【Vol.537】会議では「共同編集機能」を使って情報共有する！

【本のタイトル】
自分とチームの生産性を最大化する「仕組み」仕事術

【著者】
泉正人

【インプット（引用文章）】
会議において「文字や数字」は、どのように共有するのがベストでしょうか？それは、「共同編集機能」というものを使う方法です。
この「共同編集機能」というサービスは、みんなの頭の中を共有し、かつ同時編集する上でとても便利なので、ここで紹介したいと思います。
文字や数字の共有に最も向いているこの「共同編集機能」。
ここで使うのが、Googleドキュメントの「共同編集機能」です。
まず、新規のGoogleドキュメントファイルをクラウド上に作成し、会議が始まる前にそれを参加者全員に共有し、「全員が編集可」という状態にします。そこから会議がスタートです。
そして、全員がそのGoogleドキュメントにログインした状態で、会議を仕切る人が「各自、Googleドキュメントに案を記入して行ってください」と伝えて、全員が記入スタートすると、1つのドキュメントを全員が完全リアルタイムで更新していけるのです。
全員のコメントが揃ったら、その文字をまた全員で編集して、1つの50文字程度の説明文を作っていくという流れになります。
共同編集というと、「遠隔の人が並行して作業できる機能」といった認識が一般的かもしれません。それも大きなメリットではありますが、実は共同編集機能の最大の売りは、「人のアイデアを1箇所に集約できること」です。
そのため、遠方にいる人との共有に使うだけではなく、目の前にメンバーがいるのにあえて共同編集をするという使い方をしています。
特に、商品のPOPやキャッチコピーのように、アイデアはたくさん必要だけれど、アウトプットはシンプルなものを決めなければならない時に、ものすごい威力を発揮します。
とりあえず、Googleのアカウントさえあれば誰でも無料で使えますので、是非一度試してみることをオススメします。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
作業効率を高めるために、会議では「共同編集機能」を使って情報共有する！

自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術

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