【仕事関連】 Outlook でのGTD（Microsoft 365 以前編）

こんにちは、show_ando です。

本サイトでは「好きなことに思いっきり時間を使うために、一日の可処分時間（自分で自由に使うことができる時間）を最大化すること」を目的に記事を書いています。

「人生で予測可能なタスクの大半が管理できるなら、どんなことになるだろう？」と思って取り組んでいます。

紹介

今回は 職場の Windowsでの GTD の取り組み、とくにクラウド（Microsoft 365）になる前の取り組みを紹介します。

いずれ書こうと思っていましたが、この記事に触発されました。

GTD 視点で「職場の仕事」を再定義

まず、「職場の仕事」を GTD 上級（人生全体への適用）視点で再定義しました。

GTD 上級のやることなどは OmniFocus （Mac の GTD 専用ソフト）で整理し実行していました。
ここから「職場で GTD に取り組むには？」を考えました。

以下は GTD の書籍です。

ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

「職場の仕事」とは、協働／分業作業のタスク

一人で全部のタスクをやり切る GTD 上級の取り組みから見れば、「職場の仕事」は協働／分業作業のタスクなのである面ではラクと思いました。

「誰がやるか」よりも、そのタスクの実行・完了が優先されるので、第三者に委譲しやすくしておくことも大切と考えました。

「職場の仕事」とは、GTD 上級の取り組み分野の「十八分の一」

GTD 上級に向けて、タスクなどを9つの分野（健康、仕事、経済、家庭、社会、人格、学習、娯楽、保守）で整理しています。

最初の８分野は、「マンダラチャート」を参考にしました。

「仕事」分野では、「職場の仕事」と「それ以外の仕事」に分けています。
ここから「職場の仕事」は、 GTD 上級の取り組み分野での「十八分の一」に位置づけています。

「職場の仕事」は、GTD 上級では、意外とシンプルなタスク群です。

「職場の仕事」での「GTD のワークフロー」考

「GTD のワークフロー」で「職場の仕事」を考え気づいたことがあります。

「職場の仕事」のタスクの「分類」

タスクの分類も限定的です（とくにクラウド以前はシンプルでした）。

「行動」の分類例はこんな感じです。

連絡
・会いに行く／会いに来る
・電話（かける／かかってくる）
・メール（受信／送信）
・打ち合わせ／会議

作成する文書／利用アプリ
・メール：Outlook
・ワープロ：Word
・表計算：Excel
・プレゼン：Power Point
・ブラウザ

会議
・開催前（日程／参加者の調整、会場予約、開催通知、会議資料）
・開催中（出席、司会進行）
・開催後（報告／議事録、次回の準備）

こんな具合に「行動」を分類すると、次に何をするかの迷いが減っていきました（職場で採用できる行動の選択肢を洗い出せた？）。

「職場の仕事」のタスクはシンプル

組織内での活動なので、ルールに基づいた定型的なタスクが大半です。

たまに、新規事業の立ち上げのような、初めて取り組むタスクや、雑用・トラブルの対応などもありましたが、すべて規定ルール上のタスクでした。

「職場の仕事」で、インボックスは必要？

「GTD のワークフロー」のインボックスは、最初に整理すれば、あとは不要でした。

どんなタスクが、どこに整理しているかがわかれば、そこから始めるようになったからです。

Outlook での シンプルな GTD

タスクの発生源

自分に新しいタスクが発生する場所もシンプルでした。

タスクの発生源
・対面での依頼
・メールでの依頼
・電話での依頼

メールでの依頼を中心に取り組み

メールでの依頼が多かったので、Outlook のメールとタスクを活用して、GTD に取り組みました。