兼務情シスの資産管理について
こんにちは。#CSE北海道 #エゾジニア の Shoji です。
今回は、パソコンの資産管理について書いてみます。
パソコン関連の資産管理は、基本的には情シスのお仕事です。
ですが、経理部でも資産管理を行っています。
今回は、経理寄りの目線で書いていきたいと思います。
実務処理は、各企業の専門家にお任せするとして、バックオフィス同士の情報共有を大切にして協力していきましょうという話です。
私の日常業務については、こちらに。。
資産管理
・情シス的管理・・・ハードウェア数量、ソフトウェア数量、保守契約期間、バージョン管理等々
・経理的管理・・・ハードウェア数量・購入金額、ソフトウェア数量・購入金額、保守契約期間等々
結構重複しています。
少し細かく見ていきます。
情シスは、誰が何処でどんなハード・ソフトを使っているかを、管理しています。
経理では、会社で何台購入して、いくら支払をしたかを管理しています。
これは、1台あたりの単価で処理すべき内容が変わってくるからです。
「一括償却資産」や「少額減価償却資産」等に区別して処理されるのですが、詳しくは、ネットで。
経理の知りたいこと
で、経理として知りたいのは、1セットでいくら？という話です。
本体が10万円でも、ソフトウェアに４Ｋモニタ、高級キーボードにパームレスト、その他キッティング費用を合わせて30万円となれば、1台30万円のパソコンとして管理します。減価償却も必要です。
中小企業限定ですが、特例もあります。
パソコンは、付随費用がとても多い上に見積上では良く分からないアルファベットやカタカナが山ほど入ってますので、1台あたりの単価を出してもらえると、経理として効率の良い処理が出来るのでとても助かります。
私の場合は、キッティング費用に5年保証付きを前提として購入しているので、10万円以下に収まることは、ほぼ無いです。
これは、キッティングに時間かけるより、経理的資産管理の方が余裕を持った作業が出来るので、キッティングはお任せした方が効率的という判断です。
もちろん、単に面倒というのもあります。
話が飛びますが、、
そういえば、事務職のデスクトップパソコン信仰は何なの？という話を聞くことがありますが、理由は色々あると思います。
・飲み物こぼしても被害最小限
机の上の飲み物は内勤者にとって必須です。最近はタンブラーとか多いですが、古風な方々は、湯のみだったりコーヒーカップだったりなので、こぼしてもキーボードだけの被害で済むデスクトップは安心。
・キーボードだけ移動できるのは便利
領収書だったり現金だったり、まだまだアナログな紙作業が多い経理は画面と書類を見比べてチェックする事も多いので、キーボードが邪魔な時も、結構あります。
ノートだと、画面とくっついているので、移動が出来ないんです。
・テンキー
これが、一番の理由なのですが、経理はテンキー必須です。
外付けテンキーでも良いじゃないかと思われますが、大事です。
テンキー付き無刻印HHKBとか欲しいです。
文字入力と数字入力が同じ打ち心地は、精神安定にも繋がる大事なものです。
ちなみに、電卓のこだわりもあり、経理部はマイ電卓率１００％です。
会社支給の電卓もあるのですが、こちらの入力に電卓が追い付いてこないので、使い物になりません。CASIO最高。
廃棄
話を戻します。
経理部として困るのが、パソコンに限らずですが、いつの間にか無くなっている資産です。
固定資産として、管理されているものは必ず台帳で購入時期や数量・金額を管理しています。(役所にも同様の台帳を提出しています。)
なので、壊れたから廃棄やとりあえず部品取りに置いておこうという、という情報は経理にも共有されているのが平和です。
業務に使用しなくなった資産は、減少資産として減少資産台帳に記入し資産台帳より削除します。(削除フラグみたいなものです)同様に購入した場合も増加資産台帳に記入します。
請求書
月額サービスの利用が多くなると、毎月請求書が届きます。
保守サービスに加入すれば、年一で請求書が届きます。
請求内容が変わらなければ良いのですが、頻繁にサービス名が変わるのがITの世界。
office365が、いつの間にかMicrosoft365にという名前になって請求書が届きます。そもそも、365って何？って感じです。
Excelは通じますが、365では内容が分かりません。
事前に、経理さんへ説明しておきましょう。
まとめ
見積書の、ここからここまでの部品で、1台。のように分かりやすい目印があるだけで、経理処理効率が変わってきます。
分かりやすい内容に、整理してバックオフィス同士情報共有をする。
内容を熟知している情シスなら出来るはずです。
(ベンダーさんに頼んで、見積書と別に提案書という形で、作ってもらった事もあります。。)
業務効率化の為のPC導入で、経理処理の段階で負担が行ってしまうのでは、効率が落ちてしまいます。
バックオフィス同士、幸せになりたいですね。