テレワーク(リモートワーク・在宅勤務)で指示や報告を「正確に伝達」するための指針・テクニック
背景
新型コロナウイルス対策の一環としてはじめてリモートワークする方が増えてきているようです。
そういった方は『指示や報告がうまく伝わらない(ので仕事の効率が落ちた)』という課題やストレスに直面する方もいらっしゃるのではないかと思います。
リモートワークでは、対面・口頭でのやりとりとは違った作法・テクニックが求められます。筆者はかれこれ15年ほどリモートワークをしています。(その中には、日本ー中国との間での仕事も5年ほど)
その中で色々と試行錯誤した結果、「これが重要」「これは有益」と感じた考え方やテクニックを紹介しています。
微力ではありますが、国難を乗り越えるための一助になればという思いです。
まとめ
考え方編
1．うまく伝わらない場合は「発信側が悪い」と考える
2．美しい文章 でなく 伝わる文章を書く
後述するノウハウを実践すると、ぎこちない文章になりますが気にしないでください。それでOKです。
芸術や文学では読み手に解釈や想像の余地を残したほうがよいのですが、その技法や文体は「伝わる文章」にとっては最悪です。
3．1日の10%をコミュニケーションにあてる
テクニック編
1．一メール(チケット)一内容
2．結論を先に書く
3．目次・見出し・段落の活用
4．ざっくり → 詳細 という構成で書くことを常に意識する
5．画像(スクリーンショット)を多用
6．読み手をびっくりさせない（説明なしで謎の用語・略語を使わない）
7．クローズド・クエスチョンを使う
8．一文を短くする
以下に留意すると自然と短くなります。
・接続詞を使わない
・箇条書き多用
・注釈を使って付属情報や補足説明を本文から分離
9．主語を省略しない。指示代名詞(例.あれ、それ)を使わない
10．定型文は入力辞書に登録して利用
詳細
すいません、他作業が入りました。
推薦図書
私がビジネス文書を記載する時に指針にしている書籍です。2000年頃の書籍で今見たら中古で5000円とかになってました。これ以外は読んでませんが、この著者(倉島 保美(Amazon著者ページへのリンク))さんの執筆した本ならたぶん間違いないと思います。
■書く技術・伝える技術 (スーパー・ラーニング)
https://www.amazon.co.jp/gp/product/4860636732
例題（悪い書き方、良い書き方）とその理由という形式で要点が簡潔にまとめられています。
また技術以前の心構えについても納得のいく主張でした。
以下のような主張や話も非常に興味深いものでした。
・日本では、コミュニケーションがうまく成り立たない場合は、受け手側に責任があると判断する傾向が強い。
・日本では、以心伝心や行間を読むという特殊なスキルが発達していてかつ期待される（のでライティングが重視されてない）
・欧米にはライティングの学位があるが日本にはない
海外勤務や、国内でも外国人と仕事したことがある人はこのあたりよくご存知だと思いますが、「国内で対面主体で日本人としか仕事したことがない」人には多くの学びがあると思います。
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