【Vol.484】業務マニュアルをブラッシュアップする！

【本のタイトル】
トヨタで学んだ自分を変える時短術

【著者】
原マサヒコ

【インプット（引用文章）】
私の知るある会社では、社員が担当業務のマニュアルを作ったのですが、他のメンバーは内容を理解することができず、結局、その業務を担当していた社員が毎度駆り出されるということを繰り返していました。
こういった状況を克服するためには、定期的にマニュアルに対する振り返りのミーティングを持つことが有効です。
マニュアルに書かれた業務を実際にやってみたメンバーが、「本当にマニュアル通りに作業できたのか」「わかりにくいところはなかったか」などを振り返ります。そこで、わかりにくい箇所があれば意見を出して、マニュアルを改良していきます。
こうすることで、マニュアルはどんどんブラッシュアップされ、やがて誰でも同じ業務を担当できるようになっていくのです。
また、マニュアルを作る際にぜひ盛り込んでいただきたいのが「作業時間」です。
マニュアルは、ただ手順通りに進められればいいというものではなく、作成した人と同じ業務を終えることができてはじめて効果を発揮したといえます。
ですから、「どのくらいの時間で終えるべきなのか」ということを明確にしなければならないのです。
実際、トヨタの現場でも、整備の仕事に使うマニュアルにはすべて「作業時間」が明記してありました。どのくらいの時間でやるべきかが決まっていることで、「締切効果」が働き、作業が速くなっていくのです。
チェックリストもマニュアルと同様、なるべく多くの人が実際に使ってみて、「わかりやすいか」「追加したほうがいいチェック項目はないか」「不要な項目はないか」などを振り返り、ブラッシュアップしていくことが重要です。
完成度の高いチェックリストができれば、マニュアルと同じく、簡単に第三者に仕事を任せることができるようになります。
ここまで、マニュアルやチェックリストについてお伝えしてきましたが、「標準化」の考え方は、それ以外に「書類作成の効率化」などにも応用できます。
たとえば、書きたいことを思いつくまま書き進めてしまうと、何を伝えたいのかがわからなくなってしまうことがあります。
これでは、書き直しのための余計な時間を取られてしまいます。そこで、書類作成が得意な人の構成をフォーマット化し、「基本構成表」のようなものを作っておき、その通りの長えれで書いていくのです。企画書や提案書を作る際は、ゼロからやる必要はないのです。
企画書や提案書の「基本構成」を組み立てる際には、いわゆる「PREP法」を応用することがおすすめです。PREP法とは、簡潔で説得力のある文章を作るために使われるノウハウのことで、以下の4つの流れで物事を説明していきます。
■POINT：最初に文章の要点を伝えるために結論を述べる
■REASON：「POINT」で述べた結論の理由を説明する
■EXAMPLE：「REAZON」で述べた理由の裏付けとなる、具体的な例を説明する
■POINT：文章のまとめ部分で、最後にもう一度結論を述べる
この流れで書類のフォーマットを作成し、それぞれの見出しに対する、説明を書いていきます。その後、細かい部分を加筆修正していけば、誰でも短時間で一定レベルの企画書や提案書を作成することができるはずです。
標準化の考え方は、ここで紹介した作業以外にも、さまざまな場面で応用することができます。ぜひ、チーム全員で標準化できる作業を探し出し、属人的にならず、すべての人が同じ結果を出すことができるよう工夫していきましょう。
これを実現することができれば、仕事がどんどん楽になっていくはずです。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
チーム全体のパフォーマンス向上のために、業務マニュアルをブラッシュアップする！

トヨタで学んだ自分を変えるすごい時短術

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