Excelデータベースの作成方法！住所録や管理表を作る際は、ショートカットキーを使い、効率よく入力しよう！

Excelは管理ツールでもあるので、データベースを作成する際に、入力が効率化できるように工夫されています。
今回は、2種類のショートカットキーをご紹介しますので、データベースを追記する際は、活用してください。

✅以下のような方を対象としています。

• データベースを効率よく作成したい方

• Excelの基礎を学びたい方

• Excelの学び直ししたい方

✅結論

「Ctrl＋D」・「Alt＋↓」を用いて効率よくデータ入力を行おう！！

Excelのデータベースとは

Excelのデータベースは、表形式のスプレッドシートで情報を整理・保存するツールです。
行には様々な項目を、列には関連データを入力し、計算やグラフ化が簡単にできます。初心者でも使いやすく、数値やテキストだけでなく、日付や式なども扱えます。
データのソート・フィルタリング、条件付き書式なども利用でき、ビジネスや家庭で幅広い用途に活用されています。

仕事でデータベースを１から作成することは、あまり多くありません。
ほとんどが上司や先輩社員さんが作成したデータベースや昔からあるデータベースに対して、新しい顧客を追記するなどが多くなります。

ショートカットキーを覚えて入力を効率化する

Ctrl+D

No１０のデータは、C社から購入したデータを入力したいとします。
C１１には「C社」と入力しますが、手入力だと非効率になる場合があります。
今回のように、「C社」と手入力しても、漢字変換や入力に時間はかかりませんが、漢字変換が難しかったり、文字数が長かったりすると入力に時間がかかってしまいます。
画像だと、一つ上の「C１０」も同じく「C社」と入っています。

C１１を選択した状態で、Ctrl+Dを押すと、C１０のC社がコピーされて、入力することができます。

Alt＋↓

Ctrl+Dは1つ上のデータをコピーするショートカットキーでした。
同じデータが続く場合は、Ctrl+Dでいいですが、しかし、何度も同じデータが続くとは限りません。

例えば、上記画像のように、C１１には、B社を入れたいとします。
1つ上はC社なので、Ctrl+Dは利用できません。

同じ列には、入力したいB社と入力されています。（C３やC５）
同じ列に既に入力されている場合は、Alt＋↓が使えます。

Alt＋↓を押すと、既に入力したデータから選ぶことができます。

Ctrl+Dの注意点

Ctrl＋Dで入力するとき、できない場合があります。

画像のように、入力したいセルをダブルクリックし、入力モードにすると、Ctrl+Dは使えなくなります。

必ず、入力したいセルをワンクリックしてからCtrl+Dは使いましょう！！

Alt+↓の注意点

続いては、Alt+↓にも注意点があります。
Alt＋↓は連続したデータでないと、利用できません。

画像のように、１行あいだが空いてしまうと利用できなくなりますので、注意してください。

まとめ

データベースが作れると、のちのちの財産になります。営業で顧客管理をしたり、社員情報を管理したりと、いろいろ使えます。
しかし、作成することに時間を割いていては、本業（営業なら営業など）に支障をきたします。
Alt+↓やCtrl＋Dを用いて、入力を効率よく行いましょう！！

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