オンライン会議の生産性を劇的に上げるポイント10選【オンライン会議完全マニュアルvol.4】
世の中的にリモートワークが普及しつつあり、その流れでビデオチャットによるオンライン会議も普及してきました。とはいえ、いきなりリモートで会議やるのってなんだか不慣れだな…そう思っている人も多くいるはず。実際、SmartMeetingの導入企業さまでもこういう声は多く寄せられています。
そこで今回は、会議改善サービスの社長として過去100社以上にヒアリングした情報をもとに、オンライン会議で生産性を上げるためのマニュアルをまとめてみました。
量が多いので4つの記事+まとめ記事に分けて更新していきます。今回は4つめ、オンライン会議を生産的にするためのコツをまとめました。
オンラインで良い会議をするための10ポイント
1. 会議が始まるまえにチャットで「はじめます」と一言かける
自宅で仕事をしていると、集中していて会議を忘れる人もいます。そういう人のためにも「会議はじめます！」と話しかけてあげるとスムーズに開始できておすすめです。
また、オンライン会議のURLが分からなくなることもよくあるので、事前にカレンダーにURLを共有しておくとみんな幸せになれます。
2. 会議の目的（ゴール）とアジェンダを最初に確認する
対面会議よりオンライン会議は意識が散漫になりがちなので、まず最初に
・会議の目的（どうなったら終了か）
・アジェンダ
の共通認識を持つことがとても大事です。できれば事前にアジェンダは参加者にアナウンスしておけると、それぞれの参加者も必要な情報を持ち寄ることができ会議が生産的になりおすすめです。
さらに理想を言うと、事前準備を進めているうちに「この会議する必要ある？」「自分はこの会議にいらないかも？」と思えるようになったら、おめでとうございます！ムダな会議が減りましたね！その分、休むなり仕事を進めるなりりしましょう。
3. 質問は誰にしているか明確にする
全員に質問しているのか、特定の誰かに話しかけているのか、それがオンライン会議だとわかりにくいため返事もしにくくなります。対面だと会話するときの顔の向きなどで分かるのですが、オンラインだと全員カメラ目線ですからね。回答を期待している質問は必ず「○○さん、どう思います？」などと投げかけることをおすすめします。
4. 発言しない時はマイクは基本オフにする（完全に発言しないはNG）
思ったよりも周囲の音や声を拾ってしまうことがあるので、自分が話したいときだけミュートを解除するスタイルがおすすめです。
特に自宅にいると、自分では気にしない様々な生活音（子供やペット、家事、救急車の音など）があり、マイクでそれを拾ってしまうと他の人からするとからするとかなりのノイズになりがちです。発言する人はできるだけ生活音が入らないようにしつつも、完璧に遮断は不可能なので、発言しない時はできるだけミュートにしましょう。
5. 会議の決定事項は必ずメモしてやりきる
会議の内容は、1週間も経過すると頭からきれいサッパリいなくなります（これは人間の宿命！）。特に連休をはさむとひどいもの。なので、必ず会議で出た結論は決定事項としてメモしておき、週明けに振り返りやすくしておきましょう。
【決定事項の例】
・リリースは15日に予定通り実施する
・健康診断は6月に順次実施
・まだ結論がでないので別途会議で検討する（担当：佐々木）
6. 画面共有や手書きメモを積極的に活用して認識をそろえる
リアルな会議室であれば、ホワイトボードを使うのが一般的ですが、オンライン会議だと手で描いて説明することが難しい場合が多いです。そういう時は、画面共有や手書き図解を積極的に活用しましょう。
特にIT系の会社だと「この画面のここを調整したいんですけど、5pxくらい縮められますか？」などとできるのは、対面会議よりオンライン会議の方が優れています。ITでなくても、手書きで図解をさっと描いて「こんな感じです」とカメラで見せるのも素早く効率的に説明できるのでおすすめです。
オンライン会議は特に認識のずれが起きやすいので、互いの認識をそろえることで、生産的な会議になりやすくなりおすすめです。
7. 会議残り時間の半分・10分ごとにアジェンダ消化率を確認する
会議の時間は延長してしまいがちですが、オンライン会議でダラダラやると対面会議よりもずっと集中力が切れやすくなります。残り時間を明確にし、アジェンダの消化具合を考慮して進めましょう。場合によっては、長くなるアジェンダは別会議でやってしまうのもおすすめです。
8. 相づちは言葉+うなずきでする
内容を理解しているかどうかがオンライン会議だと伝わりにくいです。理解しているときは、返事だけでなくやや大きめにうなずくと「あ、今理解されたな」と話し手が安心できます。逆に理解できてない時も伝えやすいので、認識をそろえる意味でもうなずきを上手に活用することをおすすめします。
また、オンライン会議だとジェスチャーが見えにくいのでやや大げさに挙手するくらいがちょうど良くおすすめです。普通の会話なら良いですが、聞いてほしい大事なことは挙手してから話し始めると周りの人も「お、なんだろう」と聞くモードに入りやすくなるのでおすすめです。
9. 話し終わったことが分かるように発言を終わらせる
他の人が話し始めるタイミングがつかめないと、会話に変な間があいてしまいます。間があくと「あれ、今回線が切れたのかな？」と不安になるので、これが発言の終わりですとわかりやすく伝えることをおすすめします。
例えば、「以上です」「〜という感じです」など、会話がはっきりと終わったのだと分かるようにすることで相手がリアクションしやすくなり、会議の生産性がアップします。
10. 雑談したい時はそれをアジェンダにして時間で区切る
リモートワークをしているとき、会議中に雑談をしてコミュニケーション量を増やそうとする人は多いですが、雑談するときはそれもアジェンダにして時間を区切ることをおすすめします。
雑談ばかりがダラダラ続くと、会議時間が延長したり、本当に決めるべきことが決まらなかったりするので生産性が下がってしまいます。とはいえ雑談も大事なので、アジェンダに入れるか、もしくは雑談タイムを別に作るようにしましょう。
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弊社については、過去のこちらの記事を読んでいただけると理解しやすいと思います。
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