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友達欲しくてFlutterKaigi2023運営スタッフをしたはなし

なが

　タイトル通りの内容ですが、11/10(金)にFlutterKaigi2023 (link) という国内最大規模のFlutterカンファレンスが開催され、そちらに運営スタッフとして参加してきました！

　運営スタッフとしての参加は、とても楽しめて得るものが大きい体験だったので、その体験内容を出来るだけ共有します！

1) 運営スタッフになるまで

FlutterKaigiを知る

　私は2022年末にモバイルアプリのSDK開発チームに配属となり、Flutterに関わることとなりました。
　自己研鑽として自分でアプリを作成したり、Udemyでブートキャンプしていくうちに、軽量でスピーディに開発ができるFlutterの魅力にハマっていき、X(twitter)やyoutubeでも"Flutter"で検索するくらいにはハマっていきました。そんな時期にたまたまYoutubeで検索したFlutterKaigi2022の動画を見つけ、当時は「勉強になるなー」と思い、何となくXをフォローした程度でした。

運営スタッフに興味を持つ

　５月頃、ぼんやりとXを眺めていたところ、FlutterKaigiが↓のtweetをしてました。

FlutterKaigi X(Twitter)

　へー次はオフラインで開催なのか、と、正直参加はしたいけれど、友達がおらず、これまでtechカンファレンスとか参加したことが無い自分なので、、参加しても、無表情でセッションを傍聴し、誰とも喋らずに帰るだけとなりそうだなーと思い、、、
　ならば、いっそのこと運営スタッフとして参加すれば、「無料でセッション聞ける」&「Flutterの友達できる」と一石二鳥では？と、深夜のテンションだけでtweetに貼られているスタッフ応募フォームへ申し込みをしました。

　その後、運営スタッフから連絡が来るまで、期待と後悔が入り混じった感情でした。

運営スタッフになる

　スタッフ応募から半月後の６月中旬くらい、主催者と1on1面談がセッティング。面談前は、勢いで応募したことをめちゃくちゃ後悔し、場違いだったら即辞退しよう！と思ってました。
　しかし主催のkikchyさんはとても話しやすく、運営の役割を丁寧にお話しいただき、また、スタッフがだいぶ不足しているという事情も聞き、流されるままスタッフ採用となりました。

　その日の業務後、運営スタッフ全員が集まるmtgがあり、その中で自己紹介をして晴れてFlutterKaigiの運営スタッフと認知されました。その場は、普段XやFlutterKaigi等で見かける面々もおり。何を話したか全く覚えてなく、みなさんがどの様な反応だったのかも全く覚えてないくらいに緊張してました。

2) 運営スタッフとして過ごす

運営スタッフのお仕事

　FlutterKaigiの運営スタッフはおおよそ次のチームで構成。基本的には各チームごとに動き、週一の全体mtgでチーム横断しての進行確認という感じでの進行。ただ、スタッフ数が圧倒的に足りない為、チームの垣根を超えて協力する場面もチラホラ見かけました。

  • FlutterKaigi2023チーム構成

    • スポンサー：スポンサーとの折衝や連絡先、協賛金などを管理

    • ノベルティ：会場で配布するノベルティの企画、デザイン、発注など

    • スピーカー：スピーカーとの折衝や連絡先、提出物などを管理

    • ハンズオン：ハンズオンの企画、準備、当日オペレーション

    • プロポーザル：CfPの募集、選定やタイムテーブル作成など

    • 動画：オープニングやスポンサー、幕間動画の作成

    • 広報：TwitterやMediumでの告知、Discode運営

    • 会場：会場探しや会場設営、資材搬入出の管理（← Join Here!!）

    • カンファレンスアプリ/WEB：カンファレンスのWEBページ、アプリ作成

　利用ツールは下記の通り。中には全く触ったことのないツールもあり、良い経験を得ました。

  • 連絡手段：slack（各チーム単位でslack channelを作成）

  • タスク管理：github projects

  • ドキュメント：kibela

  • 経費精算：バクラク

  • 資料管理：GoogleDrive

私がしてきたこと

　運営スタッフになってから、私は次の作業を主に担当しました！どれも大変ではありましたが、困ったときに気軽に相談できる体制もあり非常に進めやすかったです！

  1. チケットプラットフォーム選定
    　運営スタッフになってすぐ、「チケットプラットフォーム選定」を任されました。FlutterKaigiは有料のカンファレンスで、事前のチケット購入が必要となるため、そこで使うサービスの選定です。
    　取り敢えず、他のカンファレンスは何を使っているかの情報が集まっていたので、それらの価格や機能を比較表として作成しチーム内で協議。今回はPassMarketに決定！

  2. 掲示物一覧の洗い出し
    　「チケットプラットフォーム選定」が終わると、次に会場に設営する掲示物の洗い出しを担当。
    　他のカンファレンスの様子を参考に、セッション背景にあるバックパネル、部屋がいくつかあるので部屋名プレート、受付やAskTheSpeakerの装飾、通路パーティション、メイン看板等の掲示物候補を挙げ、費用感にマッチした掲示物案を一覧化、それをもってチーム内で協議出来る形まで持っていく。協議の結果、予算は掲示物以外に優先させよう、という結果に！

  3. 当日の運営ポジション計画
    　会場フロアやタイムテーブルがざっくりと決まった頃、会場運営に必要なポジションと必要人数を出してほしいとの依頼。この依頼はカンファレンス参加経験０だったのでだいぶ難しかったです。。
    　まずどういった人がどういう動きをするかという、所謂ユースケースから必要作業を算出。洗い出された作業が大まかに「会場設営」「来場者応対」「セッション」の３つに分類できると考え、そこからトップダウン形式で３つのGroup、７つのTeamを作成していきました。

  4. バックパネルデザイン、発注
    　掲示物一覧の洗い出しの流れでバックパネルを発注。10/30迄にデザインをillustrator(.ai)形式で入稿してねと言われていたのですが、締め切り１週間前にまさかのillustrator形式のデザインファイルが全く無いことが判明。。。大慌てでillustrator（無料体験版）をインストールし、バックパネルのデザインを作成しました（笑

  5. 当日スタッフの配置決め
    　FlutterKaigi直前に主催者がコロナに罹ってしまい、急遽私が全スタッフの当日担当の割り振りを決めることとなりました。
    　セッションの司会は立候補制で決定。各スタッフへは、事前に本番当日は何をしたいかアンケートを取っていたので、それを元に私の方で「当日の運営ポジション計画」にメンバーを当てはめていき、全体周知を行いました。メンバーのみなさんとても心優しく、こんな新参者が決めた方針に従って頂き、すんなりと決めることが出来ました（泣

3) FlutterKaigi本番

FlutterKaigi前日

　本番が近づくに連れ、自分のコミュ障な部分が出てきてしまい、だんだんとリアルで会うのが怖くなってきました。。「当日スタッフの配置決め」とかで半ば強引にスタッフポジションを決めたり、その上前日の設営が都合により参加できなかったりしていたので、スタッフメンバー内で反感を買ってているのでは、、などと思うようになり、本番前日は如何にして休むかばかり考えてました。。。
　そんな中、一通のslack連絡が飛んできました。「大変申し訳ないのですが、明日会場に来る途中で電源タップを購入してきていただけますか？」当日は私だけお昼に到着予定だった為、前日夜遅く＆朝イチから動いている他メンバーに依頼することが出来ずに私に飛んだ連絡と察し、これは逃げたらFlutter界から永久追放されるかな、と観念しました。。

FlutterKaigi当日

　FlutterKaigi当日は、前日に依頼された電源タップを秋葉ヨドバシで大量に購入して向かいました。会場が近づくに連れ、胃が痛いです。。
　会場到着。まずは受付へ、初めて対面するスタッフに掛ける言葉を用意しておらず、ガチガチで自分が運営スタッフの一員であることを伝え、控室に向かい取り敢えず主催の方にご挨拶。すると周囲のメンバーともすぐに打ち解けて、その流れで近場へランチへ、この時に「来てよかった！」と思いました！

　当日、私は「会場設営Group/搬入出Team」として、宅配業者やケータリング業者の誘導や、必要資材の買い出しを担当する係。しかし、搬入出の無い夕方頃までやることは無く、セッションを３つくらい聞いてリラックスして過ごしてました。

　夕方になると、スポンサーや受付のエリアから片付けが始まります。椅子や机を懇親会仕様へと配置換えしたり、スポンサーやスタッフの搬出荷物を管理。掲示物の片付けなど、実際は搬入出以外の作業も多くあり、「当日の運営ポジション計画」で考えていた計画は、所詮、絵に描いた餅であったと痛感しました。

　一通り片付けが落ち着くと、懇親会へ行きスタッフ同士で談笑。あっという間に懇親会も終了し、会場片付けを最後まで手伝って22時頃に解散！始まる前はいっそのこと欠席したいとばかり考えていたのですが、いざ終わってみたら終わるのが心寂しく、名残惜しい気持ちでいっぱいでした！

デザインしたバックパネル前で記念撮影

最後に

　私自身、カンファレンス運営に参加して色々と貴重な経験を積むことが出来ました。それらはFlutterへのモチベーションにも繋がり、ただ黙々とカンファレンス参加するより遥かにプラスであったと思います。
　もし、私と同じようにカンファレンス参加したいけど友達がいないという方がいれば、是非カンファレンス運営での参加をオススメします。（登壇側で参加できるのであれば別ですが、、）そこには、きっと気の合う友達がいることでしょう


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