副業と本業を両立！アイゼンハワーマトリックスで実現する時間管理術
はじめに
こんにちは！日々楽するために業務効率改善の勉強と実践しているSiLoです。
毎日忙しい中で、副業を始めたいと思っているけど、どうやって時間を作ればいいのかわからないと感じていませんか？
私自身も本業も副業も優先順位がわからなくて、手当たり次第業務に取り掛かっていたのを覚えています。そして、重要なタスクを見逃して信頼を失ったり、残業したりしていました。思い出すだけで辛いです。一回横になります。
本業、家庭、副業のバランスを取るのは難しいですよね。
そんなあなたにぴったりの方法が「アイゼンハワーマトリックス」です。このツールを使えば、優先順位を明確にし、効率的に時間を管理することができます。
この記事では、アイゼンハワーマトリックスの具体的な使い方をわかりやすくご紹介します。
アイゼンハワーマトリックスとは？
アイゼンハワーマトリックスは、タスクを「緊急度」と「重要度」に基づいて4つの象限に分類するシンプルなツールです。これにより、どのタスクに優先的に取り組むべきかが明確になります。
緊急かつ重要なタスク（Do）：すぐに対処しなければならないタスク
重要だが緊急でないタスク（Plan）：計画的に進めるべきタスク
緊急だが重要でないタスク（Delegate）：他の人に任せることができるタスク
緊急でも重要でもないタスク（Eliminate）：削除または最小化するべきタスク
忙しい毎日を見直してみよう
まずは、あなたの一日を見直し、どのタスクがどの象限に分類されるかを見てみましょう。これにより、どのタスクに時間を割くべきかが見えてきます。日々の業務を効率化し、副業に充てる時間を確保するために、このプロセスは非常に重要です。
緊急かつ重要なタスク（Do）
緊急かつ重要なタスクは、すぐに対応しなければならない最優先事項です。これらのタスクは避けて通れないものであり、無視すると大きな問題を引き起こす可能性があります。
子供の病気への対応：子供が急に体調を崩した場合、すぐに病院に連れて行く必要があります。家庭の健康は最優先です。
締め切り間近のクライアントプロジェクト：ビジネスにおいて信頼を維持するために、納期を守ることは非常に重要です。このようなプロジェクトには迅速に取り組む必要があります。
重要だが緊急でないタスク（Plan）
これらのタスクは長期的な成功に向けて計画的に取り組むべきものです。緊急性は低いものの、重要度は高いタスクです。
フリーランスのウェブ開発の計画：副業のための新しいビジネスアイデアを考える時間を確保することで、将来的な収入源を増やすことができます。
プログラミング講座のコンテンツ作成：オンラインでプログラミングを教えるための教材やコンテンツを作成することは、長期的に収益を生む可能性があります。これらのタスクは計画的に進めていくことが重要です。
緊急だが重要でないタスク（Delegate）
これらのタスクはすぐに対応する必要があるものの、自分で行わなくても良いタスクです。他の人に任せることで、時間を有効に使うことができます。
日常のメールチェック：メールの確認は必要ですが、すべてのメールに自分で対応する必要はありません。アシスタントに任せたり、重要なメールだけを自分で確認するようにすると良いでしょう。
定例ミーティングの準備：定例ミーティングの資料準備や設定など、他のメンバーに委任することで、自分の時間を節約できます。
緊急でも重要でもないタスク（Eliminate）
これらのタスクは、時間を浪費するだけで、特に重要ではありません。可能な限り削減または排除するべきです。
ソーシャルメディアの無駄な閲覧：SNSのチェックは時間を無駄にすることが多いです。特に目的もなく閲覧する時間を減らし、有意義な活動に充てましょう。
不要な雑務：日常の中で重要性の低い雑務は可能な限り省くようにしましょう。例えば、頻繁なデスクの片付けなどは週に一度にまとめるなどして、効率化を図ります。
これらの分類を通じて、自分の時間をどのように使うべきかが明確になります。優先順位を付けることで、最も重要なタスクに集中し、効率的に日々を過ごすことができます。また、定期的にこのプロセスを見直し、タスクの優先順位を再評価することも重要です。これにより、常に最適な時間管理を維持することができます。
副業のための時間を作る工夫
副業のための時間を確保するためには、重要だが緊急でないタスクに焦点を当て、計画的に時間を割くことが大切です。以下の方法を試してみてください。
朝の時間を有効活用
家族が起きる前の早朝に、副業のための時間を確保してみましょう。静かな環境で集中できるため、効率よく作業が進みます。例えば、毎日30分でも早く起きることで、1週間で約3.5時間の作業時間を確保できます。また、早朝は脳がリフレッシュされているため、クリエイティブな作業や問題解決に最適です。早朝のルーティンを作り、例えばストレッチや軽い運動で体を目覚めさせてから、すぐに作業に取りかかると良いでしょう。
タスクの委任
緊急だが重要でないタスクを同僚やパートナーに任せることで、自分の時間を有効に使えます。例えば、定例ミーティングの準備を他のメンバーに任せるなど、小さなタスクから委任を始めてみてください。委任は一度に全てのタスクを任せるのではなく、段階的に進めることがポイントです。まずは信頼できる同僚に簡単なタスクを任せ、その結果を評価してから次のステップに進むと良いでしょう。委任により、あなたはより重要なタスクや戦略的な計画に集中できます。
時間ブロックの活用
重要なタスクに集中するための専用時間をカレンダーに設定しましょう。例えば、毎日1時間を副業の時間として確保し、その間は他のことに手を付けないようにします。
時間ブロックの設定には、デジタルツールやアプリを活用するのもおすすめです。GoogleカレンダーやTrelloなどを使えば、視覚的にスケジュールを管理でき、リマインダー機能で時間を忘れずに済みます。
また、時間ブロック中は集中力を維持するために、スマホの通知をオフにし、作業に必要なツールや資料を事前に準備しておくと良いでしょう。
時間ブロックを設定することで、予定された時間内に効率的に作業を終える習慣が身につきます。
アイゼンハワーマトリックスを実際に使ってみよう
ここでは、アイゼンハワーマトリックスを実際に使ってみる方法をステップごとに説明します。これにより、あなたの日常業務や副業、家庭のタスクを効率的に管理できるようになります。
ステップ1：タスクをリストアップする
まずは、すべてのタスクを紙やデジタルツールに書き出しましょう。大きなタスクも小さなタスクもすべてリストアップすることが重要です。このリストには、仕事に関するタスクだけでなく、家庭の用事や個人的なプロジェクトも含めます。例えば、「クライアントへのメール返信」、「子供の送り迎え」、「次回のブログ記事のアイデア出し」など、具体的かつ細かく書き出します。タスクをリストアップすることで、頭の中を整理し、全体像を把握することができます。
ステップ2：タスクを分類する
次に、各タスクを4つの象限に振り分けます。この作業を通じて、どのタスクに優先的に取り組むべきかが明確になります。アイゼンハワーマトリックスの各象限は次の通りです：
緊急かつ重要なタスク（Do）：例えば、今週末までに提出しなければならないプロジェクトや、子供の急な病気に対処することなど。
重要だが緊急でないタスク（Plan）：例えば、新しいスキルの習得や、副業のビジネスプラン作成など、長期的に重要なタスク。
緊急だが重要でないタスク（Delegate）：例えば、日常のメールチェックや、簡単な事務作業など。他の人に任せられるタスクをここに分類します。
緊急でも重要でもないタスク（Eliminate）：例えば、SNSの閲覧や、無駄な会議など、削除または最小限にすべきタスク。
この分類作業を通じて、あなたが今何に最も集中すべきかが明確になります。
ステップ3：行動計画を立てる
各象限に基づいて、実行するタスク、計画するタスク、委任するタスク、削除するタスクを決定します。この計画に沿って日々の行動を見直していきましょう。以下は具体的な行動計画の例です：
緊急かつ重要なタスク（Do）：
今日中にクライアントへメール返信
子供の病院への対応
重要だが緊急でないタスク（Plan）：
毎週土曜日の午前中に副業のビジネスプラン作成
週に1回、オンラインコースで新しいスキルを学ぶ
緊急だが重要でないタスク（Delegate）：
日常のメールチェックをアシスタントに依頼
定例ミーティングの議事録作成を同僚に任せる
緊急でも重要でもないタスク（Eliminate）：
SNSの閲覧時間を制限する
不要なニュースのチェックをやめる
このように、タスクを具体的に分類し、行動計画を立てることで、効率的に時間を管理することができます。また、定期的にマトリックスを見直し、新たなタスクを追加したり、既存のタスクの優先順位を再評価することも重要です。
まとめ
この記事では、アイゼンハワーマトリックスを使って副業と本業を両立するための時間管理術をご紹介しました。忙しい日常の中でも、このツールを使えば、効率的なタスク管理が可能になり、ストレスを減らしながら副業を成功させることができます。
次のステップとして、実際にアイゼンハワーマトリックスを試してみてください！
自分のライフスタイルに合った最適な方法を見つけ、継続的に見直しと調整を行うことで、さらに効果的な時間管理が実現できるでしょう。
また時間管理術に興味がある人は以下の動画と書籍もおすすめです。
ぜひ見てみてください。
さいごに
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最後まで読んでいただきありがとうございました！
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