コスト0で出来る業務効率化 ～事例共有2　行動パターン編～

今回ご紹介するのは、スキルもコストもいらない、行動パターンを変えるだけで業務の進行効率を上げる方法をお伝えします。

私自身や上司部下様々な人を見てきて、効率の悪い人に共通する特徴を５つまとめました。日々の業務にすぐ取り入れられる実践的な内容なので、ぜひ試してみてください。

目次　

1. 進行状況の都度共有

2. やらなくていいことを明確化

3. 1時間考えても答えが出ない事は考えるのをやめる

4. 業務の目的と影響範囲を正確に把握する

5. 自身のスキルで何とかできない場合は協力を仰ぐ

1. 進行状況の都度共有

まず最初に、進行状況を都度共有することです。
業務が進行するたびに、関係者に最新の情報を共有することで、全員が同じページに立てるようになります。これにより、無駄な重複作業や情報の行き違いを防ぐことができます。

進行状況を共有することで、ブラッシュアップ回数が増えるとこでプロジェクトの進捗がスムーズに進みます。また、問題が発生した場合も、早期に発見し、迅速に対応することができます。チーム全体のコミュニケーションが向上し、業務効率が大幅にアップします。

一番やってはいけないことは完成するまで共有しないことです！

2. やらなくていいことを明確化

一度考えてみてください。
やるべき事って常にあふれていると感じませんか？

前提として選択とは何かを選ばい状態ですよ？
つまり選ばない物を明確化していない状態は、選択すら出来ていない状態に他ならないわけです。

だからやる事リストよりやらない、事リストを作成するのです！

とてもシンプルな行動ですが意外とやっていない人が多い印象です。

3. 1時間考えても答えが出ない事は考えるのをやめる

1時間考えても答えが出ないことについては、考えるのをやめましょう。
一定時間以上思考しても解決策が見つからない場合、それ以上の時間を費やすのは効率的ではありません。

理由は単純です自分の能力以上の内容だからです。

こういう時は一旦手を止め、他の業務に取り組むか、他の人に相談するなどして進めていきましょう。
問題に対して執着するのではなく、柔軟に対応することが重要です。他の視点からの意見やアドバイスを取り入れることで、新たな解決策が見つかることもあります。

ポイント：ここでポイントなのは『悩む』と『考える』は全く別物だという事です。
『悩む』の場合は即考えるのをやめて問題ありません。
理由は悩む状態は明確な目的や答えを持っていない状態だからです！
対策として目的や答えの明確化を先にやりましょう。

4. 業務の目的と影響範囲を正確に把握する

業務の目的と影響範囲を正確に把握することも大切です。
自分の作業がどのように他の部署や人に影響を与えるのかを理解することで、無駄な作業を減らし、効率的に進めることができます。

業務の目的を明確にすることで、何を優先すべきかがはっきりし、効果的な業務遂行が可能になります。また、関連する部署や人との連携がスムーズになり、業務全体の流れが円滑に進みます。

私が必ず確認する事
1. この業務の目的はなんですか？
2. この業務の関係部署と流れる順番は？
3. 社内にこの業務に類似する内容などはありませんか？

5. 自身のスキルで何とかできない場合は協力を仰ぐ

最後に、自身のスキルで解決できない場合は、躊躇せずに協力を仰ぐことです。
得意分野の異なる同僚や他部署の専門家に助けを求めることで、より早く問題を解決することができます。効率的な業務遂行には、チームの協力が欠かせません。

協力を仰ぐことで、自分一人では思いつかなかった解決策が見つかることもあります。また、チーム全体のスキルや知識を活用することで、より効果的に問題を解決し、業務効率を向上させることができます。

協力を仰ぐ事は昔私自身出来なかった事なので、苦手な人の気持ちがよくわかります！
そして意外と自覚がないことが多いです。

まずは自覚するだけでも違いますので、一度自問自答してみてください。

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まとめ

これらのシンプルな行動パターンを取り入れることで、あなたやチームの業務効率は確実に向上します。
コストをかけずにできるこれらの方法を、ぜひ今日から実践してみてください。

ありがとうございました。