「整理」と「整頓」。

仕事をしていると、何かにつけて探し物をすることがります。文房具、書類、取引先の名刺、果ては電子ファイルやメールのアーカイブに至るまで。個人差はあると思いますが、少なく見積もっても年間労働時間の数%は探し物の時間に割かれていると思います。

ところで、探し物をしなくて済むように、よく「整理整頓しましょう」と言いますが、「整理」と「整頓」は辞書での意味はともかく、特にトヨタ式でははっきりと区分して使い分けます。(総称して「2S」と言うことが多いです)

「整理」とは、いらないものを捨てること。
「整頓」とは、「ものの置き場所を決めて」、「決められた場所に並べる」こと。

冷蔵庫に例えると、傷んだ食材や賞味期限切れの惣菜、いつ使うのかわからない調味料などがないでしょうか。「そのうち食べるから(使うから)」と思っていても、存在を忘れているのでまた新しく買ってしまい、前のものは奥の方に追いやられてしまうもの。異臭を放ってやっと気づき、その時になって捨てたりしますが、その時は手にするのも嫌な気になるものです。そんな風になる前にさっさと「整理」してしまいましょう。
また、「整頓」は人によってやり方、捉え方が異なるものですが、一見綺麗に並んでいるようでも、使い勝手が悪ければ、それは「整頓」になりません。また、その場しのぎで押し込んでいると、場所がその都度変わり、やっぱりその都度探し物になったり、存在を忘れたりしてしまいます。基本的には、使う頻度の高いものほど手に取りやすいところ、頻度の低いものはその逆、にするのが扱いやすいです。

職場内でどのように整理整頓を進めるかについては、「整理」と「整頓」に分けて別に述べたいと思います。