会議の準備できてますか？(全文無料)

こんにちは。どこぞの総合コンサルで管理職をやっているアラフォーのおっさんです。コンサルをやめて事業会社に戻るので、コンサル時代に学んだことだったり、若手(アナリスト～新任マネくらいでしょうか)によく注意とか教育したことを棚卸がてら書いていきます。

半分は雑記みたいなものなので、文のつながりとか誤字脱字は許してください。また、文字数も少ないし全文公開にしてますが、なんとなくためになったなぁと思ったら、投げ銭頂けると嬉しいです。ビール代にでもします。

なお、具体的なことを書くと、過去のプロジェクトとかに踏み込んだことを書いちゃいそうなので、抽象的な内容になってます。いい言い方をすると、要点をまとめたといえばいいのかな。

今回は第一弾で、「会議の準備について」です。

よく言われることだとは思いますが、会議っていうのは準備段階で全部終わっているものです。議事録が先に書けちゃうってやつですね。

なんで会議してないのに議事録が書けるのか？って若手は思うらしいので、説明をしてみたいと思います。

枯れたテーマなので、同じような本だったり同じようなこと書いている人たくさんいる気もしている(笑)

会議のゴールは何ですか？

はい。もうね、これだけできれば基本はほぼ終わり。ただ、これをちゃんと設定できる人ってあんまりいない。この上段にある「会議の目的」みたいなものを整理できる人はたくさんいるんですけどね。

コンサルがみんな大好き3つで分類すると、ざっとこんな感じ。もっと細かくもできる気がするけど、そんな長文にもしたくないのでこんなもので。

1. 何を決めるのか？

2. 何を議論するのか？

3. 何を共有するのか？

決めると議論は、会議参加者＝承認者であれば合わせ技一本だったりします。

ちなみに、次の会議に向けた打ち合わせとかで、「次の会議では、Aを決めます。そのためにaの資料を準備して、事前にＸ主任と話をした後、Ｚ部長とＹ課長にも話を通しておきます。Z部長と話すときは同席お願いします。で、論点であるBついても議論します。そのためにbの資料をβの観点で準備します。あとはCの情報を共有するくらいですかね」みたいなことが出てくると、マジでできる人と思って放置プレイをします。

１．何かを決めるための準備

決めるというのか、合意するというのか、次のステップに進めるための承認行為ですね。

基本的に「何かが決まる」ってことは、事前に何かしらの議論がなされていて、それに対して宿題が出ていたり、課題やリスクがあったり、根回しが足りてなかったり(その話聞いてないおじさん/おばさんに話をする必要があるとか)ってのが普通かと思います。

なので、その宿題が終わっているとか、課題やリスクが解決or軽減できるとか、誰かの承認が必要であれば承認が終わっているって状態になっていれば、「決まる」わけです。

そのための活動が、何かを決めるための準備になります。特に根回しというか承認権限まで若手は気が回っていない印象で、結局何も決まらない(というか会議で決めることができない)ケースが散見されるかなぁと。

もちろん、宿題対応中とかに、別の対応が必要になったりしてくるわけですが、それは「2.何の議論をするのか？」に回されるわけですね。

２．何かを議論するための準備

論点はプロジェクトの中ですでに出ていると思うので、論点の出し方みたいなものはここでは書かないです。

ここでやらないといけないのは、「示唆や自分たちの主張を考える」「自分相手の懸念点を考える」「懸念点に対する対応を考える」「落としどころを考える」っていうのを脳みそバグるくらいにやることです。

ありがちなのは、自分たちの主張しか考えていないこと。「こんな示唆が考えられるので、こういうことやればいいと思います。」で止まったらさ、何の議論もできなくないかい？

「こういう示唆が考えられるから、こんなことができる。ただ現状はこういう状況なのでここまでが限界だと思う。だからまずはここまでやることにして、残りはこんな感じで進めるってことでいかがでしょう？」ってところまで出さないと建設的な議論になんないからね？

ここまで話ができないと、次のアクションも決まらないし。

逆に言うと、ここまでできていれば、議事録が先に書けるのです。

あるあるなのは、こっちの主張だけ言って、それっぽく議論になっても何も進まないやつ。なんかうまくいった気になって、あれどうなったんだっけ？って聞かれて手戻り発生みたいな。(経験者は語る)

３．何かを共有するための準備

これは特に書くことないんですが、その共有に会議の時間を使う必要がありますか？ってことをちゃんと考えてください。

メールじゃダメ？Slackじゃダメ？Teamsじゃダメ？会議の議事録への変身じゃダメ？

期の境目で組織体制変わるとか、予算的な話とかが出るなら会議の中でやらないといけないと思うけど、どうでもいいことに時間を使っちゃダメよ。

最後に

この3つができていれば、基本的には会議の前に議事録はだいたい終わっていると思います。

もちろん、会議中に仕切りとか、いかにこちらの主張を説明するかみたいな腕は問われるわけですが、そんなもんは現場で覚えてください。人によってやり方は変わるので、私のやり方を伝えてもあんまり参考にはならないです。(とよく言われます)

こういうことの積み重ねは、結構いろいろと応用がききますので、ちょっと片隅にでもおいて、ちゃんと会議の準備ができているかを考えてみるといいのではないでしょうか。