Web会議・ミーティングで成果を出すための単純だけど本質的なこと
こんにちは、Savetimeの植川です。世の中の状況に合わせて「SavetimeもZoom連携しましたよ」というご案内をちょっと遠回しに書いてみたのでご笑覧ください。
2016年くらいから徐々にZoomの名前を聞くようになり、「大体のミーティングはオンラインで良い」と考えるアーリーアダプターも増えてきた印象がありましたが、今回の新型コロナウィルスによるリモートワーク推進によってWebでのミーティングを前提にする傾向が決定的になりましたね。Webミーティングの品質はこの間に劇的に良くなったと思います。
とはいえ、Webミーティングと対面で会うことが完全に同じになったとも思えません。「伝わっている気がしない」とか「なんとなく会話がフワッとしてしまう」といった違和感を持っている人も多いでしょう。今回は、このあたりを掘り下げてみます。
ミーティングを「やった感」と成果は別物
人には「たくさん喋った人ほど満足度が高い」「自分が主体的にリードすればするほど満足度が高い」といった傾向がありますが、喋って満足することと、会議の成果が出るということは当然全く別です（自分でミーティングを仕切って、独演会を続けるリーダーは非常に満足度が高い、という恐ろしい話はまた別の機会に）。
ミーティングの目的が「何らかの意思決定をすること」であれば、成果とはその場限りの満足感ではなく、意思決定から数日、数ヶ月、場合によっては数年に渡ってチームや事業に影響を与え続けるような「言葉や概念」であるはずです。例えば「XXを20YY年までに実現する。なぜならばAAがBBだからだ。そのためにZZを今すぐ停止する必要がある」といった形になります。
こうした「重要な言葉や概念」を共有するために、対面の会議であればホワイトボードがあったり、会議室のディスプレイがあったりするわけですが、Webミーティングだとあまりビデオ通話以外の情報を積極的に共有できていないのではないでしょうか。であれば、Webミーティングでも対話をしながら「言葉や概念」をもっと共有してみましょう。
成果をテキストで可視化し、共有する
「言葉や概念」を共有する、というと難しそうですが、具体的には「対話をして、結論をテキストに落とし込み、テキストを参加者が確認して、認識のズレがあれば、再度テキストを修正する」という単純なことを繰り返すだけです。
このように丁寧にミーティングの成果を言語化することで、その場の空気や感情に左右されず成果の質を高め、Webミーティング特有の「伝わっている気がしない」といった不安感も低減されます。
会議中に書いた言葉によって明確に合意することが、ミーティングの費用対効果を高めるという話は、スマートニュース代表の鈴木健さんが10年以上前に「究極の会議」という本でかなり丁寧に書いているので、興味がある方はぜひ読んでみてください。
余談ですが鈴木さん自身もスマートニュース以前に、2004年度／2005年度の未踏ソフトウェア創造事業でミーティングを改善するWebサービスを作られていたりします。
実際にWebミーティングで言葉を可視化して共有する方法は、いくらでもありますが、一番簡単なのはZoomのチャット機能を使って会話をしながら重要なアイデアや意見、最終的な結論をチャット欄に書いていくことです。
もちろんGoogle DocsやWord Onlineを会社として使える場合には、ドキュメントを参加者に事前に共有して使うのでもいいと思います。
SavetimeのZoom連携でWebミーティングを効果的に
随分遠回りしましたが、Savetimeでも、このように「参加者がドキュメントとZoomミーティングを同時に共有する」という状態を作りやすいように、Zoom連携を開発しました（ちゃんとZoom公式にもSavetime掲載されてますよ…！）。
SavetimeのZoom連携を利用すると「ZoomのURLを参加者に共有して、さらにGoogleDocsのURLを参加者に共有する」といった手間がかからず、Savetimeで参加するミーティングのノートを開くだけで、ノートは予め参加者に共有されており、ノートからZoomも起動できます。
Savetimeは通常のテキストエディタとは異なり、「議題が完了しているか否かを表示」したり、「ミーティングの時間を可視化」したりできるので、「Webミーティング特有の見通しの悪さ」や「今、何を話しているのかがフワっとしてしまう」といった問題も軽減してくれると思います。
Savetimeのフリープラン（無料）でもZoom連携を利用できるのでぜひ試してみてください。Zoom自体を使ってないよ、という方もZoomも無料プランが充実しているので、こちらもぜひ試してみてください。それではまた。
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