議事録もタスク管理も一元化！notion導入で仕事が劇的に変わった
最近notionというメモやタスク管理などを行えるサービスが注目されています。
なにを隠そう。私自身も4月から仕事もプライベートでもnotionを使い始めた一人。
仕事においてタスク管理やメモをとる際にnotionに切り替えたところ、仕事のストレスがなくなり業務の効率化が進みました。
この記事ではnotionを使ってみた感想についてお伝えをします。
notion導入に至った当時の悩み
簡単に私の仕事をお伝えします。
私の仕事は、中途採用領域をメインに選考フローのコンサルティングをおこなうことです。
日々の顧客とのやり取りはもちろんですが、社内でも今後の拡大に向けたプロジェクトをに携わっていました。
シンプルにいうと、クライアントとの商談や社内のMTGをたくさん行なっているのです。
クライアントとのやり取りや社内のMTGの議事録、派生するタスクを手帳やカレンダーアプリ、onenoteで管理していたのですが、案件やプロジェクトが増えていく中で2つの悩みが出てきました。
◎過去の議事録がすぐに出てこない
議事録管理はonenoteを使用していました。
onenoteは自由度はとても高いのですが、検索性が悪く
「前にこの話した気がするけどどこに記録したっけ？」
「あれ？●月●日の議事録どこやったっけ？（別のセクションに入っていた）」
なんてことがあり困っていました。
「もっときちんと整理すれば良いじゃん」というのはもっともなのですが、「うまくカテゴライズできて検索したらすぐに出てこれればなぁ」と思っていました。
◎タスク管理がしづらい
クライアントや社内のプロジェクトごとにタスクが発生します。
その都度、締切があるものはカレンダーに登録。特に締め切りがないものはonenoteにタスク管理ページを使ってそこで管理をしていました。
これまでは問題がなかったのですが、関わる案件が増える中で管理のしづらさを感じるようになりました。
タスクの数が多くなり「あれ？この案件なんのタスクをやらないといけないんだっけ？」とイチイチ考えなければならなくなったのです。
案件の議事録を見れば必要なタスクがわかったり、タスクだけではなく締め切りまで合わせて記録に残し「今日はこれやらないといけない！」と可視化できる状態を作りたいと思っていました。
notionを使ったことによって解決できたこと
◎議事録が見つけやすい
notionはデータベースを作ることができるという最大の特徴があります。
そのため、携わった案件やプロジェクトにカテゴリーをつけてデータベースに格納をすれば、振り返りたい時にすぐに情報を探せるようになりました。
◎やるべきタスクが明確にわかる
タスクを管理する上でも、「締切がわかる」「なんのプロジェクトのタスクかがわかる」「派生するタスクも記載できてやるべきことに集中できる」というメリットがありました。
なので、notionに登録をしてしまえばあとはnotionを見るだけで、「今日はこれをやらないといけない」ということが明確になります。
カレンダーに登録をするよりもチェックして処理しやすいうえに手間も少なくなりました。
これからnotionを使う人への注意点
私の悩みを解決してくれたnotionですが、使ってみた上で、「これから使い始める人はここが大変だろうな」と感じる点もいくつかありました。
最後に注意点についてお伝えします。
◎DBを使いこなすまでが大変
notionの最大の魅力はデータベース化にあると言っても過言ではありません。
ただ記録をするのではなく、タグをつけるなどで情報の管理や検索性を上げてくれるのです。
そのため、データベースが使いこなせなくてはnotionの魅力は半減します。
まずはデータベースの使い方をマスターする必要があります。
◎使い方を勉強する必要あり
notionは先ほど紹介をしたデータベースをはじめ、使い方が存在します。
文字サイズを大きくしたり、リンクを貼ったりチェックボックスを作ったり、画面をに分割するのにも簡単なコードのようなものが必要になります。
その点、選択したところに好きに記載ができるonenoteの方が直感的に操作がしやすかったと言えます。
なので、きちんと使いこなしたいと思うのであれば使い方を勉強し試行錯誤を重ねる必要があります。
◎完璧は求めない
いろんなことができるnotionは「もっと使いやすくしよう」と思ってしまいがちです。
より便利な状態を作ろうとするのは良いのですが、理想を追い求めすぎると挫折するので要注意です。
「オリジナルのテンプレートを作ろう」
「もっといいものにしよう」
と思ってばかりいるとキリがないからです。
テンプレートを使ったり、youtubeで紹介されている方法を学びつつ、「今はこれで十分」と割り切ってしまうことが続けるコツです。
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