リモートワークの秘訣は雑談かもしれない

こんにちは、シフカです。
デルタ株が猛威を奮っていて、不安な日常を送っている人も多いと思います。お互い出来ることをしつつ頑張ってこの状況を乗り越えましょう！

今回は、昨年の春から社内の全員がリモートワークになるという初めての試みをしたシフカが、リモートワークを継続させるためにどのようなことを工夫してきたのかをまとめたいと思います。何かのお役に立てれば幸いです。

コミュニケーションツールの選定

仕事をするならスムーズに連絡が取れないことには話がはじまりません。まずはコミュニケーションツールの選定をしました。今までのシフカでは、全員がオフィスに出社していたので、基本的には口頭、もしくはメールを備忘録的に使用して社内のコミュニケーションを取っていました。リモートワークをするにあたり、この「口頭」を置き換えなくてはいけません。幸いリモートワーク前から、メールをSlackに移行しようという計画が進んでいたため、それを主流にすることでスムーズに話は進みました。

ただ、ここで問題が発生します。文字で全てを説明することが想像よりも大変だったのです。全ての前提を丁寧に書き、読み違いがないよう注釈や補足を加え、読み解きにくい文章になっていないか精査したり。慣れていないせいもあって、どこまで丁寧に書けば良いのかの判断もしづらく、文字中心のコミュニケーションに疲れてしまいました。コストが高すぎるせいで、複雑なやりとりを億劫に思うようになってさえしまいました。

そこで、次に導入したのがzoomです。Slackの通話機能や他のサービスも試しましたが、最終的にzoomに落ち着きました。細かいニュアンスやレスポンスの速さも話した方が速いため大変助かっています。Slackでやり取りをして長くなりそうだな、これは複雑な話になりそうだなと思ったらzoomに切り替えるなど柔軟に使い分けています。

何しているのか把握できない問題の発生

生活リズムの変化などバタバタしていたリモートワークですが、少しづつ慣れてきた頃に新しい問題が発生します。オフィスでは当たり前すぎて分からなかった、なくして初めて気がついたことが浮き彫りになってきました。

オフィスいれば、そこにその人がいます。当たり前ですね。今話しかけて良いのかな？なんか行き詰まったりしていないかな？どのくらい仕事抱えているんだっけ？元気？生きてる？など、空気感などで自然に共有できていた情報は、リモートワークでは意識的に伝える努力をしないと伝わらないのだと痛感しました。こう書くとすごく普通な話ですが...

そこでリモートワークでお互いの存在を感じるにはどうしたらいいか、オフィスにいたときに出来たことをどのように補完するか様々な施策を試しました。(リモートワークに最適化した組織構造をいきなり構築することは無理なので、はじめはオフィスの補完を基準に物事を進めていました)

社内MTGは、できる限りビデオをONにして顔が見えるようにしたり、Slackのステータスアイコンをカスタムして今の状態を表したり。毎週末の夕方にチームMTGをすることで、手持ちの作業の確認や引っ掛かりポイントを共有して解決したり。できる限り薄くなりがちなコミュニケーションを濃くできるよう努力をしました。

中には、常にビデオを付けっぱなしにしてお互いの部屋が常時見える状態にするなど、かなり力技な案も試しました。(これは非難轟々で、すぐに取りやめになりましたが)

なくしたものは本当にそれだけか？

業務のやりとりの補完を進めながら、ふと疑問に思うことがありました。オフィスワークからリモートワークに移行するときになくしたものは、それだけなのだろうか？もちろん、先ほど書いたことも重要だと思いますが、もっと根本的なことを見落としているように感じていたのです。

連絡手段はあるし、完璧ではないが各自の状態も把握できる、あとは何が？と考えていると重要なことに気が付きました。必要な事しかないのです。雑談のような一見無駄なことが削ぎ落とされてしまっていました。空気感などを努力しないと共有できないように、自然に生まれていた雑談も工夫をしないと保てないことを見落としていました。

何気なくしていた雑談も仕事には大切なのではないかとの思いが強まります。過去には話していた雑談の一部が新しいアイデアを考える取っ掛かりになったこともありました。さらに言えば、今のシフカのシフカらしさを作っているものも普段のスタッフ同士の何気ないやりとりの積み重ねのように思えてきたのです。

雑談が大切そうだと思い立ったはいいのですが、問題はどうするかです。たまたま給湯室で、たまたま立ち話で、みたいな、たまたまがない状況でどうするか。作るしかありません。

シフカでは、雑談をするためだけの時間として週に2回業務終了の15分前にランダムに3人1組になって雑談をする時間を設けることにしました。話のきっかけに困ったときようのテーマを募ったりしながら進めています。

今まででは、席の位置や仕事内容などからあまり話せない人とも話すことができるということで、スタッフからの反応も上々で、これはリモートワーク前よりもコミュニケーションという点では良くなったことだと思います。

これからもアップデートを続けていきます！

今回は、シフカがリモートワークで工夫してきたことと、一見無駄なように思われている雑談が重要というお話をしました。もし、リモートワークで雑談が失われてしまったと感じたら、誰かと話せる仕組みの導入を試してみてください。きっと何かが変わると思います。

これからも私たちシフカはみんなで考え少しずつでも良くなる方法を試しながら、より良い環境を目指して進んでいきたいと思います。いい方法が見つかったらnoteで共有したいと思います。読んでくれた人の何かの足しになれば幸いです。

ではまた。次回の記事でお会いしましょう。