スマートキャンプのオープンコミュニケーションを創り出している「日報」文化を紹介！

こんにちは！スマートキャンプ人事の安田です。

皆さんが働かれている会社では「日報」という文化はありますか？

私はスマートキャンプが3社目になりますが、思い返すと過去在籍していた企業では、日報は下記のように運用されていました。

・年次の浅いメンバーが上長に対して提出するもの
・派遣スタッフやパート社員の方々が「業務報告」で提出するもの
・タイムスケジュール力を高めるために記録するもの

私も新卒時代に最初の数カ月は毎日、日報を書いていました。

朝に30分単位で1日のスケジュールをつくり、就業後には実際のタイムスケジュールはどうだったかを記録して、その日の学びや課題に感じたことを記載して上司に提出する…という日々を過ごしていました。

これによってスケジュール管理能力やタスク処理力が培われたと思っているので「やっていてよかったな」と今では思いますが、業務に慣れてスムーズに仕事ができるようになってくると、「もう提出しなくても良いかな〜」という思いが湧き、上司も「あ、もう仕事にも慣れたし出さなくていいよ」といった感じで、次第に日報の存在自体を忘れていってしまいました。

同じような経験をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか…？

このように日報とは、一時的には必要だけど、次第に重要度・優先度ともに下がってしまうものかなと思っています。

しかし、スマートキャンプではこの「日報」をすごく大切にしています。

スマートキャンプではどのように日報を運用し、どのような効果が出ているのかをご紹介させていただきます！

「日報」がカルチャーを創っている

中途採用の面談や面接でたくさんの方とお話をして、お伝えすると必ず驚かれるのですが、スマートキャンプでは全社員が毎日日報を提出しています。

もちろん、社長も経営陣も毎日提出しています。

そしてこの日報こそがスマートキャンプのオープンコミュニケーションカルチャーを創っていると感じています。

それでは日々、どのような日報が提出されているのでしょうか？
実際に私の日報を見てみましょう

日報の項目としては「本日のタスク」と「雑感」の2つです！

社内向けに展開されている日報の書き方マニュアルには、雑感については「コミュニケーション活性化のため、仕事だけでなくプライベートのことなども書いてください。ふざけてもOKです。」と記載されています。
（私もこの日は仕事とは関係ないことを書いていますが、CFOも香水の動画にハマっていたようで、コメントをもらいました）

2020年新卒入社の吉岡くんは自分でカスタマイズして『たろおブログ【日々の学びを発信！】vo.◯◯_今日学んだこと、気づいたこと。』というコーナーをつくったりもしています！自由度が高く、カスタマイズ可能な点も特徴かと思います。

入社してまだ5ヶ月弱で、すでにvol.86！素晴らしいアウトプット継続ですね！

なぜ日報でオープンコミュニケーションが加速するのか

日々、忙しく仕事をしているとどうしても自分の業務に関わるメンバーだけでのコミュニケーションになったり、組織が大きな会社では誰がどんな仕事をしているのかすら分からない、といった状態になっている場合も多いのではないでしょうか？

特にコロナ禍においてはリモートワークが一気に進んだため、「誰がどのくらいの業務量を抱えているか、また健康面も含めてどんな状態になっているのかが見えづらくなってしまっている」という声も多く聞こえます。

私が個人的に日報の良いなと思っているポイントがまさにここで、「日々、誰がどんな仕事をしていて、どんな壁に立ち向かっているのかが分かる」「業務量含めてどんな状態で、どんなことを感じているのかが分かる」ことでお互いの理解が深まると感じています。

おー、知らないところでこんな取り組みが始まっているのか〜！
◯◯さん、最近は◯◯にハマってるな〜！
◯◯さんの見解は勉強になるな〜！
◯◯さん、今月調子良いな、自分も頑張るぞ〜！

といった具合に、仕事面・プライベート面問わず、みんなの「今」を知ることができます。

さらに、「日報へのコメントやスタンプを通して気軽なコミュニケーションが生まれる」点もメリットだと思っています。

SNSのいいね！ではありませんが、日報でもスタンプが欲しくなってしまい、どんなネタであればスタンプが集まるか？を無意識に考えてしまっている自分がいます。

昨日の日報です。紙対応と神対応をかけてみましたが、残念ながら反応はありませんでした…（笑）

子どもネタはスタンプがつきやすく、ついつい子どもネタに走ってしまう自分がいます。（笑）

日報を全社員が毎日提出することで生まれるメリットとは

改めて、日報によるメリットを挙げてみたいと思います。

・社員の相互理解が進み、最低限の認識を揃えた上での会話がしやすくなる
・会社や事業の状況を日次でキャッチアップできる
・学びや気づきのきっかけをつくることができる
・モチベーションや体調の変化に気づきやすくなる
・普段業務で関わりのないor薄い方とのコミュニケーションが生まれる
・仕事以外のパーソナリティな一面が見える＝仲が深まる

入社して最初は毎日提出するのは大変だな〜と思いましたが、慣れると全然大変ということはなく、むしろ日報を提出することが1日の仕事の区切りとなっており、良いことも改善すべきこともきちんと振り返る習慣がつくれていると考えています。

ぜひ皆さんの会社でも全社員が毎日提出する日報を始めてみてはいかがでしょうか？？

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！