急増するSaaS導入、アカウント管理は大丈夫？
はじめに
こんにちは、SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部です。
自社SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信しながら、SaaSにまつわるお役立ち情報をお届けしています。
近年のDX化に伴い、SaaSの導入を検討している企業様も多いかと思います。SaaSの選定をし導入を決めた後、SaaSのアカウント管理に悩まされていませんか？
メタップス社の調査 によると、社内で利用されているSaaSをすべて把握し、管理できている企業は50％にも満たないことが分かりました。しかしながら、SaaSの運用管理にかける時間は86％の企業で増加したとの結果が出ました。
つまり適切な管理が不十分なまま、管理の手間は増えてしまっているということです。
実際に入退社や異動の際のアカウント管理で、こんな悩みを抱えたことはありませんか？
「今、誰がどのアカウントを持っているかな？」
「退職者のアカウントきちんと削除できているかな？」
「全社的にアカウント配布したけど、実際は使っているのかな？」
退職者のアカウントが残っていると、セキュリティホールにもなりかねません。また、使っていないアカウントに継続課金し続けてしまうといった、セキュリティリスクやコスト管理の観点からも、SaaSの一元管理は非常に重要な課題となっています。
そこで今回は、SaaS管理における課題とそれらを解決するための「SaaS管理ツール」について解説いたします。
SaaSを導入している企業の方々はもちろん、これから新しくSaaSを導入しようとご検討中の企業の方々にもぜひ参考にしていただければ幸いです。
1.SaaSの管理における具体的な課題
まずはSaaS管理における、皆様が抱えがちな課題を3つご紹介します。
人事異動などによる管理作業の増加
SaaSの導入は業務効率化やコスト削減などのメリットをもたらしますが、一方で以下のような管理者の業務量が増えるという課題もあります。
アカウント管理
入退社や異動がある度に、その都度アカウントの追加や削除を行う必要が出てきます。
例えば、退社や異動があった際には、
①人事部などから情報が伝達されてくる
②各SaaSの管理者画面へ入ってアカウントの作成・削除をする
といった作業が発生します。スプレッドシート等で状況管理している場合、その更新も必要になります。
退職者のアカウントが不正利用されないように、また新入社員がすぐに業務を始められるように、ミスのない作業が必要です。しかし導入しているSaaSが増える程、上記のような管理工数も増えて登録ミスなどが起きやすくなります。権限管理
ほかにも従業員の役割に応じて、適切なアクセス権限を設定し定期的に見直す作業があります。「この従業員にはこの権限までにして」などの指示が下りてきて毎回設定をするのも、集中力を使うなかなか面倒な作業ですよね。
しかしこれは、情報のセキュリティ強化や業務の効率化を図るために重要な作業です。例えば、誤ったアクセス権限の設定を行っていると、関係のない第三者が情報や設定にアクセスでき、思いもよらぬインシデントに繋がることもあります。各従業員が必要な情報だけを閲覧できるよう的確な管理が必要となります。ライセンス管理・棚卸
そして面倒な作業の一つに棚卸もあります。未利用のSaaSライセンスがないか定期的に確認し、必要な従業員にアカウントが正しく割り当たっているかチェックする作業です。例えばプロジェクトの終了などにより、使われなくなったアカウントが発生することもありますよね。また会社としてはSaaSごとのライセンスも組織やプロジェクトに合わせて適切なものを都度選ぶ必要があります。そのため、定期的にライセンスの契約状況を確認し調整するという業務も発生します。
上記のように、入退社や人事異動がある度、全て手作業で管理を行う場合、SaaSが多いとその作業量は膨大になります。 時間と労力がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生する可能性もあります。そのためこれらの作業を自動化し、管理の効率化とリスクの逓減が求められます。
未利用アカウントによる無駄コストの発生
また他にも問題となり得るのが「未利用アカウントによる無駄なコスト発生」です。
SaaSは基本的にライセンスごとに月または年契約で料金が発生します。そのため未利用のアカウントが存在すると、契約プラン×未利用のアカウントの分だけ無駄なコストとなる場合があります。
例としては下記のように
退職やプロジェクト終了により不要となったアカウントがそのまま残っている
実際には利用していない社員にまでアカウントが発行されてしまっている
という状況が考えられます。
これらは定期的に棚卸管理を行えていない場合、気付くのが遅れコストの流出が後から発覚するという、二重の恐怖もあります。
セキュリティリスクの増大
SaaSのユーザー管理を怠ると、退職者のアカウントが放置されるなど、危険なアクセス許可を生じさせる可能性があります。これは、情報漏洩や不正アクセスといった深刻なセキュリティリスクを孕んでいます。
特に大規模な組織では、多くのユーザーが存在し、役職や業務内容も多様です。そのため、大量のアカウントに適切なアクセス権限を設定するという細かな権限管理が求められます。しかし、これはヒューマンエラーを引き起こしやすくリスクを増大させます。
これらのリスクを避けるためには、手作業を最小限に抑え、作業を自動化することが重要です。
2.SaaSの管理ツールとは
上記の課題をまとめて解決できるのが、「SaaS管理ツール」です。
「SaaS管理ツール」とは、複数のSaaSを一元的に管理するためのツールのことを指します。SaaS管理ツールを利用することで、アカウント管理、セキュリティ管理、コスト管理など、SaaSのライフサイクル全体をすべて管理・把握することができます。
具体的には、各アカウントの情報や利用状況を簡単に取得できます。さらに未利用のアカウントを検知し、削減可能な費用を可視化することができます。また入退社や人事異動に応じて、アカウントの作成削除も視覚的に行うことができます。
これにより、アカウントの削除漏れによるコスト管理の改善・セキュリティリスクの削減が可能となります。管理作業が自動化され、ヒューマンエラーによる管理漏れは激減します。なにより管理台帳が不要で一元画面での管理となり、作業の属人化を防ぐことができます。
3.SaaSの管理ツール「ワスレナイ」
ここまで、SaaS管理における課題への解決策として、SaaS管理ツールについてお話しました。SHIFTでは、SaaS管理ツール「ワスレナイ 」を永年無償でご提供しております！
「ワスレナイ」では、アカウントの一元管理や作成・削除が一箇所で完結するため、毎月の業務や年次の棚卸といった管理工数を大幅に削減することができます。
そして利用料はもちろん、導入支援や導入後のサポートまで含めすべて無償で提供しております。どのくらい作業が楽になるのか、未利用のアカウントがいくつでどのくらいコストを削減できるのか、1度「ワスレナイ」で可視化してみませんか？
SaaSのアカウント管理にお悩みをお持ちの方、今後SaaSの導入が増えていきそうな管理者の皆様、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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執筆者プロフィール：SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部
ワスレナイのSNS発信担当をしております。2024年3月より、SHIFT「ワスレナイ」ブロガーの担当になりました。SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信していきます。
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