61 事前資料はいらない 僕がお客さんと会議中に実践している方法
こんにちは！
僕は大学の建築学部を卒業して、約8年間ITベンチャー企業に勤め、それから2回の転職を経て、外資系ビックテック企業で働いています。
1年前はポジションがクローズするという告知を受けたり、大規模レイオフのニュースが出たり、異動先は全くの新しい分野、等などありましたが、
なんとか働いています。
上記の経歴の僕ですが、ここ半年間、お客さんとの会議でほぼ必ずといっていいほど行っている方法があります。
そしてこれがとっても良い方法と感じたので、シェアさせてください。
結論から言うと、"ホワイトボードを使う"です。
いやこれみんなやっているよ。とか、常識だよ。ということでしたらごめんなさい。。！
あっ大前提ですが、ホワイトボードはあくまでも”ツール”です。
会議で大事なのは"ホワイトボードをつかう"ということではありません。
ただこのツールはとても強力で、取り入れたら会議の質がぐっとあがった。と思ったのです。
念のためですが、ホワイトボードはご想像の通り↓のようなやつです。
ホワイトボードの存在はもちろん知っていました。
ただ、ブレストをする際や、何かを書きなぐったりするときぐらいでしか使ったことがなく、
”お客さんとの会議で”という文脈でホワイトボードを使うことは、ここ半年が初めてでした。
もしかしたらポジションや会社の文化で違うのかも？みなさんどうなんでしょ。
前置きが長くなってしまいましたが、僕が感じたメリットは得に下記です。
・頭の中を一致させることができる
・俯瞰してみれる
・主導権を握れる
他にも自由度が高い等、メリットはたくさんあります。
そして、ホワイトボードを使うときの一番大事なマインドセットは、
"間違ってもいいから可能な限り全部書く" です。
タイトルに書いた、”事前資料はいらない”という点に触れますが、
もちろんちゃんとしたプレゼンの場では、ホワイトボードは有効ではないと思います。
ホワイトボードは、ヒアリングの場や製品紹介の場であっても、とっても有効だと思っています。
例えば、
この商品について知りたいんだけど、と問い合わせがあったとします。
そしたらホワイトボードの出番です。
いままでの僕は、その商品のプレゼン資料を準備し、打ち合わせの場では、ヒアリングを行いながらプレゼン資料をパラパラとめくってはQA対応や、NextActionについて確認。共有するのは製品資料。
みたいなやり方でした。
じゃあホワイトボードを使うとどうか？
今僕が実際にやっている手順・やり方をざっと書いてみます。
いちおう前提としてオンラインでの会議、ホワイトボードはPCのツールで、とさせてください。
また繰り返しになりますが、"ホワイトボードを使う"ことはあくまで手段です。目的ではありません。
基本的には皆さんが日々のお客さんと会議で行っている内容や進め方と同じです。
打ち合わせが始まったら、
まずは簡単に挨拶して今回のMTGの趣旨・目的を確認し認識合わせをします。
そうしたらホワイトボードを立ち上げて、共有します。
（事前に書いておいてもよいですが）改めて今日相手が確認したいこと、疑問に思っていること、クリアにしたいこと。書き出していきます。
もし間違っていたらお客さんが指摘してくれます。
「いやここはこうだよ。」「ここのこの部分を特に聞きたい。」等など、
適宜修正し、お客さんが思っている頭の中を可視化して、お互いのベクトルを合わせます。
その流れで、そもそも疑問に思っている背景やこれから実現していきたいことを聞き、書き出します。
そうすると、
背景→課題/疑問→解決するための手段（選択肢1,2・・）→効果→Goal
と、お互いが"一連の流れを俯瞰”して見ることができます。
可視化すると、お客さん自身も"気づき"があったりします、
こことここは関連しているな、とか、ここはまた別軸の問題だな。とかとか。
そんな感じでだいたい書き出したら、じゃあ全体像のなかで課題になっているこの点について、ここを解決するにはこの製品が有効です。
とか抽象的から具体的なポイントに移っていきます。
製品の説明が必要だったら、解決方法をホワイトボードに書いたり、もっと詳しい説明が必要だったら、実際の画面を見てもらったり、情報が載っているWebページを見てもらったり。等でコミュニケーションします。
全体の話にもどったり、細かい話にいったり、抽象⇔具体を行き来したりする際も、いまどこの部分のどの粒度で話しているか？
お互い迷子になることなく、同じ解像度で会話ができます。
と、ここまで書かせて頂きましたが、若干息切れしてきたので、一旦ここまでとさせてください汗
今書いたのは一例ですが、もちろん会議の内容でホワイトボードを使うことが限定的だったり、全く利用しないこともいっぱいあります。
自分がコミュニケーションをする手段の選択肢が増えた。という感じです！
僕は凡人なので、今の使い方が出来るようになるまで時間がかかりましたし、まだまだ未熟な部分があります。
共有しながらメモを書くのことがとてもハードル高かったので、
最初は共有せずに自分のメモ書きとして、とりあえず出た言葉を書く。これだけでした。
あ、あとデメリットですが、
自分の字の汚さをどうどうと公開してしまう、という点ですかね。。。精進します汗
ここまで読んで頂きありがとうございました！
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