【Vo1】ExcelとPDFについて／Excelをメール送信する際は、PDFへ変換する理由とは？

最近、仕事で補助金の申請業務を行なっていますが、申請書をExcelデータのままで送ってくる会社が多いです。

いま100件ほどメールで申請書をいただきましたが、8割はExcelデータのままでした。

取引先などに、Excelデータを送信する場合、PDFに変換した方がいいです。

今回はなぜPDFに変換した方がいいのかを解説します。
また、PDFにする際に、効率の良い方法をご紹介します。

✅以下のような方を対象としています。

• よくExcelデータを送信する方

✅結論
ExcelデータはPDFへ変換して送信しましょう！

PDFとは

PDFは「Portable Document Format」の略で、ファイルを異なる環境でも一貫して表示できる標準化されたフォーマットです。テキスト、画像、フォーマットを保持し、編集が難しいため、重要な文書やフォームの共有・保存に適しています。

どうしてPDFへ変換した方がいいのか？

当記事では、どうしてPDFへ変換した方がいいのかを3つの視点から解説します。

フォーマットの維持

PDFはフォーマットを維持するため、相手が異なるOSやExcelのバージョンを使っていても、表示が崩れずに内容が保持されます。

編集の保護

PDFは一般的に編集が難しいため、内容が誤って変更される心配がありません。
取引先が間違えて、数式を消してしまったといったことを防止できます。
また、取引先が故意に請求額を変更するなどのトラブル防止にもなります。

印刷の一貫性

PDFは印刷時にも一貫性を保ち、ページのサイズやフォントが変わることがありません。
届いた請求書等は、印刷をしてファイリングすることが多くあります。その際、Excelデータで送信していると、意図した箇所やページ数で印刷ができない可能性があります。
PDFにすることで、意図したとおり印刷が可能になります。
また、PDFに変換する際、事前にPDFが開き、確認ができるため、間違い防止にもなります。

まとめ

今回はExcelデータをPDFで送る理由を記載しました。
編集できなくすることでトラブルを防止すること、印刷時の手間を省くことなど様々な理由がありました。
仕事は相手がいて成り立ちます。
ExcelデータをPDFで送ることも、相手先を思いやってのことになります。

ちょっとしたことですが、気をつけることで、お互いが気持ちの良い取引ができるといいですね。

ExcelデータをPDFにする効率のいいやり方は、【Vo２】にてご紹介いたします。

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