秘書検定2級　No.9

まだまだ学習は続きます。継続は力なり！！！

秘書業務の進め方

秘書の業務内容

定型業務→業務内容のフォームが決まっている
Ex）日程管理、接客接遇、電話対応、文書事務、出張事務、経理事務、上司の身の回りの世話

非定型業務→突発的に起こる仕事
Ex）予定外の来客応対、急病や事故の対応など

主な秘書業務の進め方と留意点

秘書はこうした上司の目まぐるしい日程を調整する
→独断でスケジュール調整をするのはルール違反
→秘書は原案を作り、最終的には上司が決める。

電話対応
Ex）上司にかかってきた電話、上司がかける電話、上司の不在中の電話処理、各種問い合わせや連絡の処理など

外部の人から上司の私的なことや業務について問い合わせる電話がかかってくることがある。
→答える義務はない。答えるべきではない。
→相手の連絡先を聞いておいて、上司が帰ったら報告するようにする。

文書事務
Ex）文書作成、文書の清書、社内外文書の受発信、文書の整理・保管、文書関係機器の操作

上司の書いた文章で直した方が良いと判断できる箇所があった
→上司に確認を取ってから修正するのが原則

上司に代わって礼状や挨拶状を書くようなときは上司名で出す。
秘書名で出しても良いもの。
→カタログ請求、ホテルの予約の確認、室内備品の見積もり依頼状

出張事務
Ex）旅程表の作成、交通機関の切符の手配、宿泊先の予約、等

情報の管理
社内外で発生する情報は的確に取捨選択して上司に伝達するとともに関係先にも連絡する。
特に注意すべき情報
→関係者の死亡事故、死亡広告、冠婚葬祭、退任、等
これらの情報を得るために、、、
→日ごろから情報収集のネットワークづくりを心掛けておかなければいけない。

非定型業務の進めかた

予定外の来客
秘書は素早く状況を判断し、対応しなければならない。
→上司の状態と合わせて判断

急病や事故
応急手当の心得、主治医の番号などを控えておくこと