【Vol.481】不要な書類を捨てる！

【本のタイトル】
トヨタで学んだ自分を変える時短術

【著者】
原マサヒコ

【インプット（引用文章）】
私たちは年間平均で「150時間」をあることに使っています。この数字がなんだかわかりますか？
実はこれはビジネスパーソンが1年間のうち、モノを探すのに使っている時間の平均です。1日8時間、月20日働くと仮定すると、160時間になります。ですから、一般的なビジネスパーソンは、1年のうち、およそ1か月分の労働時間を「探し物」に使っているということになるのです。
ちなみに、ここでいう「モノ」とは、文房具などの物理的な「モノ」の場合もあれば、PC上のファイルやメールなど。カタチの無い「モノ」も含まれます。
いずれにしても、この「探し物にかかる時間」は、「成果を出すための時間」とはいえません。
トヨタには昔から「モノを探すな、モノを取れ」という言葉があります。
これは、探し物にかかる時間を「減らす」のではなく、完全にゼロにして「モノが必要になったら一瞬で取り出せるようにせよ」ということです。
身の回りを整理し、このような状態を実現するためにまずすべきことは、ご自身が仕事をしている半径1メートルを見回してみることです。
いかがでしょうか？デスクに書類が山積みになっていませんか？机の引き出しの中は、何がどこにあるのかすぐに答えられるようになっていますか？
デスクに書類が山積みになっている人、何がどこにあるのかわからなくなっている人は、まず「捨てる」ことから始めましょう。
特に、不要な書類を捨てることは重要です。一般的に、ビジネスパーソンのデスクの上に置かれている書類の半分以上は、捨てても問題ないと言われているからです。それだけ無駄なものが積まれているということですね。
「そうはいってもなかなか捨てられなくて、、、」という人も多いと思います。そんな人は、まず自分なりにルールを決めてしまうのがいいでしょう。
「モノを捨てられない」人は、多くの場合、捨てる・捨てないを判断するための基準を持っていません。だから、「いつか使うかもしれないから」と不安になり、捨てることができないのです。
捨てるかどうか判断が厳しい書類は、この一時保管場所においておくようにするのです。そして、自分で決めた期間・曜日・日にちに一時保管場所を見直して、一度も使わなかった書類を捨てていく。
例えば「毎週月曜日の朝に一時保管場所をチェックして、一度も使っていないものは捨てる」といったルールを作るのです。
最初は「本当に捨てても大丈夫かな」と不安になるでしょうが、思い切って捨ててみましょう。やってみればわかりますが「捨てなければよかった」ということはほとんどありません。仮に、そのようなことがあったとしても、必ずなんらかの方法で解決できます。
とはいえ、仕事をしていると「どうしても捨てる判断が難しい」という書類を捨てて仕まえばいいでしょう。PDFファイルにして、ハードディスクやクラウド上に作ったフォルダに保存してしまえば管理も容易です。
とにかく机の上に書類を積んでしまうのはNG。まず、机の上に不要な書類が1枚もない状態を作り出しましょう。
もちろん、、この一時保管場所には、書類意外のものも入れてしまって構いません。「黒のインクだけがなくなった3色ボールペン」→「引き出しの中にいくつもある消しゴム」「缶コーヒーのおまけでついてきたフィギュア」など、、、。不要だけどなんとなく捨てられないようなものが机上にあるのなら、思い切って入れてしまいましょう。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
仕事に集中する環境を整えるために、不要な書類を捨てる！
※「一旦保管ボックス」を部屋とパソコン上に設置する！

トヨタで学んだ自分を変えるすごい時短術

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