【Vol.655】メールの「件名」を工夫する！

【本のタイトル】
仕事が速い人ほど無駄な時間を使わない！超速片付け仕事術

【著者】
美崎栄一郎

【インプット（引用文章）】
仕事がなかなか終わらない原因の一つに「メールの件名が適当に付けられている」ということがあります。
あなたはこんな件名のメールが届いたら、自ら送ったりしたことはありませんか？
「議事録の件です」
「本日はありがとうございました」
いかがでしょうか？こういった件名は、”仕事を滞らせる件名”といっても過言ではありません。逆に言えば、メールの件名を意識するだけで仕事が超速で片付くようになるということです。
この２つの件名の何がいけないのかというと、件名から内容を推測することができないため、後から検索することが難しいこと。そして、「読みたい」と思えない、つまり相手にとって”重要度が低い”と判断されてしまうということです。
こういったことから考えると、仕事が速くなるメールの件名のポイントは次の２つになります。
①件名から内容が推察できる
②相手が読みたくなるような件名を心がける
順番に解説していきましょう。
①件名から内容が推察できる
書棚に置かれた本が背表紙だけしか見えないのと同じように、受信トレイには送信日時と送信者、件名しか表示されませんから、メールの件名は開かなくても内容がわかることが理想です。再確認する必要が出て、後から検索しなくてはいけなくなった時、件名に具体的な内容が書かれていないと検索するのが難しくなるからです。
例えば、「議事録の件」という件名では、なんの会議の議事録の件なのかが全くわかりません。
ですから、「2月定例会議の議事録について」というように、具体的なキーワードを入れ、内容がわかるようにしたほうがいいでしょう。
もし、相手から「議事録の件」とか「本日のお礼」といった、あとから見直すと内容がわからなくなるようなタイトルのメールを受け取った場合は、そのまま返信せず、「Aプロジェクトの議事録、拝受いたしました。確認して問題があればすぐ返信します」とか「長崎の講演会ではありがとうございました。」などと、キーワードを書き足して返信するようにしましょう。
②相手が読みたくなるような件名を心がける
忙しい人ほど、日々大量のメールをやり取りしているものです。ですから、「お礼」や「情報共有」など、返信の必要性が低そうなメールはどうしても後回しにされてしまいがちです。
とはいえ、お礼のメールにも意味はあるわけですから、しっかり読んでもらわなければ困ります。本来件名と関係のない内容を入れるのは避けるべきですが、お礼のメールの中に次回のアポイントに関する問いかけなどを入れている人もいるでしょう。こういった場合、相手に返信してもらわなければならないわけですから、読んでもらわないことには仕事は一向に前に進みません。
読んでほしいと思うのであれば”受け取った相手が開封したくなるような件名”を付けて送る工夫をしましょう。
例えば、営業後のお礼メールであれば、たんに「面談のお礼」とするのではなく、「面談のお礼【企画書の書き方の件、参考になりました】」というように商談中に聞いたキーワードを件名に入れておくのも一つの手です。
もし、次回のアポイントに関する連絡が含まれているのであれば、「面談のお礼と次回お打ち合わせのお願い」など、内容をしっかり反映させた件名をつけるように心がけてください。
また、会議の議事録を読んでもらいたい場合は、たんに「議事録の件です」とするのではなく、「2月定例会議の議事録とアクションリスト」や「2月定例会議の議事録と次回までの宿題」といったように、議事録に含まれているタスクを明確に示し、相手にそのメールを確認する必要性を訴えることで、読んでもらえる可能性は高まります。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
仕事の効率を高めるために、メールの「件名」を工夫する！

仕事が速い人ほど無駄な時間を使わない! 超速片づけ仕事術

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