【仕事関連】 Outlook でのGTD(Microsoft 365 以前編)
こんにちは、show_ando です。
本サイトでは「好きなことに思いっきり時間を使うために、一日の可処分時間(自分で自由に使うことができる時間)を最大化すること」を目的に記事を書いています。
「人生で予測可能なタスクの大半が管理できるなら、どんなことになるだろう?」と思って取り組んでいます。
今回は 職場の Windowsでの GTD の取り組み、とくにクラウド(Microsoft 365)になる前の取り組みを紹介します。
いずれ書こうと思っていましたが、この記事に触発されました。
GTD 視点で「職場の仕事」を再定義
まず、「職場の仕事」を GTD 上級(人生全体への適用)視点で再定義しました。
GTD 上級のやることなどは OmniFocus (Mac の GTD 専用ソフト)で整理し実行していました。
ここから「職場で GTD に取り組むには?」を考えました。
以下は GTD の書籍です。
「職場の仕事」とは、協働/分業作業のタスク
一人で全部のタスクをやり切る GTD 上級の取り組みから見れば、「職場の仕事」は協働/分業作業のタスクなのである面ではラクと思いました。
「誰がやるか」よりも、そのタスクの実行・完了が優先されるので、第三者に委譲しやすくしておくことも大切と考えました。
「職場の仕事」とは、GTD 上級の取り組み分野の「十八分の一」
GTD 上級に向けて、タスクなどを9つの分野(健康、仕事、経済、家庭、社会、人格、学習、娯楽、保守)で整理しています。
最初の8分野は、「マンダラチャート」を参考にしました。
「仕事」分野では、「職場の仕事」と「それ以外の仕事」に分けています。
ここから「職場の仕事」は、 GTD 上級の取り組み分野での「十八分の一」に位置づけています。
「職場の仕事」は、GTD 上級では、意外とシンプルなタスク群です。
「職場の仕事」での「GTD のワークフロー」考
「GTD のワークフロー」で「職場の仕事」を考え気づいたことがあります。
「職場の仕事」のタスクの「分類」
タスクの分類も限定的です(とくにクラウド以前はシンプルでした)。
「行動」の分類例はこんな感じです。
連絡
・会いに行く/会いに来る
・電話(かける/かかってくる)
・メール(受信/送信)
・打ち合わせ/会議
作成する文書/利用アプリ
・メール:Outlook
・ワープロ:Word
・表計算:Excel
・プレゼン:Power Point
・ブラウザ
会議
・開催前(日程/参加者の調整、会場予約、開催通知、会議資料)
・開催中(出席、司会進行)
・開催後(報告/議事録、次回の準備)
こんな具合に「行動」を分類すると、次に何をするかの迷いが減っていきました(職場で採用できる行動の選択肢を洗い出せた?)。
「職場の仕事」のタスクはシンプル
組織内での活動なので、ルールに基づいた定型的なタスクが大半です。
たまに、新規事業の立ち上げのような、初めて取り組むタスクや、雑用・トラブルの対応などもありましたが、すべて規定ルール上のタスクでした。
「職場の仕事」で、インボックスは必要?
「GTD のワークフロー」のインボックスは、最初に整理すれば、あとは不要でした。
どんなタスクが、どこに整理しているかがわかれば、そこから始めるようになったからです。
Outlook での シンプルな GTD
タスクの発生源
自分に新しいタスクが発生する場所もシンプルでした。
タスクの発生源
・対面での依頼
・メールでの依頼
・電話での依頼
メールでの依頼を中心に取り組み
メールでの依頼が多かったので、Outlook のメールとタスクを活用して、GTD に取り組みました。
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