＜全4回＞迷惑メールと判定される要因とは～③配信方法・運用方法に問題がある
配信したメルマガが「迷惑メール扱いされてしまう」といったことはありませんか？
ユーザーとのコミュニケーションツールであるメールですが、ユーザーにきちんと届いてメールを見てもらえなければ意味がありません。
そこで今回は、迷惑メールと誤判定される主な要因と迷惑メールと判定されないための対処方法を全4回にわたって解説していきます。
【迷惑メールと判定される主な要因】
①メール配信環境が適切ではない
②なりすましメールと判定されている
③配信方法・運用方法に問題がある（イマココ）
④メールコンテンツに問題がある
配信方法や運用方法に問題があるケース
迷惑メール送信者は、アドレスリストを購入する等不正にメールアドレスを入手したり、プログラムでメールアドレスを自動生成して送信していることが多く見られます。
宛先が存在する・しないに関わらず、無差別に迷惑メールを大量送信する行為等は、受信サーバ側の設備に過大な負荷を生じさせ、受信規制の対象となります。
メルマガ運用担当者様が意図していなくても、下記の配信方法や運用方法に当てはまる場合は、迷惑メールだと誤判定される可能性が高いため、ぜひ見直ししましょう。
送信ガイドラインに違反した送信方法をしている
各キャリアやメールサービスでは送信ガイドラインやベストプラクティスといったメール送信の注意事項を設定しています。
これらに反したメール送信をしている場合は規制対象となりえますので、
一度ガイドラインを確認しておくとよいでしょう。
＜メール配信ガイドライン、ヘルプページ参考＞
Docomo au SoftBank Yahoo! Gmail iCloud Microsoft
各ガイドラインに記載されている特に気をつけていただきたいポイントを抜粋して下記に挙げていきます。
・配信リストに宛先不明アドレスが多く含まれている
配信リストに宛先不明となるメールアドレスが多く含まれている状態でメール配信すると、受信サーバ側のメール設備に余計な負荷をかけ受信規制の対象となります。エラーアドレスが多い状態でメール配信を続けていると、迷惑メールの判定を受けやすくなります。
また、使われなくなったメールアドレスは、迷惑メール送信者を特定するためのダミーアドレスとして利用されていることがあります。これを「スパムトラップ」と呼び、ダミーアドレスへメール配信を続けていると、配信元のレピュテーションが下がりブラックリストに登録される恐れがあります。
迷惑メール扱いされないためにも、エラーとなったメールアドレスは配信リストから削除するなど、配信リストは最新の状態となるように定期的にクリーニングいただくことをおすすめします。
・短時間に著しく大量のメールを配信している
メールキャリアやISPでは迷惑メール対策として、定期間内に該当のIPアドレスから送信されたメールの受信通数を制限する「スロットリング」と呼ばれる機能を設けています。
メールの送信量が規定値よりも多すぎる場合や、送信元IPアドレスのレピュテーションが不十分なため迷惑メール送信者だと疑われている場合にスロットリングの対象となることがあります。
尚、スロットリングが発生すると、受信拒否されエラーメッセージが返却されます。
■スロットリングを回避するには
・配信回数を分割するなど時間をかけて送信する
・何時までに送信完了したい等の目標日時にあわせて、余裕を持ってメール送信する
・メール配信の用途（メルマガ/トランザクション等）に応じて送信元IPアドレスを分けて運用する
・IPウォームアップする
※IPウォームアップについて要因①で触れてますので、そちらを参照ください
上記のようにスロットリングを回避して大量メール配信するには、時間や手間がかかります。効率よくメール配信したい場合は、各メール配信先に合わせた送信設定が調整されたメール配信システムやメールリレーサービスを利用することをおすすめします。
特定電子メール法に違反したメール送信を行っている
メルマガ配信する上で、遵守すべき法律「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）」があります。
迷惑メールを防止するため制定・改正され、広告宣伝を目的としたメールを対象に以下のように定められています。
■特定電子メール法による規制
・あらかじめ送信の同意を得た者以外の者への送信禁止（オプトイン）
・受信拒否者への送信の禁止（オプトアウト）
・一定の事項に関する表示義務（送信者情報とオプトアウト方法の表示）
・架空電子メールアドレスを宛先とする送信の禁止
・送信者情報を偽った送信の禁止（なりすましの禁止）
運用する上で特に気をつけていただきたいのが、メール配信の同意を得てメール送信する「オプトイン」とメール受信拒否したユーザーにはメール送信しない「オプトアウト」についてです。
・オプトイン
メール配信を希望するユーザーに事前に同意を得てからメルマガ配信する方法を「オプトイン」といいます。
メール配信に同意していない方や受信拒否しているユーザーへの配信は違反となり、罰則を受ける場合があります。
※取引関係者や名刺などの書面で通知されたアドレスへ送る場合などはオプトインの例外となります。
・ダブルオプトイン
webフォームや空メール送信などによって会員登録用メールを請求し、登録アドレスに返信された会員登録用URLから会員登録を行う方法を「ダブルオプトイン」といいます。
メールアドレスの誤登録やいたずらの防止・個人情報保護の観点から、二段階でオプトインを実施するダブルオプトイン方式を多くの企業が採用しています。
・オプトアウト
ユーザーがメールの受け取りをこれ以上希望しない場合に、配信停止することを「オプトアウト」といいます。
ユーザーが希望してメール受信していた場合でも、配信停止の手順が複雑であったり配信停止後もメールが届いてしまうとユーザーに迷惑なメールと認識される可能性があります。
さらに、メール本文に配信停止方法の案内と連絡先を表示することが義務付けられており、オプトアウト方法を記載せずにメール配信すると、キャリアやISPから迷惑メールと判定される恐れがあります。
そのため、メールには配信停止方法を明記すること、オプトアウト受付後は速やかに配信停止処置することが求められます。
特定電子メール法の送信者情報を偽った送信の禁止については、前回の「②なりすましメールと判定されている」を参考ください。
ユーザーが迷惑だと感じるようなメール配信
・配信頻度やタイミングが不適切である
一日に何回もメールを受信する、深夜にメルマガが届くなどするとユーザーから「迷惑なメールだ」と受け取られる恐れがあります。
このようなユーザーの生活を配慮していないメールはクレームにも繋がりかねません。
ユーザーが迷惑と感じるようになると、未読のままメールを削除されたり、迷惑メール報告や受信拒否され、メールを読んでもらえなくなってしまいます。
こうしたユーザーの行動はキャリア・ISP側に蓄積されており、そのメール送信元からのメールは迷惑メールの可能性が高いと判断されてしまいます。
メルマガを読んでもらうためにも、ユーザーの生活時間帯を考慮して最適な配信頻度で興味ある内容のメールをホットなタイミングで配信するように見直しましょう。
メールの内容やユーザー属性を鑑みて、効果的なメール配信を行うとメール開封率などに良い影響を与えます。
■例えば
・夜間帯はメルマガ配信しないように制御する
・通勤時間や昼休みなどメールを見てもらいやすい時間帯に配信する
・メルマガなどは1日○回、週○回までしか送らないなど配信頻度を制限する
・重要なお知らせなど必ず届けたいメールは頻度関係なく配信する
・ユーザーの属性やwebサイト上の行動に応じてパーソナライズしたメールを送信する
以上、迷惑メールと判定されている要因③配信方法や運用方法に問題があるケースを紹介しました。
次回は最終回「④メールコンテンツに問題がある」です！
メールが届かなくてお困りの場合はこちらのnoteを参考ください。
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