【Vol.535】ミスを共有する仕組みをつくる！

【本のタイトル】
自分とチームの生産性を最大化する「仕組み」仕事術

【著者】
泉正人

【インプット（引用文章）】
個人でミスを減らすために必要なのは、失敗の原因の振り返りと、それを改善していく「仕組み」です。
ただ、それはあくまでも個人レベルでの話であり、会社やチームで考えた場合、「ミスをした本人は悪くなくて、ミスが起こるようになっている『仕組み』が悪い」というのが私の考え方です。
なぜなら、大体のことは過去に同じようなミスをした人が必ずいるはずであり、そのミスを防ぐ「仕組み」が事前に共有され、業務フローに反映されていれば、無駄に新たな「被害者」をつくる必要がないからです。
私が運営する学校の中では、それを徹底するために「ミス撲滅委員会」という独自の取り組みをしています。
「ミス撲滅委員会」とは、具体的には週に一回開かれている定例会議の名称です。
委員会というくらいなので社内チームは存在しますが、大事なのはそのチームメンバー自体ではなく、クラウド上で全社員に共有している、たった1枚のファイルです。
そのファイルに現場のスタッフたちは、自ら起こしてしまったミスや、現場で直面したトラブル、判断に困った出来事などを、どんどん書き込んでいくのです。
具体的に書き込むのは、「報告者」「事案が発生した日付」「当事者名」「ミスの概要」「ミスの詳細」、そして「その時とった対応」までです。
ここに集積されたミスは定例会議で議題として上がり、必要であればミスを犯した当事者も交えながら、ミスの再発を防ぐ「仕組み」を全員で考えます。
そして、社内のマニュアルのアップデートと言った具体的な形で、会社の「仕組み」に落とし込んだ時点で、その案件は「完了」となります。
ミス対策の「仕組み」を考えるときは、「頑張る」「注意深くやる」「集中する」といった不確実性に基づく対策は出てこないようなルールづくりをしています。
もしこの「仕組み」がなかったとしたら、何が起きるでしょうか？
小さなミスであればこっそり自分で処理をするでしょうし、中位のミスでも上司の元で止まって、誰にも知らされないかもしれません。
特に「ミスを犯すことは恥だ」という風潮が強い社風では、なかなかミスが表に出てこないため、改善されることもないでしょう。それに、ミスした人を責めると、正直に報告する人も減ってしまいます。
しかしそれでは、組織の成長の芽を積んでしまうようなもの。ミスや失敗は、改善されれば必ず成長に繋がるので、あまりにもったいないことです。
スタッフ全員でミスを共有していく「仕組み」、それがこの「ミス撲滅委員会」だったのです。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
チーム全体の質を高めるために、ミスを共有する仕組みをつくる！

自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術

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