【業務改善の実践】課題の優先順位をつけよう。
業務フローを理解し、業務課題のヒアリングを行ったら、問題や課題は山積み。優先順位をつけて取り組みましょう。
前回の記事：業務課題のヒアリングをしてみよう。
優先順位づけはステークホルダーとのコミュニケーションで決まる。
優先順位は自動的に決まるものではなく、組織が定めたミッションやビジョン、事業戦略に立ち返って判断する必要があります。現場視点でかき集めた情報と、経営側の課題感や戦略とすりあわせのステップに進みます。
上流の事業戦略からではなく、ボトムアップ・アプローチの進め方、ラフな頭の中の構造は以下のとおりです。まずは、目の前で起きている事実や事象を観察し、そこから本来やるべきことはなにか？の理由付け、計画づくりの流れです。
※経営戦略とはなにか？を学ぶ基礎知識は以下のnoteを参考にしました
体験談：経営とのすりあわせって進め方が難しい
業務フローと業務課題をもって、「提案」と第して経営側に話を持っていくのですが、これが刺さらないことこの上なし。話の進め方や頭出し、ディスカッションが難しかった。視点が違うので、そもそもの前提も違っていることはよくあります。
経営チームとコミュニケーション頻度が低い場合、1on1 やランチMTG などを通じて話の前提を合わせておくほうがスマート
「経営者の課題や問題、やりたいこと、実現したいことが見えていますか？」
もし、わからないのであれば、事前に知る機会を作っておきましょう。前提が異なる状態で、現場視点の課題感を経営に伝えても、「で、何がしたいの？」「いや、もっと重要な課題が他にある」なんて、不毛な時間になりがち。
お互いの時間を有意義にするためにも、1on1などざっくばらんな会話の機会をもっておくことが大事です。（あなたが経営側ならば、積極的に伝える、オープンにすることをお願いしたい）
交渉ではなく、「情報のギャップを埋める」「認識のズレを埋める」が目的なので、根回しと表現すると、少し違和感のあるところ。
そうはいっても、現場視点での優先順位を伝えることも大事
「事件は会議室で起きてるんじゃない。現場で起きてるんだっ！！」
の名ゼリフにあるように、現場にこそ、旬で重要な情報があることもしばしば。経営側のやりたいこと、実現したことばかりを優先すべきというわけではありません。
また、「現場と経営での課題認識のギャップがある！」というのも、組織においては重要な情報ですので、集めた情報や課題を、自分たちなりの仮設を立てて説明する機会を必ず持ちましょう。
現場の課題感と経営の課題感を議論することを通じ、お互いに気づきを得て、組織としてやるべき優先課題を設定することが理想です。
そして、優先課題からゴールまでのストーリーを立てる
現場、経営との対話で見えてきた優先課題。それを、プロジェクト計画に落としていくプロセスに移ります。組織の課題を解決するためには、組織の力が必要ということで、協力を得るためにも、ストーリーを立てて伝えることがポイントです。
たとえば、以下の3つの観点で考えてみると、ストーリーを立てるヒントになるかも知れません。ここは勉強中。
・組織の課題とプロジェクトの目的
・組織のビジョンとプロジェクトのゴール
・経営／事業計画とプロジェクト計画
それでは、また次回。