールなどを検討し終わって運用フェーズに入っている方も多いかと思うので、pastureチームがどのようなツールを利用し、運用しているのかも紹介しつつ、私の考えた最強のテレワーク環境(ソフト編)をお伝えします。
個人的に利用しているアプリやソフトも紹介させて頂きますので、少しでもみなさんのお役立ちに慣れれば幸いです。
リモートワークでこそ重要な朝礼と夕礼
pastureチームでは各担当ごとに業務開始と業務終了時に15~30min程度時間を取り、当日のタスク内容の確認・報告をオンラインMTGで行っています。
タスクの相談は勿論のこと、メンバー同士の体調確認などもこの時間で行っています。
リモートワークになるとどうしてもメンバー間やチーム間でのコミュニケーションが不足してしまいがちですが、朝礼夕礼を実施することでコミュニケーションミスや該当の人に過度なタスクが割り振られないかを確認しあうことができます。
また、こちらはオフライン時でも行っていましたが、週に1回は、マネージャーとの1on1も設定し、業務での悩み事やリモートワークでの困りごとなどを解消しています。
オンライン会議ツールは、Hangoutをメインで利用してます。
Googleカレンダーでスケジュールオファーと同時にHangoutのリンクが自動で生成されるのが便利ポイントですよね。
「ちょっと良いですか？」は # timesで！
コロナ以前からもチーム内コミュニケーションツールとしてはSlackを利用しています。
チームグループ(チャンネル)のほかに、リモートワーク開始からは、ランチタイムにだれでも話せる場として「#remote lunch」が新設され、チームメンバー同士でのコミュニケーションの場として活躍しています。
また、pastureチームではメンバー全員、「#times_個人名」という自分のチャンネルを持っています。個人の情報発信の場として気づいたことを発言したり、役立つ情報を共有したり、時には業務での困りごとを発言したりする場です。チームメンバ―同士でチャンネルに参加しあい、リプライを飛ばしたりアドバイスをしたり、助け合う文化の助長する場にもなっています。
オフライン下では、少し聞きたいことがあれば「○○さん、ちょっと教えてもらえますか？」と気軽に声をかけていたことも、オンラインだとどうしても遠慮してしまう人も多いと思います。
そういう時こそ、#timesの出番です。
相手の#timesで声かけることで、相手と自分のやりとりもオープンになり、またそれを見た別のメンバーが助言をくれたり、手助けしてくれる文化が形成されています。
私はたまに飯テロします(笑)
スピーディなオンボーディングの裏方は情報共有の徹底
この4月にpastureチームに2名の新メンバーがjoinしました。
初対面(?)がzoomというなんとも驚きな体験を双方で経験しました。
新しいメンバーへのオンボーディングももちろんオンラインで実施する必要があったため、チームごとにHangoutを接続したまま不明点を聞ける環境作ったり、週ごとの目標設定やフィードバックをすることで、通常の半分の期間でオンボーディングを完了させることができました。もちろん本人達の優秀さも相まってだと思いますが、情報共有を徹底したことも大きな要因だと思っています。
我々のチームではesa(を利用しており、カテゴリごとに記事を作成し、情報共有を行っています。
早い段階でesaで情報を吸収し、esaにアウトプットをすることで知識としての定着化、情報の更新していくといった、情報共有の循環がうまく作用しています。
CM:フリーランスとの働き方をなめらかに
そろそろCMもはさんでいこうと思いますｗ
エン・ジャパンでも会社としてpastureを利用しており、フリーランスや業務委託先の方(我々はパートナーと呼んでいます)への発注や請求のやりとりはpastureにてデジタルに実施しています。
パートナーへの発注、請求業務のやり取りをリモートで実施できるだけでなく、社内の承認フロー機能も付与し、承認者もリモートでの承認が可能になっています。
昨今のニュース記事にもあった通り、リモートワークの中でも出勤が必要になってしまう、主に経理担当や総務担当などの請求・支払い業務に対しても、pastureにてデジタル化のご支援ができると考えています。
ご興味ある方は是非下記リンクより資料をダウンロードください！
ここからは個人的にテレワーク中、または一部プライベートで利用しているツールやアプリを紹介したいと思います。
ポモドーロテクニックで作業効率をあげよう
すでにご存じの方も多いと思いますが、ポモドーロテクニックの説明をしますと、「25 分 + 5 分」のサイクルで集中して仕事をこなす時間管理術です。在宅勤務になると一人で作業でき集中力は上がる半面、時間管理がおろそかになるケースもあると思います。
私は、Google Chrome アドオン「Strict Workflow」を利用し作業管理をしています。
方法としては勿論、個別にタイマーを設定するやりかたもありますが、このツール何がいいかというと、ポモドーロを開始するとfacebookやtwitterなどのSNSが下記のように開けなくなります。
時間が来ると通知とアラームが鳴り、休憩timeに入り1セットが終了します。SNSの通知も来なくなるので集中したい作業には必須のアイテムです。
タスク漏れを防ぐために
プライベートでもビジネスでもタスク管理はTrelloを利用しています。
自身のタスクだけでなく、チームや該当のメンバー同士でタスクを付箋紙のように管理できます。
ちなみに下記の画像は去年の冬コミに出展した際の友人とのTrelloです。
諦めも大事ですが、諦めのジャンルを残しておくことで次回のタスク管理も役立ちます、きっと(笑)
いつでもどこでも思ったことをメモろう
みなさんはビジネス上でメモを取るときどこにメモをとっていますか？
windrowsでデフォルトであるメモ帳やEvernoteに記載している人も多いと思いますが、私はgoogle keepを使うことが多いです。
使用している理由としては機能が多く、動作が軽いのでかなり気に入ってます。
よく利用する活用シーンとしては、買い物リストややることリストをチェックボックスで作成し、それを相手に送り、共同編集をしたり、進捗をリアルタイムで確認することが多いです。
また、PCだけでなくスマホのgoogleアシスタントから「～をメモして」というと音声入力したものをテキスト化してくれます。
夕飯を作っているときに、明日やることを思い出した時などに利用しています。
こういうことって結構すぐ忘れちゃうんですよね(笑)
また、撮影した写真の中のテキストを抽出する機能もあるため、テキスト化しておけばあとで簡単に検索もできます。結構便利ですよね。
あとなんといっても動作が軽いです。ストレスなくメモを打てることはとても重要ですよね。
最後に
ここまで自身のテレワーク環境を紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。
環境が変化していくにつれて、働き方も変化し、どんどんフレキシブルな働き方へとシフトしてきています。pastureチームでも、パートナーと企業の働き方をなめらかに、よりフレキシブルな働き方を支援していきます！
引き続きよろしくお願いいたします。
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