個人事業主が事務代行・秘書代行を探す方法。
何か月か前オンラインで開催された、とある異業種交流会に参加しました。
そこにはいろんな職種の方がいらっしゃり、それぞれ自身のサービスを紹介するという交流会でした。
私も自身のサービスの説明をしたのですが、そこで感じたのは意外と事務代行というサービスを知らない方は大勢いらっしゃるんだなということでした。
プライベートでも『こういったことしてるんです』と説明すると、『事務を代わりにやってもらえる仕事ってあるの！？』と言われることもあります。
会社の中には事務職という役割があって、それを担当する人がいるのは当たり前ですが、個人事業主の方にとって事務は、『自分でやる仕事』もしくは『家族にやってもらう仕事』と思っている方が大半です。
人を雇うほどの量ではないし、雇うほどの余裕もない。自分でできなくもないし、家族に手伝ってもらえばなんとかなる。
個人事業主の方は、そういった形で事務作業をこなしてらっしゃる方が多いのではないかと思います。
しかし、事務作業というのは案外面倒なものですし、どうしても後に回してしまいがちです。気づいた時には山のように溜まってた！なんて経験をしたことがある方もいるのではないでしょうか？
そこで、事務代行とはどういったものか、どうやってサービスを探せばいいのかをお話していきます。
事務作業は面倒、しかしとても重要
事務作業という点で考えると、基本的なところでは
・資料をまとめる、作る
・在庫の管理
・経理
・顧客情報の管理
・メール対応
などなど…。
いわゆる地味な作業が多いですし、作業に時間を取られるものも案外あります。
けれど、ここをちゃんとしていないと何もできなくなるということも多いです。
・資料をちゃんと作っていないと、顧客に対する営業ができない
・在庫の管理ができていないと、注文があったときに在庫がない！なんてことになってしまう
・帳簿付けがちゃんとできていないと、収支の確認ができないし、確定申告の時にとんでもなく時間がかかってしまう
・顧客管理ができていないと、誰から何を依頼されたのか、何を提供しなければならないのか分からなくなってしまう
・メール対応を疎かにすると、せっかく来た依頼を逃してしまう
事務って面倒な割にとても重要な事なんです。
だけど、そこが苦手だったり、ついつい後回しにして山積みになっているって人多いんです。
起業をしたら、もれなく事務作業が付いてきます。
これはどの職種にも当てはまり、必須項目です。
面倒だけれど、そこを疎かにすると本業が危うくなってしまう。
そうなってしまうと本末転倒ですよね。
事務代行・秘書代行は何をやってくれるのか
事務代行・秘書代行に任せることは決めたけれど、どこまでをやってもらえるのかというのも気になるところです。
皆さんが想像されている基本的な事務作業は、だいたいのところで対応してくれます。
ただ、その内容は人それぞれです。
資料や請求書等の作成のような、いわゆる事務的なこともありますし、今の時代はSNSを利用して顧客獲得をしている方もいるので、SNS管理を任される場合もあります。
ECサイトを運営している人であれば、在庫管理や商品の梱包を任せているという人もいるでしょう。
事務代行・秘書代行といいますが、その内容はイメージよりさらに広い範囲での業務に対応しています。
そのサービス内容を細かく表記して、この作業にはいくらという風にサービス提供しているところもあれば、私のようにメニュー一択のみで提供している人もいます。
私のサービスについてはホームページを参考にしてください。
私自身、お受けしている職種によって、対応する作業は三者三様だと実感しています。
なので、私は細かく事務作業を分けてサービス提供しているわけではなく、メニューは1つのみ。
ご依頼主の方の「やってほしい」ことを伺って対応するカスタマイズサポートのみです。
ちなみに、現在お受けしている方の作業内容はというと
・メール対応
・資料作成
・スケジュール管理
・請求書・領収書・見積作成
・リサーチ
・SNSの管理
・事務局対応
などなど・・・。
他にも細々したものや突発的な業務を依頼されることもあります。
他の方が聞くと、『えっ、そんなことまで！？』ということも対応していたりします。
強いて言えば、『なんでも屋』という言葉が一番当てはまるかもしれません。
これはあくまで私のスタイルであって、サービスを提供している他の方も同じようにしているわけではありません。
依頼をする前に、必ずどういったサービス提供をしているのかは確認してくださいね。
一人で全部をやるよりは、誰かに任せた方がスムーズにいくこともある
人の時間は24時間。その中からどうやって時間を作り出すか。
自分の時間を削り出すか、誰かに任せるか。
私はこの2択だと思います。
自分で時間を削り出すとしたら、必ず何かをする時間から作り出さなくてはいけません。
仕事の時間を削れないとしたら、休みの日も仕事をする、睡眠時間を削る、自分の自由時間を削るなど、仕事以外の時間を削らざるを得ません。
しかし、仕事以外の時間も仕事を頑張るためにも必要な時間です。
そことのバランスを保つことも大切です。
そう考えると、自分でやらなくても誰かができる仕事は、誰かに任せてしまうことも一つの方法です。
その分、自分がやらなくてはならないことに時間を使えるようになります。
事務作業くらい自分でできると思っている方も多いかと思います。
しかし、事務作業は毎日必ず何かしらあることです。
メールチェックしなきゃ、請求書作らなきゃなど、頭の片隅に置いた状態で本業をやっていると、集中力も落ちてしまいますし、落ち着いて仕事もできなくなってしまいます。
やってくれる誰かがいるということで、そういったことに頭を使わなくて済むということがストレスを軽減させますし、何かあったときに頼れる誰かがいるというのは安心感に繋がります。
事務作業を誰に任せるのか
じゃぁ、事務員を雇えば解決するのかということになるのですが、個人事業主の方は、人を雇うほど余裕がなかったり、誰かを雇うほど事務作業の量があるわけではないという方がほとんどではないかと思います。
そこで一番に頼るのが家族になります。
親だったり、兄弟姉妹だったり、ご主人だったり、奥さんだったり、子供だったり。。。
身近な人は最初から信用がありますし、重要な情報や個人情報がたくさんある事務作業を安心して任せられますから。
しかし、そういった頼る相手が引き受けてくれる状態であればいいですが、仕事を持っている家族が相手の場合は頼るに頼れません。
そこで、利用してほしいのが『事務代行・秘書代行』というサービスです。
事務代行・秘書代行をどうやって探すか。
では、事務代行や秘書代行をしてくれる人をどうやって探すかですが、
① インターネットで検索する
② 利用している人に聞いてみる
③ 身近な信用している誰かに依頼する
この3つが主な方法かなと思います。
特に多いのは、①のインターネットで検索するではないでしょうか？
しかし、事務作業には重要な情報が盛りだくさんで、個人情報、顧客情報、様々なパスワードを共有しないと作業はできません。
そういった点からも、インターネットで検索するのは、人となりが分かりづらいので、かなり慎重にならなくてはなりません。
一番良いのは、②の方法の『サービスを利用している人に聞いてみる』です。
信頼できる人が信頼して利用しているサービスであれば安心ですよね。
③の身近な人に依頼するという方法ですが、先述した家族ということだけではなく、ご自身の知り合いや友達の中で、この人は信頼して任せられるという人がいて、その方が時間の余裕がある場合、頼んでみるということも一つの手ということです。
最初からあなたが信頼している人であれば、信頼関係を築く時間は必要ありませんし、とても安心感はあるのではないでしょうか。
上記の方法は、比較的低価格でサービスを提供しているところを探す場合でお話しましたが、金銭的に余裕がある、複数人でお願いしたいなどあれば、大手のサービスを利用してみるのもありです。
大手は大手独自の安心感がありますし、そういった企業の方が安心という方もいらっしゃるかと思いますから。
大手だと以下のようなところがあります。
インターネットからどうやって個人でやっている事務代行を見つけるか
まずどういったワードで検索するかです。
事務代行・秘書代行のサービスを提供しているサイトには、様々な言葉や肩書を使っています。
事務代行、プロ事務、事務屋、経理代行、記帳代行、秘書代行、Web秘書、オンライン秘書、フリーランス秘書。。。
ちなみに私は『パーソナル秘書』という肩書でやっています。
単純に『事務代行』、『秘書代行』と入れて検索するのも良いですし、もしピンポイントでお願いしたい事務作業があれば、『経理・代行』『資料作成・代行』『SNS管理・代行』などど入れてみるのも良いかと思います。
ただ、検索サイトで探しても、私のような個人でやっている人のサイトが最初に出てくることはまずありません。
たいていは大手のサイトがずらずらと出てくると思います。
じゃぁ、どうするの？ということになるのですが、私が思うオススメの方法は2つ。
・スキル提供サイトで探す
・Twitterで探す
この2つの方法が、個人で事務代行をやっている方を探しやすい方法かと思います。
スキル提供サイトで探してみる
スキル提供サイトというのは、その人自身が持っているスキルを販売するサイトです。
簡単に言うと、イラストレーターの人はイラストを、Webデザイナーの人はWebデザインをいくらでやりますなどと、専門的なスキルを提示、販売しているサイトです。
その中に、事務代行・秘書代行のサービスを提供している方が多くいらっしゃいます。
メジャーなサイトで言えば、『ココナラ』ですね。
サービス提供の仕方は様々で、事務代行1時間2000円～とか、資料作成3000円～など細かく設定している方もいれば、事務代行を1か月3万円で手伝います！のような月単位のサービスもあります。
ココナラはサービスを利用した人のコメントもありますので、利用した方の感想も参考の一つになりますし、サービス提供者のプロフィールもありますので、依頼先を探す参考材料がいくつかあります。
逆に『〇〇の仕事をしてくれる人を探しています』という依頼者側から呼びかけて、応募してもらうという方法も取れます。
この場合だとクラウドワークスやランサーズが有名ですよね。
こういったサイトだと、管理をしている運営会社を通して行いますので、依頼や支払いに関してトラブルがあった際にも安心です。
こちらのサイトが、スキル提供サイトについてまとめてありますので、参考にしてもらえればと。
Twitterで探す
次にTwitterで探す方法です。
事務代行・秘書代行をしている方は、結構な割合でアカウント名がそれと分かるようにしています。
日々のことをつぶやくTwitter。
その人の考え方や価値観が分かり、人となりが分かりやすいのではないかと思います。
プロフィールにHPのURLを張っている方もいらっしゃるので、どういったサービスを提供しているのか分かるかと思いますし、TwitterのDMを使って問い合わせができるという利点もあるかと思います。
ただ一つ。
私もそうなんですが、裏方業務の方は発信を積極的にされている方はあまり多くありません(笑)
そのため、Twitterがあまり稼働していないROM専の方も多くいらっしゃいます。
そこがちょっとネックかもしれませんが、個人でサービスを提供している方を探す方法としてTwitterはありかと思います。
どういう方法で作業を依頼するのかも重要
一つ注意してほしいのが、どうやって事務作業を対応してもらいたいかということです。
全てオンライン上で済ますことが出来る作業なのか、対面じゃないと成立しない作業なのか、それによっても依頼先が変わってきます。
私は事務所に伺って作業するということは受けておらず、基本オンラインでできる作業のみしかお受けしていません。
（※資料を郵送で受け取る、送るといったことは対応しています。）
毎日じゃなくていいけれど、月に1回は事務所に来て打ち合わせをしてほしいなどの希望があれば、遠方に住んでいる人に依頼をするのは難しいですよね。
逆に全てオンラインで済ますことが出来るよという方は、究極日本以外に住んでいる方にも依頼できます。
そういった点も考慮して、依頼先を選ぶことも大切です。
頼ることが上手になれば、心も軽くなる。
ここまで事務代行のお話をしてきましたが、お金を出して事務代行を利用することを強くおススメしているわけではありません。
金銭的な部分を考えると、事務代行でさえ依頼する余裕もない方もいらっしゃるかもしれません。
お金を出して誰かを雇うべきだというわけではなく、自分の仕事を抱え込んでひとりで苦しんでらっしゃる方へ、事務作業の問題解決へどうすべきかのヒントになればと思っています。
一人で全てを抱え込んでいませんか？
誰か手伝ってくれそうな人が周りにいませんか？
家族や兄弟、友人など、あなたが信頼して仕事を任せられる人はいませんか？
そういった人に手伝ってもらうだけで心に余裕が生まれます。
いつも頭の中で本業や雑務の段取りを考えて、心や時間に余裕のない状態と、雑務を手放して本業に専念している状態だと、どちらがお客様と良い状態で向き合えると思いますか？
ちょっとしたことでも周りに手伝ってもらうだけで、肩の荷が少しは軽くなりますよ。
その方法の一つとして、事務代行・秘書代行というサービスがあることを知っていただければ嬉しいです。
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