【Vol.472】作業工程を分けて考える！

【本のタイトル】
1時間の仕事を15分で終わらせる

【著者】
清水久三子

【インプット（引用文章）】
「提案書を作成するために3時間確保できた。よし作ろう！」そう思って始めたのに、気がつけば時間切れ・・・という経験はないでしょうか？
これは、作業工程の見積りが甘いことが原因です。提案書作成3時間ではなく、たとえば、「情報収集30分、仮説構築30分、メッセージと構成の作成に45分、スライドイメージ作りに45分、パワーポイントで作成30分」と作業工程ごとに時間を見積りましょう。
作業時間を分ける基準は、「発散する」「収束する」「形にする」という頭の使い方に沿って3パターンあります。発散とは情報を広く集める作業、収束はまとめたり結論を出す作業です。この3つは、頭の使い方が違うため、同時にやるとスピードが出にくくなります。
情報収集をネットでしながら、パワーポイントで資料を作成する・・・よく見られる光景かもしれませんが、これでは発散と収束を形にする作業を同時にしてしまっています。作りながら考えるのは一見速いように思えますが、実は速くありません。資料の完成イメージをできるだけ具体的に考え抜く収束作業を先行して紙の上で行うなど、時間も手段も分けてから、パワーポイントで一気に形にした方が圧倒的に仕上がりまでの時間は短くなります。
これは会議などでも同様です。情報共有やアイデアを出すなど発散させる議論の時に、情報や意見にいちいち「これはいいか、悪いか」などの判断を加えたり結論を考えていると無駄な時間が発生してしまいます。
会議でも時間を区切って収束の時間を決めておかないと、延々と話し合いがつづいて気がつけば時間終了になってしまうでしょう。
私は日本企業と外資系企業の両方の会議を数多く経験しましたが、一番大きな差は会議におけるタイムマネジメントだと痛感しています。日本企業の会議はそもそもの設定時間が長めで、会議の目的や進め方の意識合わせが曖昧なまま、なんとなく情報共有が始まり、ポツポツと意見が出て、気がつけば終了時間を迎えて、延長線にもつれ込むということが多いのではないでしょうか。これでは、思考のスイッチが入らないままに会議が終了してしまい、いいアイデアを出したり、意思決定をすることは難しいでしょう。外資系企業では日本企業同様、会議の数は多いものの、一つのテーマで意思決定する会議の時間はおよそ30分ほど。これは日本企業の会議と比べると約半分の時間です。簡単な情報共有は事前に資料を送っておくことで時間を省き、選択肢を出して意見を洗い出し（発散20分）、最後に意思決定してTODOを決める（収束10分）というパターンが典型的でした。残り時間が少なくなると、誰ともなく「あと何分で決めるんだっけ？」と言い出して、議論を整理してまとめ始めるので、終了時間を延長することはほとんどありません。
また、資料作成でも会議でも出てきたモノを検証する「寝かせる時間」も取っておきましょう。この時間があれば、リフレッシュした目でアウトプットを見直したり、他人の意見を反映させる作業に充てることも可能です。ギリギリまで作成時間に充ててしまっては、寝かせる時間は作れません。
このように工程をしっかりと区切ることができれば、「今何に集中すべきか？」という思考のスイッチが入りやすく、時間オーバーのリスクは当然減ります。これは3時間のタスクでも30分のタスクでも同じですが、元々の時間が長いほど失われる時間も伸びますので、より意識して区切るようにしましょう。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
作業効率向上のために、資料作成や会議進行においては、作業工程（「発散する」「収束する」「形にする」）を分けて考える！

1時間の仕事を15分で終わらせる

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