仕事を効率化させたい話＆新社会人の方へ
仕事漬けの年度末が終わり、気づけば2024年も4月に。
4月ということで、少しは新社会人の方の参考になるように、仕事のことでも書きたいと思います。
※思いのほか長文になってしまったので、太字の部分だけでも読んでもらえたら幸いです。
私の仕事について
現在、私は田舎の小さい土木設計会社に勤めています。
学業とも前職とも何の関係もなく、ただ「図面を描きたい」という安易な理由で転職しました。
転職から早3年目。
ある程度仕事の流れは覚えたものの、まだまだ力不足が否めないです。
設計という仕事の流れをざっくり説明すると、発注者と打合せをして、どこに何を造るのか検討・提案して、工事のための図面作成や材料の数量計算をして、それらを報告書として発注者に提出する、といった感じです。
基本的には1日中デスクワーク。
正直、転職前にこの職種についてあまり詳しく調べなかったので、想像よりやることが多くて、結構大変に感じています。
半年ほど上司の手伝いをした後は、早くも1業務を任されました。
私が未経験採用であることをお忘れか？
上司は基本在宅勤務なため、あまり仕事について質問できず、また、プレッシャーを感じやすく、一人で抱えてしまいがちな性格なので、鬱に片足を突っ込んでいたような時期もありましたが、今ではなんとか立て直しました。
なんとか、1年間で5業務を終えましたが、我ながらよくやったと、この文章を書きながら感じています。
あまり長く自分語りをしても読者の方は面白くないと思うので、私の仕事のことについてはこの辺で切り上げます。
仕事を効率化させたい
最近思うのは、仕事を効率的にこなしたいということ。
仕事の多くには「締め切り」というものがあると思います。
私の仕事にもあります。
この締め切りに間に合うようにするためには、スケジュール管理が一番重要です。
締め切りから逆算して、いつまでに何をやれば良いのかを決めておくことで、後になって「時間がない」なんていう事態を防げます。
といっても、自分がどの仕事にどのくらいの時間がかかるかなんて、ある程度経験を積まないと分からないんですけどね。
仕事というのは自分が思っているように淡々とは行きません。
急に想定外の予定が入ったり、他の人の仕事を手伝わないといけなくなったり。
そうなってくると、スケジュール通りに仕事が進んでいないのに、締め切りは刻々と迫って来てしまいます。
だから、仕事を効率化して、できるだけ少ない時間でも成果を出せるようにする必要があると考えています。
私のような個人作業が主体の職種は、人にお願いできることも限られているので、個人の能力が求められてしまいます。
まだまだ知識不足・経験不足ゆえに調べることも多く、報告書の見た目も気にしつつ、打合せの修正内容を反映したりと、結構手間がかかります。
結果、残業せざるを得なくなり、自分の自由な時間が減ってしまっています。
残業をしても何も偉くありません。
残業をしないで定時内で仕事をこなす人が一番優秀です。
職種・業種によっては残業を全くしないことは難しいかもしれませんが、新社会人の方にはこのことを覚えて帰ってほしいです。
参考までに、私が使っているスケジュール管理ツールをご紹介しておきます。
(基本料は無料です。)
仕事内容によっても欲しい機能は変わってくると思うので、自分が使いやすいツールを探してみてください。
効率化していること
私の仕事は手間がかかる仕事ですが、その中でも省力化・効率化できるところは積極的に取り組んでいこうと思っています。
参考までに、他の仕事でも実践できそうな、自分が省力化・効率化していることをご紹介したいと思います。
とは言っても、結構ありきたりだと思うので、目新しさはないかもしれません。
報告書はテンプレート化
報告書は「Word」で作成しています。Wordのホームタブの中に「スタイル」という機能があります。
これは、文字の色や下線、表のレイアウト等をテンプレートとして保存しておき、ワンクリックで呼び出せる時短機能です。
毎回手作業で文字のレイアウトを変えたり考える必要がないため時短になりますし、書式に統一感を持たせられるので、見た目も整った報告書が作れます。
特に「見出し」は便利で、番号も自動で振ってくれるので、更新し忘れなければ間違うことはありません。
目次も、この見出しを使って勝手に作ってくれます。
偉そうに書いていますが、上司が作ってくれたものをアレンジして使っているんですけどね。
今ならネットで調べればだいたい出てくるので、上司に教えてもらえなくても、暇な時間にネットでソフトの使い方を調べてみるのもオススメします。
Excelは関数を使う
Excelを使ってて関数を使わない人はいないとは思いますが、人によっては合計とか平均とか、手作業でリンクとか、そういう超初歩的なものしか使わない人もいます。
特に高齢の人はこの手の知識がないので、あまり教えてくれないかもしれません。(経験談)
Wordに続き、Excelもネットで調べれば大概の関数について分かります。
最近だと、「ChatGPT」を使えばよりピンポイントな関数も調べられて便利です。
最初は「If関数」を覚えるだけでも作業効率はグンとアップする気がするので、まずはそこから使ってみましょう。
私もまだ知らないことが多いですが、少しずつ積み重ねて時短に繋げられるようにしています。
最近覚えたのは、「計算式とその計算結果を並べて表示する」というものです。
通常であれば、計算結果を表示させるセルにも計算式を入力しますが、この方法なら計算式を変更するのに連動して、計算結果を表示してくれます。
計算式とその結果が表示されるように書類を作る必要があるので、この方法は時短且つミス防止にも繋がってくれます。
ただ、この機能はマクロを使用することになってしまうので、ちょっとどうかなとも思っています。
メールは署名機能を使う
これも使っている人がほとんどかと思いますが、メールの署名機能を使って、自分の会社名や部署、名前、電話番号等をすぐ表示できるようにしています。
これは入社1日目には作ってしまいたいですね。
また、日報等の社内の定期的な連絡の時でも、署名に文章を書いてしまえば、ワンクリックでメールの文章も書けます。
こういう雑務は1分でも時間を削るに限るので、積極的に便利な機能を使っていきたいです。
PDFはしおりを使う
私の場合、基準書やら参考資料やらでPDFの資料を見ることが多いので、よく使うページには「しおり」を付けておき、すぐにそのページを開けるようにしています。
やっていることは本のしおりと同じですね。
あとは色を付けて分かりやすくしておくとか。
最初は面倒かもしれませんが、後々楽になってくるので、しおりを付ける癖を付けたいものです。
ネットはブックマークを使う
ネットで調べものをすることも多々あります。
あとは計算ツールのような便利サイトとかを使うことも。
何度も使うようなサイトは「ブックマーク」に登録しておくことで、すぐにそのサイトを開くことができます。
同じ検索の仕方でも、目当てのページが出てこないこともしばしばあるので、確実性を高めるためにも有効です。
これから効率化させたいこと
ショートカットキーを覚える
社会人になってからパソコンを使う頻度が格段に増えましたが、未だにショートカットキーは使いこなせていない印象です。
初歩的なコピペ程度しか使っていないかもしれません。
各ソフトでもショートカットキーはあるので、できるだけ使う癖を付けて、1秒でも時間を削られるようにしたいものです。
タッチタイピングをマスターする
未だに完璧になれないタッチタイピング。
仕事前に寿司打なんかを使って練習するようになってからは、多少はマシになりました。
ですが、まだミスが多く、消去する時間がかかってしまっています。
練習あるのみなので、これからも地道に手に馴染ませていきたいです。
簡単な作業は他の人に頼めるようにする
私の職場では、忙しい人とそうでない人の差が結構あると感じています。
忙しくない人も「手伝いましょうか？」と言ってくれるものの、その人達は経験もないため教える手間がかかってしまいます。
また、私自身もまだ仕事は勉強中で試行錯誤しながら進めているので、正確に「こうしてください」と言えない状況です。
なので、暇な時間を見つけては、Wordなんかに作業の進め方を整理しておき、これを見ればだいたいはできるというマニュアル的なものを作るようにしています。
こういうのがあるのとないのとじゃ、天と地程の差があると思っているので、誰に頼まれた訳でもないですが会社のためにも作るようにしました。
また、自分の復習にもなるのでちょうどいいかと思います。
こういう資料を作っておき、簡単な作業は別の人に任せられるようにして、自分がやるべき仕事に集中できるようにしたいです。
新社会人の方へ、他人を頼ることは決して悪いことではありません。
逆に他人に頼られたら協力する。
仕事ではこういった支え合いが大切だと思いますし、良好な人間関係にも繋がるかと思います。
(丸投げや無責任な押し付けはNGですが。)
新社会人の方へ
せっかくなので、新社会人の方へ最後に1つお伝えしたいと思います。
私は現在20代後半ですが、やはりミスは付きものです。
もちろんミスが発生しないように仕事に取り組むことは重要ですが、どれだけ注意しても何かしらのミスはあると思っているほうが良いかと思います。
ですが、若手(20代)のうちは多少のミスは多目に見てもらえる場合が多いと思います。
実際、私も若いから、経験不足だからという理由で多目に見てもらえた経験があります。
最初から完璧にできる人はいませんし、ミスすることで次は気を付けようという意識が芽生えます。
なので、できるだけ若いうちに失敗を恐れず仕事に取り組むことが、仕事を覚える・成長するポイントになると思っています。
もちろん、ミスの程度や職場環境によって一概には言えないかもしれませんが、自分で自分を追い詰めるようなことはしないようにしましょう。
自分の心身の健康が一番大切です。
仕事なんて、言ってしまえば自分が生きていくためのお金を貰う手段の一つでしかないのですから。
そこにやりがいや達成感を感じられるなら、なお良いと思いますが。
自己啓発的な話はネット上にいくらでも転がっているので、少しでも悩みがあるようであればそういうものを調べたり、誰かに相談する等して、仕事に取り組んでみてください。
皆さんのこれからの新生活が楽しく豊かなものになるように応援しています。
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