PM初心者の学び手記〜ファシリテーション編〜
この note は プロダクトマネージャー Advent Calendar 2022 の13日目の記事です。
こんにちは。コネヒトでママリアプリのプロダクトマネージャーをしています、よしおかしおりです。
プロダクトマネージャーとしてお仕事を始めて約1年、まだまだひよっこで毎日勉強中です。
さて、私は主に開発チームのMTGをファシリテーションする機会がよくあります。
・方針についての共有会
・施策に対してのFBや懸念点を回収するMTG
・アイデア発散のブレスト会
などなど。
そうしたMTGをファシリテーションする中で、いろんな反省や学びがあったなと感じています。
今回は、私がファシリテーションにおいて反省したことや学んだことを書き留めていきたいと思います。
同じようにMTGをファシリテートする機会が多いPMの方に少しでも参考になれば幸いです！
（なお、MTGはほぼほぼオンラインで行なっておりますのでその前提となります🙏）
そもそもファシリテーションの大前提
（これはよく言われていることかもしれませんが）
ファシリテーションにおいては「準備」と「回し」がとても大事だな〜と思っています。
・準備：MTGのゴール設定と、ゴールに向けてスムーズに進行するようなアジェンダや背景説明の準備
・回し：全員が発言しやすい状態を作り、かつ議論を収束に持っていく
準備編、回し編それぞれにおける学びをピックアップしてお届けします！
準備編：「共通認識」はマジックワード。今日はここまで行けたらOKを明確に
MTG準備として、「終わったときその場がどうなっていたら良いか」のゴール設定が非常に重要です。
私はそれを理解しているつもりでしたが、最近までよくやってしまっていたバッドケースがこちら。
“ゴールを「共通認識が取れている状態」と置くこと“
「共通認識」って便利ワードだからついつい使ってしまうのですが、具体的にはどこまで共通で認識が取れていたらいいのか？が不明確です。
例えば、
・方針に対して理解して、完全に賛同できている状態である必要があるか？
・疑問は残るがひとまずPMの脳内を理解できていておおむね合意している状態であれば良いか？
・施策について理解して、基本的には開発メンバーだけで設計議論ができる状態にしたいか？
これら全てを「共通認識」と称してしまっていました。
よく弊社で使われる（というかCPOがよく使っている）理解度を測る指標として、説明前後で以下のステータスのうちどれに当たるかを答えてもらう形式なんかはすごく参考になりました。
5: 完全に同意
4: よいと思う
3: やってみるか
2: 引っかかるけど、やってみるか。。
1: 賛同できないな
0: 絶対にダメだ
これを少しアレンジして、「理解はまだ完全ではないけど、気持ちは高まっている状態」がゴールのMTGではこんな箱を用意したり。
この線上で自分がどの位置にいるのか、自分のアイコンや付箋を配置してもらいます。
完全に合意して欲しいのか、とりあえず「やってみるか」状態になっていればいいのかにしろ、設定したゴール状態に達成しているのかを測る方法としておすすめです。
（ゴールに応じて文言は変えると良いかと思います）
回し編：付箋を通じて声を引き出す
（準備編ですでに回し編のことも触れてますが）次に回し編です。
「質問ある人はいますか？」よりも「なんでもいいので付箋に書いて」
「何か質問がある人はいますか？」だと特にリモートMTGでは声が上げづらいみたいなことはよくあると思います。
こんな時、アイデアだけではなく、質問やちょっとした意見も付箋形式でもらうと声が上がりやすいです。
オンラインMTGの際はいつもMiroを活用しています。
（ZOOMのチャットに書いてもらうのも良いのですが、拾いやすいのでMiroを使った方がやりやすいな〜と感じています）
週次の共有レベルであれば不要かもと思いますが、初めて説明する施策や方針に関して、はちょっとした疑問や不安点も発信しやすいよう付箋に書いてもらう形がおすすめです。
「これって〇〇ですか？」よりも「これってどういうことですか？」
アイデアや意見を付箋に書き出してもらったら、オープンクエスチョンで深ぼっていくと良いです。
ファシリテーターは付箋に書かれた意図・内容を参加者で目線合わせできるようにする必要がありますが、
意図を汲む上で「これってどういう意味だろう」と思うものや「この内容はぜひ深ぼってみたい」となるものがあると思います。
このとき、ファシリテーターは「これって〇〇という意味ですか？」とクローズドに聞くよりも「これってどういうことですか？」「これに書いていることを口頭で説明お願いできますか？」とオープンで聞いた方が良いと私は感じました。
クローズドに聞いてしまうと、自分の想定内容に無意識に誘導してしまうことがあるからです。（ユーザーインタビューでも同じですよね）また私の場合下手に上手な質問をしようとして、意味のわからない質問を投げかけてしまったこともよくあります。。
ファシリだからと「上手な質問」を考えるよりも「これが良くわからないのですがどういう意味ですか？」とストレートに聞いてしまった方が結果的には良いな〜というのが私の学びでした。
不完全燃焼でも大丈夫
これはTipsとは異なりますが「MTGが不完全燃焼だったとしても必ずしもBadというわけではないな」というのも大きな学びでした。
不完全燃焼というのは、MTG内でいろんな声や疑問が上がったが時間内に回答しきれなかった、議論が収束仕切らなかった…といったケースのことです。
私の場合、（私の力不足が主な要因なのですが）当事者意識レベルが高い開発チームであることもあり、よく起こります。
基本的には設定したゴールを達成している状態が理想ですが、毎回上手に着地するわけでもないです。
大事なのは「その場は不完全燃焼でも、燃焼する場があること」ではないかなと思っています。
例えば、回答できなかった疑問点がたくさんあった場合はNotionに会場を作ったり。
最初は「あ〜〜〜着地しなかった・・・答えきれなかった・・・」と思ってしまうことも多かったですが、疑問や意見が多く出た場合は「これは別で会場をつくろう！」と思えるようになりました。
そのネクストアクションだけちゃんと決まっていればOK！
あとはこれはファシリ側の話ではないですが、その場で気持ちを吐き出し足りなかった人はSlackに吐き出す会場を作ってくれるムーブがあって、これもとても良いな〜と思いました。
みんなで作る良いMTG
と、偉そうに書き連ねてきましたが、今回書いた内容はほとんど、開発者からもらったフィードバックをそのまま書いています。
積極的にフィードバックをくれるチームなので、みんなでいMTGを作っていけているなあという感覚があります。ありがたやありがたや。
チームからのフィードバックというギフトを大事に、これからもチーム力を加速させるMTGをみんなで作っていきたいと思っています！
（そのためにはベースとなるファシリテーション力も必要なのでもっと磨いていくぞ・・・）
このnoteがMTGファシリテーション機会の多いPMやSMの参考になっていると幸いです🐥
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