Notion×Googleカレンダーで叶える、人生を進めるタスク管理術

スワン

2019年9月10日 12:01

更新情報
2020/05/20　フリープランのアップデート情報を追記
2020/06/19　YouTubeでNotion解説動画を公開（リンク）
2021/02/09　2022年度版のアップデートを公開（リンク）

どうも、スワンです( 'ω')

株式会社メルペイにてデザイナーをしつつ、勉強会でグラレコを描いたり、社外でもデザインや組織づくりのお手伝いをしています。

最近はTwitter中心に生息していて、日々の考えや告知はここでまとめているのでよかったらこちらもどうぞ👇

毎日、タスクに追われる私たちへ。

ポストイットに、ノートに、パソコンの管理ツール。「印刷所へ連絡」「新機能のUIをFIXさせる」「牛乳を買って帰る」と、私たちは想い想いのハードにせっせと目の前のタスクを書き込んでいきます。

「タスク管理」という言葉が浸透してもうずいぶんが経ち、あらゆる関連書籍やノウハウが公開されては実践し、私自身もそれに迷走してきました。

改めて本当に、仕事でも私生活でも「やること」に追われる生活というのは心苦しくて仕方ないと常々思います。「やりたいこと」ならまだしも、実際は蓋を開けてみると「やらねばならないこと」であることがほとんど。しかも追い討ちをかけるようにソレに期限が付いて回る。

それは会社の施策だったり、国の決まりだったり、お店の営業時間だったりと様々ですが結局、言いくるめるとどれも「他人の決めた優先順位」だったりします。もっと自分の時間が欲しい、と嘆きながら「人生を自由にする10の方法」なんてブログを読み漁る夜もあります。

でも私たちは、ことあるごとに「働きたくないでござる」と愚痴をこぼしながらもふと、脂の乗った仕事が生まれる度にドバドバと湧き出すアドレナリンを感じながら「最高だ」なんて簡単に矛盾をこぼしたりします。

結局のところ、仕事を続けてわかったことがあります。

日々のストレスは「仕事量」でも「忙しさ」でも「アホみたいなマルチタスク」でもなく、自分のやることを上手くコントロールできていないことだったのだと。

今日はあと、何すればいいんだっけ。

朝に、昼に、夜に。

何度も何度も「もう今日はすることないんだっけ」と、頭の中のTodoリストを思い起こすことは少なくないと思います。でも、それがどれだけストレスフルなのか。ようやく気が付いたのが数年前。

「思い出す」という労力から解放されるため、人は脳みその外にハードを持ち、タスクや思いついたことをとにかくメモして自分の能力を拡張してきました。わたしもいろんな本を読み、ブログを探し、管理方法を試しました。

でもいざ金曜の夜になって、やたら小ぎれいな（でも大して中身の変化のない）一覧に目を瞑りたくなるのは日常茶飯事。中には１ヶ月以上はがずことなく、文字は日に焼け、街の電柱に貼られた張り紙のように掠れていくポストイットもありました。

何より、そういう惨状を目の当たりにする度に「私は自己管理ができないなあ」なんて、ちょっと自尊心を抉られるような気持ちになるのが本当に嫌でした。

タスク管理における4つの掟

惨敗に惨敗を重ねた数年間。それを代償に、先日ようやく自分の中で「これだ」と思える１つのタスク管理方法に行き着きました。もちろんこれからアップデートは行うかもしれませんが、今までに比べての消化率・継続率・質の向上は明らかです。

重要なのは、以下の4つのポイントです。

1. 仕事もプライベートも全タスクを同等に扱う
2. Todoをグループで管理する
3. タスクは1週間単位で管理する
4. 毎朝、全ての作業時間を確保する

1つ1つ、理由を紹介していこうと思います。

1. 仕事もプライベートも全タスクを同等に扱う

まずタスクにはさまざなま種類があり、大まかには「仕事」か「プライベート」かに二分されると思います。でもタスク管理するなら、仕事だけに絞りたいという人も多いと思います。

プロジェクトの開発の話と、牛乳を買うと言った公私が混ざると「煩雑だ」と思うかもしれないし、手続きが進まない粗大ゴミのことは忘れて仕事に集中したいという日もあるかもしれません。

でも私は全てのタスクを「同等に」扱うことがとても重要だと思います。

理由はとてもシンプルで、仕事だろうとプライベートだろうとそのタスクをこなすのはわたし自身でしかなく、それをこなすのは1日24時間しかないからです。

世は超マルチタスク時代。

男性はシングルタスク、女性はマルチタスクが得意と一般的に言われます。が、そんなの知ったこっちゃーないわ！と言わざるおえないくらい世は超マルチタスクな時代です。

そんなわたしも本業のメルペイではデザイナーとして「C向け」と「B向け」のプロダクトを２つ掛け持ちしていて、それぞれの中に複数の施策プロジェクトが同時進行しています。それに加えて、加盟店向けのマーケティングチームとも密にやりとりをしています。

さらに副業で手伝っている会社が２社あり、他にもカンファレンス運営としてDesignshipにもブランド班のメンバーとして関わっています。

週末は晴れれば山に向かい、夏と冬が近づけばコミケの準備で白目を剥くほど大忙しになります。

もちろんこれらに加えて、日々の雑務は付いて回ります。家の掃除からスーパーの買い出し、食事、ペットの世話を加えたら自分でも少し興ざめするようなリストになると思います。

決して忙しさ自慢がしたいわけではありません。でも正直なところ、やりたいことを、それも先回しにしたくないことを順番に積み重ねていったらこうなってしまった・・・というのが、恥ずかしながら今のわたしの現状です。

でも、じゃあ本業以外のことは全て放り出したら幸せなのか？と言われれば。それは明確に「違う」ことだけは、随分前からわかっていました。

残念なことに、シングルタスクしかできなかったらいつまでたっても人生に大きな変化はありません。同時にいくつも抱えるなんて人がやるものじゃない！とマルチタスクを恨んだ時期もありましたが、同時にできることが増えるほど新しいことも、深堀りたいこともどんどん前に進めるというもの。

思い当たる節ががあるかもしれません。仕事のタスクしか管理していなかったら、やはり1週間が終わる頃に終わっているのは「仕事のことだけ」なのです。

別に仕事が悪、なんて言うつもりは毛頭ありません。でも無意識に目の前のことばかりを優先しすぎてしまうのはやはり一つの真実です。家のこと、趣味のこと、仕事でも将来の夢に向けたスキルアップや勉強などの取り組みは土日までお預け、となってしまえば、半年経とうが1年経とうが先に進む距離はあまりにも少ない。

結局は時間も場所も思考も、全ては地続き。

だかこそ全部ひっくるめて管理をすることで、ようやく私たちはやらねばならないことばかりを消化する「偏った日々」から抜け出せるのです。

2. Todoを親子で管理する

今までのわたしのタスク管理の大きな落ち度の1つは、タスクを1つ1つ独立して管理してしまっていたことでした。

ここでいう独立とは「親子がない状態のタスク」ということで、今は下記のように入れ子の構造になっているものを利用しています。

親にはタスクをして進行するアクションは含めません。親タスクはやりたいことの「ラベル」でしかなく、子タスクに「何をすればこの親タスクは終わったと言えるのか」といった要素を書き出します。

これはPMやデザイナー、エンジニアなどからすると馴染みの深い。JIRAなどの開発のチケットにおける「DONEの定義」に当たるのがこの子タスクの役割になります。

親がないタスクの何が問題か

親を意識せずに一列にタスクをこなそうと思うと、とっかかりやすい各タスクの頭だけバラバラと触れます。取り組むこと自体はいいのですが、結果的に各々の小さなタスクは終わっているものの「今日も忙しかったはずなのに、1つも案件が終わっていない・・・」と絶望した夕方を迎えます。

小さな見せかけの作業に気を取られ、全体的に全タスクが終わっていなのは脳みその専有面積を使い続けます。

これを親子関係で整理することで、率先して「親タスクを潰す」ことに意識が寄っていきます。作業中も今取り掛かっている「親」にフォーカスできるので、他からは一旦切り離してを思考をグッと深めることができます。

1日の終わりでは「各親の子タスクが1 つずつ終わっている」ことよりも「親タスクがいくつ潰れているか」に重きを置きます。

3. タスクは1週間単位で管理する

わたしは今まで、大まかに直近の1〜３日ぐらいの仕事をまとめて管理していました。その方法は様々で、当日に取り掛かるプロジェクト名をポストイットに張り出したり、優先度をつけて一覧を作ってA4用紙に張り出してみたりしました。

でも、IT業界というのはスピードが命です。週の中頃になって「どうしてもお願い」と緊急のクリエイティブ作業が降ってきたり、仕様の漏れが見つかったりして終わったはずのUIを再調整しなければいけなかったり、あの会議でサービス価値を見直さないと二進も三進もいかない、と必要な緊急性で予定が狂うことは珍しくありません。

よってタスク配分を変更することは常なのですが、これが複数のプロジェクトで同時多発的になってくると1日や3日では調整がやりれないという課題が徐々に見えてきました。

様々な理由で「はみ出ちゃった」というのは簡単ですが、そのあとに調整するフローがない（終わる前提）でしか管理されていないので、完了までの再見積もりもリカバリーがなかなかできません。

そこでタスクを1週間、正確には平日の5日を1クールとし「この中で調整をつけ、全てを終わらせる」という運用に変更しました。

5日間のタスクは朝に制する

私はタスク配分を平日の５日間まとめて、月曜日の早朝に30分〜1時間ほど時間をかけて分配しています。これに加え火曜から金曜日の朝は15〜30分ほどかけ、残りの日数のタスク調整をしています。

まず1週間のタスクリストの下に、タスクのストックエリアを作ります。種類はお好みですが、私は以下の４つを利用しています。

・ウィッシュリスト
・プライベート
・副業
・本業

まず本業や副業周りの親タスクを洗い出します。これは前述の通り、粒度は荒くてOK。今週〜来週ぐらいまでの期限の近いものを率先して出しましょう。

洗い出したら、次に子タスクをガシガシ洗い出していきます。内容は極力細かくしていき、だいたい親タスク１に対して子タスクが２〜５ぐらいになると良いです。

これを、今度はプライベート関係も同様に繰り返します。仕事とは違って少し長めに、１ヶ月以内くらいのことを掘り起こしても良いです。「姉さんに誕生日プレゼントを贈る」「いい靴下を見つける」「コーヒーを定期便にする」「税務署の手続き」「旅行の計画」などなど・・・

定期的に1年のやりたいことリストからも「今月できることはないか」とピックアップ作業を行ったりもします。

ちなみに、私がウィッシュリストとプライベートをわざわざ使い分けているのは「やりたいこと」と「やらなければならないこと」を区別しているからです。

ウィッシュリストには「登山計画を立てる」「気になっていたお店に行く」「ライブの準備」など、人生を潤すタスクです。書き出すだけでワクワクしてきて、早く今週のタスクに入れたい！とご褒美のように感じることも珍しくないです。

一方でプライベートの方には「役所の手続き」「ネットの解約」「洗剤の買い出し」など事務的、もしくは雑務的なものが並びます。決して心が踊るものではないですが、1つ1つは意外と軽いものが多いので書き出してみると「早く潰したい」という衝動に駆られます。

一口に「タスク」と言ってもその中身が雑務か、はたまた心躍らせる予定の準備かでは大きく違います。私はこれらを上手く使い分け、自分のモチベーションを維持するのに役立てています。

ブロッカーを確認しよう

そして公私ともに直近のやりたいことが決まったら、５日間の予定にどんどん入れて・・・行きたいところですが、ちょっとストップ。

よく見ると、リストの一番上にNotionで言う「callout」と呼ばれるブロックが置いてあります（本来の使い方とは違う気がしますが、見栄えがとても良くぴったりなので目を瞑っています）

これが、５日間のタスクマネジメントにおいても大きなポイント。これはその日のうち、数時間単位（目安は２時間以上〜）でブロックされる予定を入れています。

5日間は、同じように時間があるわけではありません。夜が使えなかったり、朝が使えなかったりと日毎に不定期で自由度の波が生まれます。これを念頭に入れた上でタスクを積まないと、一日の終わりにはみ出る仕事が出てきます。

私の場合は副業先の定例が火曜と金曜に別々の会社であるので、テンプレートとして最初から入っています。これに加え、友人との飲み会や本業の出張・合宿など1日の大きな割合を占める予定を入れておきます。

これでようやく、1週間の大きな流れがつかめました。

最後にタスクを入れていく

ここからようやく、５日間のタスクを積んでいきます。

まず公私にかかわらず「期限付きのタスク」を中心に先に盛り込みます。次になるべく大きなタスク、つまり１つの親に対し子タスクが多いものを入れていきます。必要であれば、大きすぎる場合は二つに分け2日ほどでこなすのも良いでしょう。3日以上になる場合は、親タスクが大きすぎる可能性が高いので「Aの準備」「Aの完成」など親をさらに分割しましょう。

下のストックの減り具合をみながら「んーちょっとプライベートの内容少ないから増やすか」とか「この日は正念場なので仕事のことしかしない」など、日毎ごとの山場を意識してタスクを詰むととても良いです。

私の場合は月〜火曜が最もタスク数が多く、週末が近ずくにつれてタスク量をかなり減らしていきます。

月曜日に立てたタスク数が週末までに「1つも増えない」だけでなく「見積もりが完璧」なーんてことは、宝くじが当たるくらいありえないことだとわかっているので、最初から後半にバッファを持っておきます。

わたしも週が終わる頃には、ちょうど平均系なタスク数に落ち着くことが多いです。余ったら儲けもんとしてインプットの時間に当てたり、手をつけられていなかった提案を考えたり、ストックから前倒しでタスクを拾い上げたりもします。今までのように毎日がパツパツだったなら、絶対に生まれてこなかった＋αです。

ちなみに、下のストックは全て５日間に盛り込まなくてOK。入りきらなかった分はそのままにし、日中に新しく発生したタスクがあればここに追加していきましょう。

これで５日間のベースが完成しました。

4. 毎朝、全ての作業時間を確保する

さあ、最後の仕上げです。

私はおもむろにChromeを立ち上げ、毎朝自分のカレンダーを見つめます。すでに入っている毎日の朝会、定例、PMからのオリエン、連絡をもらっていたあの人とランチ。私たちの予定には「先約」たちがひしめき合っています。

私はふと「それ以外」の、自分が今日好きに使っていい時間に目を落とします。紛れもない私だけの、私のための時間です。

洗い出したタスクを上から順に眺め、順番にカレンダーの隙間に各タスクの作業時間を「予定」としてカレンダーに入れていきます。基本は人の集中力の限界である30分〜1.5時間単位がおすすめです。

（今日の分だけ作業時間が押さえられているカレンダー）

びっちりと1日が埋待ったらあとはシンプル、さっそく朝からフル稼働。親タスクを目標とし、せっせと子タスクを潰して行きます。

夕方ぐらいになったら全体の進捗を確認し、今日中に全て終わるかを見直します。厳しそうだったらタスクを見直し、全体の優先度やボリュームの変更がなかったかを再確認します。あとはぽいぽいと明日以降にタスクをずらします。仕事を終え、家に帰ってやるタスクがあれば同様に行います。

寝る前までには全てのタスクをこなし終え、全てのチェックをつけていることを確認しベットに入ります。

この全部埋めた時の気持ちよさといったら、うっかりよだれが出そうなぐらい。「もう今日は何もやることがない」と思って布団に入るの気持ちよさを、是非味わってほしいです。

枠を押さえる、侮るなかれ。

「リストがあるんだから、カレンダーまでやらなくても管理できるでしょ」という声が聞こえてきそうですが、これは明確にNOと言えます。

なぜなら1日というのは、私たちが想像しているよりもはるかに難解なパズルだからです。ふわふわと身を任せ、上から順にタスクをやっていくのではまず終わりません。

1日の中ではまとまった作業時間、ミーティングの隙間の15分。ちょっとしたコーヒーブレイク。これが何度も繰り返される中、最適な「今やるべきこと」を導き出すのはあまりにも困難で、しかも頭を使います。

カレンダーで「現実」を見よう

次に大きなメリットとして、実際にカレンダーに作業時間を入力していくと「あれ、もう今日はタスクが入らないな」と、先ほどの采配をカジュアルに見積もれることです。

今日やるためにタスクを積んだものの、半分も終わらないという自体が未然に防げます。それに私たちは必死なので、最初は自分を過信してタスクを大盛りがちです。なのでこれは、自分への期待値のコントロールにも役立ちます。

カレンダーを押さえることによって、いやでも現実的なタスク量とスケジュールが見えてきます。

また万が一、1つのタスクが予定時間を過ぎてしまった場合。これは残念ながら見積もりの精度が甘かったということになりますが、きちんとこれもカレンダーに結果を反映させ、最終的にどれくらい時間がかかったのログとして残しておきます。徐々に見積もりの精度向上にも役立ちますし「これにこんな時間を取られたのか」という認識を日々持っておくことは大切です。

後ろのタスクが影響を受けるようであれば、同時にカレンダーの枠をズラしておきましょう。

あなたの「今日」を守ろう

最後に、周りからの印象を気にされる方もいるかと思います。「これ見よがしに忙しぶりやがって」と思われないか、心配なのかもしれません。

でも安心してください。カレンダーに入れるのは「当日の朝に、今日の分だけ」です。決して月曜の朝から、5日分をびっちりカレンダーに入れるようなことはしません。流石に1週間先まで空き予定が一切空いていない人は奇人と思われるか、役員なのかと勘違いされるかもしれません。何より、デザイナーの本分でもある「他職種とのコラボレーション」の妨げになります。あくまで今日の分だけ、にとどめておきましょう。

その一方で、当日に入れられるミーティングほど振り回されるものはありません。冒頭でも話した「他人の優先度」そのものだからです。加えて、主催者も準備が間に合っていない可能性も高いです。

もちろん、自分に関わる大切な「緊急なこと」もあるのは事実です。でもそれが真実であれば、主催者は必ず「予定があるようなのですが調整できませんか？」とSlackや口頭で直接聞いてくれます。

一方、さほど重要出ないミーティングであれば、相手は気を使って明日以降に入れてくれます。これはとても良いことです。

カレンダーを押さえることによって当日の余分な呼び出しが減りますし、緊急案件かどうかをAIいらずで勝手に精査してくれます。翌日に入れてもらったミーティングは朝に自分の作業時間を別途確保しているので、パソコンは閉じたまま話に集中参加することができます。

自分の時間を大事にしない人が、他人の時間を大切にできるわけがない。だからまずは、あなたの「今日」を大切にしましょう。

月曜日はお引越しタイム

毎週月曜日にテンプレートを複製し、先週のTodoに残っているストックをカット＆ペーストで真っ白な今週のストックに移動していきます。

自動で写せる機能があったらなあとも思いつつ、この作業をすることによって「残っている」自覚と「潰さないと」という危機感が芽生えるので、私は気に入っています。

タスク管理のポイントまとめ

1. 仕事もプライベートも全タスクを同等に扱う
・仕事とプライベートを分けない
・プライベイトはやりたいこと・雑務を分ける
・定期的に長期的なやりたいことを盛り込む
2. Todoをグループで管理する
・まずタスクの親を作る
・親を構成する子タスクを洗い出す
・３日以上続きそうなタスクは粒度を見直し、細かく分解する
3. タスクは1週間単位で管理する
・平日の５日間のタスクを、月曜日の早朝にまとめて洗い出す
・５日間のブロッカーを確認する
・タスク配分をする
・週の後半にはバッファを設けておく
4. 毎朝、全ての作業時間を確保する
・毎朝、カレンダーに作業時間を予定に入れる
・夕方に確認し、進捗を確認する
・残ったタスクを明日以降で再調整する
・全てにチェックを入れてから寝る

タスクを管理すれば人生が進む

もっと前へ、もっと遠くへ。

私たちは繰り返しそう願うのに、毎日の膨大な「何か」にカンタンに押しつぶされてしまいます。金曜日まであと○日とカウントダウンしたり。ようやくやってきた週末も気がつけば寝潰して日曜日の夕方、なんてこともあるかもしれません。

でも本当は、山のような「やりたいこと」が私たちの頭の後ろに控えています。

ひと手間かけたグラフィック、凝ったアニメーション、やってみたかった調査。憧れの行きたい旅行先、取りたい資格、大好きなコンテンツの一気読み、イベント参加、執筆、大好きな人たちとゆっくり過ごす時間・・・

これはあらゆる目の前の言い訳を前にしても「本当はやりたいですか？」と言われれば「はい」と、誰もが素直に答えるのではないのでしょうか。そして、何で私たちはそれを我慢しているのでしょうか。

管理方法を変えれば、時間の使い方が変わります。そして余裕が生まれ、仕事の立ち位置が変わり、生活が変わります。いま「できること」が一変します。大げさかもしれませんが、ものの数週間で「あ、人生が進み始めた。」と実感してもらえることをわたしの実体験を添えて伝えたいです。

私たちはなんでもやれる・選べるとても良い時代に生まれました。これは本当に素晴らしいことです。

でも新しい課題も生まれています。どこでも誰とでも繋がれるようになり、ひっきりなしに連絡や情報が押し寄せる昨今。気を抜けば、あっという間に誰かの「優先度」の波に間に飲み込まれてしまいます。そしてあなたも、誰かの人生を飲み込んでいるかもしれません。それを防ぐのは、ある意味必須の条件になってきているようにも思います。

仕事もプライベートも関係なく「いま1番やりたいこと」が真っ先にできる、そんなサイクルが自分でコントロールできるのは何よりの幸せです。

誰もがちょっと献身的になりがちなこの時代で、一歩でも私がとびきり嬉しいことを進める。そんな日々の手助けになれば幸いです。

ではまた( 'ω')ｽﾜｰﾝ

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読んでいただいただけで十分なのですが、いただいたサポートでまた誰かのnoteをサポートしようと思います。言葉にする楽しさ、気持ちよさがもっと広まりますように🙃