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DXな日常~苦労と汗と涙の記録~

~都庁内でデジタルツール(Teams)、Excel-PowerQueryを
みんなでガンガン使ってみました!!~

 福祉保健局保健所連携支援担当チームは、昨年より東京都下約40ブロックの保健所・医療機関が入力するHERSYS情報・Press情報を受付て、日々東京都におけるコロナ陽性者の療養状況等のデータを一元管理しています。その管理業務は、休祭日も休みなく療養状況その他の患者情報を遅滞なく更新するというものです。
 昨年から負担も大きかったことに加え、今年4月には8割の人員異動がありました。その運用トランスファー等が必要な状況の中さらに増加するデータに対応するためGW期間を使って職員だけでExcelからAccessへのシステム切り替えが行われました。
 これは、限られたリソースの中で関係職員全員がDXに取り組み難局を乗り越えた苦労と汗と涙の記録です。

その1:会議は密を避けオンライン実施!

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  これまで対面でしていた委託業者や庁内の打合せをオンラインで行いました。打合せ中はTeamsで画面を共有することもでき、離れていても何の不便もなく実施できました。
 また、システム関係で操作に不安があったり不具合が生じた際にも、Teamsの画面共有で状況をお伝えしたり、操作の指示をいただくこともできたため、とても助かりました。

その2:Excel-PowerQueryのオンライン勉強会

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 最初は作っていただいたものを使うだけでしたが、オンライン勉強会のおかげで、簡単な内容であれば、担当職員でもPowerQueryを作成できるようになりました。初めてPowerQueryを使う職員ばかりでしたが、基礎的な内容から作成方法まで分かりやすく教えていただき、本当に感謝しています。日々の業務で頻繁に使用しているデータを使って教えていただけたので、勉強会の直後から各職員のアイディアで業務の効率化が図られ、とても役立っています。

その3:Teamsに動画保存 ⇒ 復習、会議不在者とスムーズに情報共有♪

 Teamsに打合せ内容やオンライン勉強会の動画を掲載することで、不在時のキャッチアップや勉強会の内容を思い出したいときに、簡単かつ正確に内容を共有し、復習することができました。議事録の作成や説明の手間も省け、何より分かりやすいと担当内で好評で、いいことづくめです。

デジタルツール(Teams)、Excel-PowerQueryを使った職員の声!

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Q:Excel-PowerQueryって使い心地はいかがですか。

 これまでひとつひとつ手作業で行っていた工程をPowerQueryで実行できるようになり、かなりの時間短縮につながりました。それに加えて、PowerQueryを使えば誰でも容易にデータの抽出・加工ができること、また手作業にありがちな入力ミスを回避できることは大きなメリットだと感じています。
 総じてとても便利で、慣れてしまうともうPowerQueryのなかった時代には戻れそうにありません。

Q:Teams利用で苦労した点はありますか。

 最初の設定に少し時間がかかったこと、人によって時折Teamsへの接続に時間がかかることくらいで、特に苦労した点はありませんでした。定例の打合せをTeamsで行っていましたが、対面での場合と比べても遜色なく、スムーズに意見交換ができたと感じています。録音機能も便利で、PowerQueryの勉強会の復習に大いに役立っています。

Q:最後にメッセージはありますか。

 Teams、PowerQueryともにこれまでほとんど使ったことがありませんでしたが、思っていた以上に使いやすく、すんなり受け入れることができました。まだまだ完全に使いこなすには時間がかかると思いますが、様々な場面で活用できるツールだと感じましたので、「とにかく使ってみる!」ことで、今後の業務改善につなげていければと思っています。

■記事
福祉保健局 感染症対策部 防疫・情報管理課 保健所連携支援担当
 鎌田 早織
 岡崎 隆太
デジタルサービス局 戦略部 デジタルシフト推進担当課長
 天神 正伸
 元谷 崇

今後もデジタルサービス推進部のホットな取組を発信していきます!
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東京都 デジタルサービス局 デジタルサービス推進部です。(旧 次世代通信推進課note) デジタルサービス推進課とネットワーク推進課から発信していきます。 #スマート東京#5G#スタートアップ#スマートシティ#オープンデータ#データ利活用#島しょ通信